Digital Mail

Effektiviser posthåndteringen og koble sammen data digitalt på tvers av organisatoriske siloer

Inngående post, enten den er fysisk eller digitalt opprettet, inneholder viktig informasjon for organisasjonen, fra fakturaer til juridiske dokumenter. For distribuerte team skaper imidlertid manuell håndtering av denne posten store utfordringer. Det er kostbart, utsatt for feil og utgjør en sikkerhetsrisiko. Dette forsinker ikke bare viktige prosesser knyttet til sentrale dokumenter – noe som potensielt kan sette økonomien og kundeforhold i fare – men hindrer deg også i å hente ut viktig innsikt fra dataene som trengs i arbeidsflyter som godkjenning av boliglån og behandling av forsikringskrav. Etter hvert som organisasjonen vokser, blir disse problemene bare større, noe som gjør det vanskelig å skalere driften effektivt.

Si farvel til ineffektiv posthåndtering med Iron Mountain Digital Mail. Vår skybaserte (SaaS) løsning forvandler fysisk post til handlingsrelevante, digitale ressurser, og benytter KI-drevet intelligent dokumentbehandling (IDP) til å automatisere dokumentbaserte arbeidsflyter. Gjennom en ende-til-ende-prosess nøyer vi oss ikke med å skanne dokumentene og overlevere dem. I motsetning til andre løsninger som stopper der, har vi en virkelig helhetlig tilnærming som omfatter alt fra fysisk mottak til endelig håndtering og integrasjon i virksomhetens prosesser og resultater – alt med en etterprøvbar dokumentasjonskjede.

Se vanlige spørsmål

Hvordan fungerer Digital Mail?

Digital Mail er like enkelt å sette opp som å bruke. Vår komplette ende-til-ende-løsning håndterer alt fra henting av fysisk post eller innsamling av digital post til endelig håndtering, alt med en etterprøvbar dokumentasjonskjede.

Videresending og henting av post – Etter at posten din er videresendt til et angitt poststed, henter og transporterer Iron Mountain den på en sikker måte.
Digitalisering og lagring – Posten din digitaliseres av våre kvalitetssikrede og grundig opplærte medarbeidere og lagres på vår sikre skyplattform, Iron Mountain InSight^®.
Klassifisering og ruting – Iron Mountain Digital Mail identifiserer og klassifiserer dokumenttyper og henter ut viktige metadata som grunnlag for intelligente rutingregler. Posten rutes automatisk til mottakere eller arbeidsflyter basert på forretningsreglene dine. Du kan be om ytterligere egendefinerte nøkkelord for å øke nøyaktigheten.
Unntaksbehandling – For å redusere behovet for manuell inngripen ytterligere lærer KI-agenter av beslutninger som er tatt av medarbeidere, forbedrer reglene for håndtering av unntak og håndterer tilsvarende scenarioer selvstendig.
Sikre rollebaserte tillatelser – Digital post er kryptert både ved lagring og under overføring i et sikkert nettverk. Rollebaserte tillatelser sørger for at bare autoriserte brukere kan se og dele post. Brukere kan søke etter og få tilgang til digitalisert post på den sikre skyplattformen vår.
Livssyklushåndtering – Vi tilbyr fleksible alternativer for endelig håndtering av fysiske og digitale ressurser, inkludert lagring, sikker makulering eller retur av digitalisert post til deg.

Utvidede tjenester

Støtte for utgående post: Vi kan forenkle utsendelse av post gjennom integrasjon med innholdsverktøyene dine, slik at du får effektive tjenester for utskrift, innlegging i konvolutter og postutsendelse, med sporing i sanntid.
Informasjonsstyring: Håndhev retningslinjer for oppbevaring og personvern for digitalisert post på en systematisk måte.

Snakk med ekspertene våre

Med Digital Mail kan du:

Globale strategiske partnere

De digitale løsningene våre er skyuavhengige og tilgjengelige via markedsplasser. Vi samarbeider med ledende skyleverandører for å sikre enkel integrasjon med den eksisterende IT-infrastrukturen din.
Iron Mountain InSight DXP er tilgjengelig på markedsplassene til AWS, Google Cloud, og Microsoft Azure.

Ofte stilte spørsmål

Vi hjelper deg gjerne med svar på noen av de vanligste spørsmålene om Digital Mail.

Hvordan sørger Iron Mountain for at posten rutes til riktig mottaker?

Hver bruker kan tildeles en egen postkasse og/eller være medlem av en brukergruppe som er tilpasset bestemte oppgaver og dokumenttyper. Posten identifiseres og rutes basert på datasikkerhetsregler som er laget for å lede den til personen eller teamet den skal til. Implementeringsteamet til Iron Mountain samarbeider tett med organisasjonen din om å etablere de riktige rollene, rutinglogikken og sikkerhetstiltakene som trengs for å opprettholde datavern og personvern.

Hvem har tilgang til posten min?

Implementeringsteamet til Iron Mountain møter organisasjonen din for å finne ut hvordan dere ønsker å håndtere posten – per enkeltperson, avdeling eller en bestemt arbeidsflyt.

Under implementeringen konfigurerer Iron Mountain brukerne, brukergruppene og datasikkerhetsreglene, slik at de riktige personene får tilgang til posten. Videresending ved fravær omdirigerer automatisk post eller oppgaver til en kollega.

Hva skjer med post som ikke følger standard rutingregler?

Når det kommer post som de automatiske rutingreglene ikke klarer å plassere helt nøyaktig, blir den sømløst videresendt til unntakshåndteringen. Der kan den gjennomgås og rutes videre på riktig måte ved hjelp av intuitive verktøy. Denne strømlinjeformede arbeidsflyten reduserer forstyrrelser, fremskynder løsningen av problemer og sørger for at driften går smidig.

Hva skjer med posten etter at den er digitalisert?

Det finnes alternativer for endelig håndtering i samsvar med organisasjonens retningslinjer, blant annet:

Retur av fysisk post til deg
Oppbevaring av fysisk post på et Iron Mountain-dokumentsenter
Sikker makulering av fysisk post

Tilleggsressurser‌‌

Digital forvaltning for offentlig sektor

Start din digitale transformasjon nå – med skreddersydde løsninger for dokument- og dataforvaltning tilpasset kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter.

Digitizing the mortgage mailroom

One of the nation's top mortgage lenders realized it needed a way to collect, digitize, categorize, disseminate, and defensibly destroy large amounts of mail. Find out how by taking the leap to Iron Mountain's Digital Mail solution, this lender was able to cut through mounds of paper and red tape to meet the needs of its customers and industry partners.

Unemployment claims, a pandemic, and the digital mailroom

Find out how one of the largest states in the US used the dramatic increase in unemployment claims caused by the pandemic as an opportunity to streamline its mailroom operations, leading to a more efficient intake process and quick customer service when it counted most.

Iron Mountain Digital Mail-løsningen

Skap raskere forretningsresultater gjennom KI-drevet postautomatisering

Digital posthåndtering