Digitaliser virksomheten med skanning

Har bedriften din et stort, gammelt papirarkiv som står og tar opp unødvendig plass? Eller har dere behov for digital tilgang til informasjon i arkivet for å kunne dele den med kollegaer eller kunder? Da er det på tide å digitalisere virksomheten.

Iron Mountain kan hjelpe virksomheten din med skanning, og dermed sikre at bedriften henger med i digitaliseringsprosessen. Vi har en rask og sikker prosess for skanning, og sørger for at alle fysiske dokumenter og annet materiale blir tilgjengelig i et digitalt arkiv.

Fordeler ved å digitalisere virksomheten

• Frigjør plass
  Tar det gamle arkivet opp mye plass? Eller synes dere det er tungvint å skanne fysiske dokumenter selv? Med vår selvskanningstjeneste kan dere raskt og enkelt konvertere fysiske papirdokumenter og annet materiale til digitalt format. Dermed reduseres behovet for fysisk lagring, noe som frigjør verdifull plass på kontoret eller i arkivet.
• Søkbar informasjon
  Når informasjon er spredt utover, kan det være vanskelig å finne og dele den effektivt innad i organisasjonen. Ved å konvertere papirdokumenter til et digitalt format og bruke søkbar tekstteknologi som OCR (optisk tegngjenkjenning), blir det enkelt å finne og dele informasjon på en rask og effektiv måte. Det er mulig å søke etter spesifikke ord eller fraser i dokumentene, og dele dokumentene elektronisk med kollegaer eller andre parter.
• Minimer risikoen for tap eller skade
  Papirdokumenter er sårbare for skade og tap, og hvis de ikke håndteres på en sikker måte, kan viktig informasjon gå tapt. Ved å digitalisere dokumentene reduseres risikoen for uerstattelig tap.
• Sikker overholdelse av regler og standarder
  Både digital og fysisk informasjon må håndteres i henhold til ulike lover og regler. Vi hjelper bedriften din med å overholde lover, regler og bransjestandarder for lagring, behandling og sikkerhet av dokumentene og dataene vi skanner.
• Mer effektiv arbeidsflyt
  Skanning gjør det mulig å digitalisere og modernisere arbeidsflyten. Dette kan hjelpe bedriften med å øke effektiviteten, redusere manuelle arbeidsprosesser og øke konkurranseevnen i den digitale tidsalderen. Et dokumenthåndteringssystem er alfa og omega for en effektiv arbeidsflyt.

Skanning for alle virksomheter

Iron Mountain tilbyr en skannetjeneste for alle typer virksomheter, og vi skanner alltid dokumenter til ønsket format og med den beste kvaliteten. Vi kan for eksempel skanne dokumenter til PDF- eller Word-format, avhengig av behov.

Alle kan føle seg trygge på å bruke oss for skanning av dokumenter, enten dere er en kommune, fylkeskommune, bank eller advokatfirma. Hastighet, nøyaktighet og sikkerhet er tre viktige stikkord for oss, og vi er eksperter på å skanne dokument til pdf eller andre formater. Vi tilbyr både mediekonvertering og skanning av ulike typer materiale:

• Papirdokumenter
• Regnskapsmateriell
• Tegninger
• Fakturaer
• Prosjektdokumentasjon og annen teknisk dokumentasjon
• Offentlige skjemaer og saksmapper
• Film og fotografier
• Personalmapper for HR-avdelingen
• Avtaler for salgs- eller juridiske avdelinger
• Låne-/kredittdokumenter for bank- og finansnæringen
• Forsikringsavtaler for forsikringsbransjen
• Mikrofilm, mikrofische og andre medier

Slik fungerer skannetjenesten vår

Skannetjenesten vår er tilgjengelig i to forskjellige varianter: enten prosjektbasert eller som løpende avtale. En løpende avtale betyr at vi skanner dokumentene dine fortløpende, og gjør dem tilgjengelig digitalt. Du bestemmer selv hvor ofte dette skal skje, for eksempel ukentlig, månedlig eller kvartalsvis. Ved prosjektbasert skanning er det snakk om et engangsprosjekt, og vi skanner alt på én gang.

Slik er skanneprosessen vår:

1. Konsultasjon og planlegging
   Vi starter med en konsultasjon for å forstå deres behov og krav. Dette hjelper oss med å lage en skreddersydd plan for digitaliseringen av dokumenter i arkivet deres.
2. Logistikk og transport
   Vi håndterer logistikken med å frakte papirdokumentene fra lokalene deres til våre sikre digitaliseringsanlegg.
3. Klargjøring av dokumenter
   På anlegget klargjør vi dokumentene for optimal skanning ved å reparere eventuelle skader og sortere papirarkivet.
4. Skanning og digitalisering
   Dokumentene blir skannet med kvalitetsskannere for å sikre at de digitale kopiene er tydelige og enkle å lese. Vi bruker avansert bildebehandlingsteknologi for å forbedre bildekvaliteten og optimalisere tekstgjenkjenningen.
5. Indeksering og metadata
   Hvert digitalt dokument blir indeksert, og får tildelt relevante metadata for å lette tilgang og søk i det digitale arkivet.
6. Kvalitetskontroll og validering
   Vi gjennomfører en omfattende kvalitetskontroll for å sikre at de digitale kopiene som blir laget er av høy kvalitet og at de representerer originaldokumentene på en nøyaktig måte.
7. Levering av digitale filer
   De digitale filene leveres til dere i ønsket format, for eksempel PDF eller Word, og til avtalt tid.
8. Sikkerhet og samsvar
   Vi sikrer at alle dokumentene deres behandles og lagres på en sikker måte, i henhold til gjeldende lover og regler for databeskyttelse og personvern.

En digital arbeidsplass med Iron Mountain

Ved å digitalisere arbeidsplassen kan dere effektivisere arbeidsflyten og spare både tid og penger. Skanning er en viktig del av digitalisering av arbeidsplassen, og det gjør at alle i bedriften får tilgang til viktig informasjon og spesifikke dokumenter, enten de jobber fra kontoret eller andre steder. Iron Mountain tilbyr en trygg og pålitelig skannetjeneste, og kan hjelpe virksomheten din med digitaliseringen.

For en komplett løsning kan vi til og med arkivere innskannede dokumenter fysisk i vårt bombesikre arkiv. Vi tilbyr dessuten en behandlingsplattform for digital informasjon, der du enkelt kan organisere alle digitale dokumenter og dele dem med ulike personer og avdelinger.

Kontakt oss for mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe bedriften din med sikker informasjonsbehandling.