Przechowywanie, archiwizacja, cyfryzacja dokumentów na uczelni – co warto wiedzieć?

Blogi i artykuły

W jaki sposób powinny być przechowywane dokumenty na uczelniach i innych podobnych instytucjach? Poznaj najważniejsze wskazówki!

22 lutego 20247 minut
Take control of your records inventory with Smart Sort | boxes on shelves

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów są kluczowymi elementami funkcjonowania każdej uczelni. Raporty, prace naukowe oraz dokumenty personalne wymagają odpowiedniej organizacji, aby umożliwić bezpieczne przechowywanie i szybki dostęp w każdym momencie. Jednak w tradycyjnym podejściu góry papierów i przestarzałe metody archiwizacji powodują zamieszanie, utrudniają odnajdywanie potrzebnych informacji oraz zwiększają ryzyko utraty cennych dokumentów. Nowoczesnym rozwiązaniem w tym przypadku jest profesjonalna archiwizacja i cyfryzacja materiałów na uczelni. Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się więcej!

Najważniejsze informacje na temat przechowywania, archiwizacji oraz cyfryzacji dokumentów na uczelni – 9 wskazówek


Polityka zarządzania dokumentami

Uczelnia powinna opracować politykę zarządzania dokumentacją określającą:

  • jakie dokumenty są przechowywane,
  • przez ile czasu,
  • kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi,
  • jakie zasady dotyczą dostępu do nich.

Warto także określić, jakie są procedury archiwizacji i cyfryzacji.

Rodzaje dokumentów

Dokumenty należy sklasyfikować pod względem ważności i poufności, aby lepiej zarządzać ich przetwarzaniem. Dotyczy to m.in.:

  • akt osobowych pracowników i studentów,
  • sprawozdań finansowych,
  • protokołów posiedzeń,
  • materiałów dydaktycznych,
  • badań naukowych.

Przechowywanie papierowych dokumentów

Odpowiednie zarządzanie papierową dokumentacją jest niezwykle istotne. Dostęp do takich dokumentów powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych. Aby były one w odpowiedni sposób chronione, można skorzystać z usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji – zajmiemy się składowaniem, porządkowaniem i zarządzaniem, abyś zawsze miał wygodny dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.

Archiwizacja

Dokumenty o długoterminowej wartości lub te, które są już rzadziej używane, można przenieść do archiwum. Zachowaj systematyczność przy indeksowaniu i etykietowaniu archiwalnych dokumentów. Możesz także zlecić cały proces specjalistom. Archiwizacja dokumentacji w Iron Mountain obejmuje jej ochronę i bezpieczne przechowywanie w zewnętrznym archiwum, wyróżniającym się wysoce jakościową infrastrukturą. W skład omawianego rozwiązania wchodzi bezpieczeństwo przeciwpożarowe, kontrola otoczenia (np.: temperatury, wilgotność) oraz na życzenie Klienta stały łańcuch nadzoru (chain of custody).

Sprawdź również: Archiwizacja danych w firmie – co to jest?

Cyfryzacja dokumentów

Konieczność przechowywania ogromnej liczby dokumentów sprawia, że cyfryzacja jest niezwykle istotnym procesem. Konwersja dokumentów do formatu elektronicznego:

  • ułatwi dostęp,
  • usprawni zarządzanie i przeszukiwanie treści,
  • zwiększy moce przerobowe Twojego zespołu.

Zadbaj w tym przypadku o odpowiednią jakość skanowania oraz stosowanie właściwych formatów plików. Zarządzanie dokumentami cyfrowymi może ułatwić usługa eVault, w ramach której zdigitalizujemy wszelkie dokumenty, które nam przekażesz. System eVault to narzędzie usprawniające nawigację cyfrowych i papierowych przechowywanych w magazynach Iron Mountain. Znalezienie odpowiednich informacji nie będzie od tej pory żadnym problemem! Dzięki tej usłudze będziesz mógł także zrezygnować z papierowych dokumentów i korzystać z tych umieszczonych w systemie eVault, a dokumenty, których termin retencji minął – bezpiecznie zniszczysz.

Bezpieczeństwo danych

Odpowiednie zabezpieczenie dotyczy zarówno papierowych, jak i cyfrowych dokumentów. Dysponując materiałami elektronicznymi, najlepiej wykorzystywać skomplikowane hasła (np. pochodzące z generatorów) oraz szyfrowanie i kontrolę dostępu.

Kopia zapasowa

Wszystkie cyfrowe dokumenty powinny zawierać aktualne kopie zapasowe. Można je wykonać na serwerach wewnętrznych uczelni lub korzystając z zewnętrznych usług. Ze swojej strony polecamy usługi back-up Iron Mountain on premises lub Iron Cloud. Rozwiązania te pozwalają wdrożyć kompleksową strategię zarządzania danymi w optymalnych kosztach.

Przestrzeganie przepisów prawnych

Uczelnie powinny przestrzegać przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentów. Jest to związane z RODO oraz gromadzeniem informacji finansowych.

Usunięcie przestarzałych dokumentów

Warto również regularnie przeglądać i likwidować przestarzałe dokumenty w celu zachowania porządku i uniknięcia przechowywania zbędnych danych. Jeżeli potrzebujesz zniszczyć materiały papierowe lub nośniki elektroniczne w sposób zgodny z przepisami prawa, sprawdź usługę Secure Shredding – Bezpieczne Niszczenie.

Jak długo uczelnia przechowuje dokumenty?

Okres przechowywania dokumentów na uczelni może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i polityki danej instytucji. W większości przypadków uczelnie gromadzą materiały uczniów przez 5-10 lat. Po tym czasie mogą zostać zniszczone lub zarchiwizowane w sposób umożliwiający długotrwałe przechowywanie (czyli np. poprzez archiwizację dokumentacji z Iron Mountain).

Wrażliwe dane osobowe są zazwyczaj przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i politykami bezpieczeństwa, w celu ochrony prywatności studentów. Istnieją jednak różnice między uczelniami, dlatego warto skonsultować się z odpowiednim działem administracji lub archiwum uczelnianym, aby uzyskać dokładne informacje na temat przechowywania konkretnych materiałów poufnych.


Cyfryzacja na podstawie historii austriackiego szpitala digitalizującego dokumentację z myślą o poprawie efektywności działania

Dobrym przykładem, z sektora medycznego, w którym sprawdziła się digitalizacja dokumentacji, jest firma Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH, która całkowicie zastąpiła dokumenty papierowe oraz procesy angażujące pracę ludzką wydajnymi rozwiązaniami cyfrowymi.

Naszemu Klientowi z branży medycznej zaproponowaliśmy usługę kompleksowego zarządzania danymi pacjentów. Odebraliśmy wówczas dokumenty, przetransportowaliśmy je do naszej siedziby i zdigitalizowaliśmy oraz zniszczyliśmy zbędne informacje w wersji papierowej.

Dzięki temu zniwelowaliśmy ryzyko uszkodzenia lub zgubienia dokumentów. Zmniejszyło to również koszty przechowywania, ponieważ można było je z powodzeniem zniszczyć, bez konieczności przechowywania przez 30 lat (tak, jak w przeszłości). Wszystko za sprawą kompleksowej digitalizacji i automatyzacji.

Sprawdź już teraz: Austriacki szpital digitalizuje dokumentację pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania (CASE STUDY).

1. Dlaczego archiwizacja dokumentów na uczelni jest konieczna?

Archiwizacja dokumentów na uczelni zapewnia bezpieczne i długotrwałe przechowywanie ważnych informacji (np. akt studenckich, dokumentów akademickich oraz badań naukowych). Za sprawą archiwizacji można uniknąć przypadkowej utraty danych oraz usprawnić przebieg wybranych procesów wewnętrznych (np. audytów lub rejestracji uczniów).

2. Ile trwa digitalizacja uczelni?

Czas digitalizacji dokumentacji na uczelni zależy od jej skali i złożoności. Proces ten może być czasochłonny, szczególnie jeśli uczelnia ma duże zbiory dokumentów. Istotnymi aspektami w tym przypadku okazują się również: oprogramowanie, sprzęt skanujący oraz liczba osób zaangażowanych w cały proces. Firma Iron Mountain to organizacja międzynarodową, współpracującą z ponad 230 tysiącami Klientów na całym świecie posiadająca duże doświadczenie w obsłudze złożonych projektów związanych z zarządzaniem dokumentami.

Elevate the power of your work

Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!

Dowiedz się więcej