Digital posthantering
Digital posthantering för att enkelt och smidigt hantera företagets post som blir tillgänglig för dig digitalt.
Kontakta oss- 75%
Av organisationerna rapporterar problem med att få rätt information till rätt person
(Source: AIIM report, Implementing a Digital Workforce)
Fördelar med digital post för företag
Du kan vinna mycket på att få all post för företaget digitalt. Här är några av fördelarna med vår digitala posthanteringstjänst:
- Bli pappersfri
Genom att konvertera all fysisk post till att bli digital kan du samla all information på ett ställe och slippa hålla på med tråkigt pappersarbete. Du sparar tid och kan enkelt dela posten med de på företaget som berörs utan att ni behöver ses. - Sök snabbt
Tack vare att vi använder oss av optisk igenkänningsteknik (OCR) blir allt innehåll i dina dokument sökbart både via text och index. Du kan snabbt söka efter specifik information eller specifika dokument. - Skydda din information
Hos oss har alltid din information högsta säkerhet. När posten blir digital krypteras den och överförs till ett säkert nätverk med begränsad åtkomst. - Automatisera arbetsflöden
Skapa möjlighet för automatisering och ett bättre samarbete i dokumentcentrerade processer. Genom att minska manuellt arbete med posthanteringen frigörs värdefull tid, vilket möjliggör ökad fokus på kärnverksamheten.
Effektivare arbetsprocesser när företagsposten är digital
Ingen av dina anställda vill lägga ner mängder med tid på att hantera den fysiska posten som kommer in till kontoret. Fakturor som ska betalas, kontrakt som ska skrivas under, viktig information som behövs för att fatta kritiska affärsbeslut. All post ska öppnas, sorteras och sedan hamna hos rätt personer vilket är otroligt tidskrävande. Iron Mountain har lösningen som innebär att dina anställda kan fokusera på din kärnverksamhet istället för att ta hand om post: Digital Posthantering!
En digital postservice är ett steg mot en pappersfri arbetsplats
Många organisationer strävar efter att bli en pappersfri arbetsplats både för miljöns skull och för att effektivisera arbetsprocesser. Men när den fysiska posten fortsätter strömma in till kontoret kan pappersfrihet kännas långt borta. Välj Iron Mountains digitala posthantering och ta första steget mot att eliminera de fysiska papperna på din arbetsplats.
Genom att automatisera er posthantering får du full kontroll på er post. Vi lägger in er fysiska post i vårt automatiserade posthanteringssystem och du kan sedan sköta både den fysiska posten och elektroniska i samma program. Du får full överblick och kan effektivt söka, hantera och dela posten på ett säkert sätt utan att behöva hantera ett enda fysiskt papper.
Med Iron Mountains posthanteringstjänst kan du:
Digitalisera er post
Erhålla säker åtkomst till och förvaring av information
Integrera data mellan olika plattformar
Hantera hela postkedjan
Få överblick över er effektivitet
Kundreferenser
Arbetslöshetsersättning en pandemi och digital posthantering
Modernare posthantering: utvecklas I takt med verksamhetens behov
Utmaningarna med den traditionella hanteringen av inkommande post är många, likaså fördelarna med en digital och automatiserad posthantering.
Traditionell posthantering
Traditionell posthantering
Traditionell posthantering innebär manuell sortering och distribution av stora volymer fysisk post. Detta kan resultera i:
- En försämrad produktivitet bland de anställda i och med att de måste sortera och dela ut posten till rätt personer på de olika avdelningarna
- En dålig kundupplevelse
- Potentiellt negativa konsekvenser gällande efterlevnad och regler
- Att känslig information hamnar på villovägar
- Större utmaningar när det kommer till att främja distansarbete
Digital posthantering
Digital posthantering
Digital posthantering fungerar med hjälp av intelligent dokumentbehandling (Intelligent Document Processing, IDP), vilket inkluderar:
- Skanning och digitalisering av fysisk post för webb- och mobilåtkomst
- Extrahering av metadata för effektiva sökningar
- Validering och granskning
- Klassificering med AI/ML
- Regler och dirigering för användaråtkomst
- Granskningsspårning för förbättrad efterlevnad
Automatiserad posthantering
Automatiserad posthantering
Den digiitala posthanteringen hanteras via vår plattform för innehållstjänster (Content Services Platform, CSP). plattformen erbjuder följande fördelar:
- Innehållshantering och Informationsstyrning
- AI baserad extrahering och förbättring av metadata
- Funktioner för sökning och hämtning
- Samarbete
- Automatisering av arbetsflödet
- Federerad förvaringsplats
- Funktioner för optisk teckenigenkänning (OCR)
Relaterade resurser
Visa alla resurserAhlsell effektiviserar sina leveranser och sin kundservice med en flexibel modell för lagerhållning
Digitala postrum spelar en framträdande roll i dessa branscher:
Vanliga frågor
Hur säkerställer Iron Mountain att posten dirigeras till rätt mottagare?
Varje användare tilldelas en användargrupp, och användargrupperna sammanställs med säkerhetsregler för att säkerställa att posten dirigeras till rätt personer. Iron Mountains implementeringsteam ser till att rätt roller och säkerhetslösningar för er verksamhet finns implementerade för att upprätthålla datasäkerhet och integritet.
Vem har tillgång till min post?
Iron Mountains implementeringsteam kommer att besöka er för att lära sig hur posten ska hanteras inom just er verksamhet: efter avdelning, våning, individ osv.
Iron Mountain implementerar sedan era användare, användargrupper och säkerhetsregler för att säkerställa att rätt personer har tillgång till posten. Många verksamheter väljer också att ha en administratör som kan uppdatera denna hierarki om mottagaren till exempel inte är på kontoret och tillfälligt behöver omdirigera sin post.
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt