Arkivering av dokumenter – hvilke dokumenter må aktiveres?

De fleste bedrifter håndterer en rekke viktige dokumenter, som fakturaer, kvitteringer og kontrakter. Ulike lover og forskrifter krever at noen av disse må lagres i fysisk format i flere år. Det er ikke alle virksomheter som håndterer alle typer dokumenter, og noen dokumenter er mindre vanlige enn andre. Derfor kan reglene for arkivering og lagring av dokumenter være vanskelig å holde styr på, spesielt siden de varierer avhengig av dokumentenes art og innhold. Så, hva er det egentlig som gjelder? Her går vi gjennom vanlige dokumenttyper som generelt sett bør arkiveres av alle virksomheter, uansett bransje eller størrelse.

Viktige dokumenttyper som bør arkiveres

Finansielle dokumenter

Alle dokumenter knyttet til selskapets økonomi, som regnskap, årsmeldinger, selvangivelser og kontoutskrifter, bør arkiveres. Mange av disse dokumentene må oppbevares i flere år for å oppfylle krav fra ulike tilsynsmyndigheter.

Juridiske dokumenter

Kontrakter, avtaler, registreringsbevis og andre juridiske dokumenter knyttet til virksomheten skal arkiveres. Disse dokumentene er ofte viktige for å sikre og beskytte selskapets rettigheter og plikter ovenfor andre aktører.

Personalrelaterte dokumenter

Arbeidskontrakter, personaljournaler, lønnsopplysninger og andre dokumenter knyttet til ansettelsesforhold bør oppbevares. Disse dokumentene er viktige både for interne formål og for å oppfylle krav i henhold til arbeidsrettslige lover og forskrifter. Husk at det er viktig å ta hensyn til GDPR ved arkivering av dokumenter som inneholder personopplysninger.

Retningslinjer og protokoller

Møtereferater fra styremøter, årsmøter og andre viktige møter skal arkiveres. Dokumenter som beskriver virksomhetens interne rutiner og retningslinjer, for eksempel personalhåndbøker og sikkerhetsprosedyrer på arbeidsplassen, bør også arkiveres.

E-post og intern korrespondanse

Det finnes ingen spesielle lover som regulerer arkivering av e-post og annen intern kommunikasjon hos bedrifter. Dette er noe hver enkelt bedrift selv bestemmer gjennom interne retningslinjer. Det er imidlertid viktig å arkivere e-post som inneholder informasjon med direkte tilknytning til annet lovverk, for eksempel regnskaps- eller personaldokumenter.

Pasientjournaler

Pasientjournaler må arkiveres på riktig måte i flere år etter siste registrering. For å beskytte pasientens personvern, er det viktig å oppbevare journaler i henhold til strenge regler om konfidensialitet og datasikkerhet.

Effektiv arkivering og dokumentoppbevaring

Det å samle hauger med papir er ikke en bærekraftig strategi for arkivet ditt på lang sikt. Effektiv arkivering handler om mer enn bare å lagre dokumentene dine. Du må også gjøre dem digitalt tilgjengelige og søkbare, slik at de er enkle å få tilgang til ved behov. Du må også sørge for at de er arkivert i henhold til gjeldende lover.

Digitalisering

Det å skanne og konvertere papirdokumenter til digitale filer kan spare deg for plass, samtidig som det gjør informasjonen mer søkbar. Men, husk at noen dokumenter må oppbevares i originalformat for å være juridisk gyldige.

Kategorisering og indeksering

Effektiv arkivering krever et system der dokumentene ikke bare blir lagret, men også kategorisert og indeksert på en måte som gjør dem enkle å finne. Et velorganisert arkiv er tidsbesparende, samtidig som det minimerer frustrasjon.

Sikker oppbevaring

Fysiske dokumenter som må arkiveres bør oppbevares i omgivelser der de er beskyttet mot skader. Dette kan for eksempel være i brannsikre skap eller i klimakontrollerte oppbevaringsrom.

Hold deg oppdatert på lovendringer

Lovene om dokumentarkivering kan endre seg. Det er viktig å holde seg oppdatert på gjeldende lover og forskrifter for å sikre at bedriftens arkiveringspraksis er i samsvar med lovkravene.

En enklere hverdag med ekstern arkivering av dokumenter

Arkivering og dokumentlagring er en grunnleggende del av informasjonsbehandlingen hos alle bedrifter. Ved å arkivere dokumenter på riktig måte sikrer du at bedriften overholder gjeldende lover. Det kan også øke effektiviteten og redusere risikoen for at viktig informasjon går tapt.

Vi hos Iron Mountain er eksperter på å håndtere alle typer dokumenter. Vi tar oss av alt det praktiske rundt arkiveringen slik at du kan være sikker på at dokumentene er trygt lagret og enkle å finne ved behov. Vi tilbyr tjenester som gjør det enkelt å oppbevare dokumenter, noe som betyr at du raskt kan få tak i riktig informasjon når du trenger det. Ved å overlate arkiveringsansvaret til oss får du mer tid til å fokusere på andre deler av virksomheten din.

Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer om våre skreddersydde arkiveringsløsninger. Kontakt oss