Digital mail

Digital posthåndtering

Det er på tide å ta tak i posten din

Kontakt oss i dag

Digital post for bedrifter gir bedre arbeidsprosesser

Det er både tids- og ressurskrevende å håndtere den fysiske posten som kommer til kontoret. Dette kan være fakturaer som skal betales, kontrakter som skal signeres eller viktig informasjon som er nødvendig for å ta de riktige avgjørelsene. All post skal åpnes, sorteres og til slutt ende opp hos riktig person.

Med Iron Mountains digitale posthåndtering kan dere samle all firmapost i én elektronisk postkasse. Vårt postmottak tar imot fysisk post som åpnes av et ekspertteam ved våre sikre anlegg. Posten blir deretter skannet og gjort tilgjengelig digitalt, og vi deler dokumentene direkte med riktig avdeling og bruker. En posttjeneste slik den skal være – enkel og sikker.

Digitaliser og automatiser arbeidsflytene dine for postrommet med Iron Mountain Digital Mailroom-tjeneste

Slik fungerer vår digitale posttjeneste

Vår digitale posttjeneste er sikker og enkel å administrere, slik at alt som har med post å gjøre går så problemfritt og enkelt som mulig. Slik fungerer det:

Omdirigering av post

Dere omdirigerer posten til oss hos Iron Mountain, og vi digitaliserer den. Posten forlater aldri Iron Mountains lokaler.

Mottakelse av post

Ekspertteamet vårt tar imot og åpner den fysiske posten for det videre arbeidet.

Skanning og indeksering

Vi skanner og indekserer posten med OCR-teknologi (optisk tegngjenkjenning), og gjør den tilgjengelig digitalt i en smart postkasse. Nøkkelord fanges automatisk, slik at de digitale kopiene kan bli sendt til riktig mottaker. Dere bestemmer selv nøkkelordene, og de kan enkelt endres. All elektronisk informasjon blir kryptert gjennom hele prosessen i et sikkert nettverk.

Rollebasert tilgang

Dere kontrollerer hvem sluttmottakeren skal være ved hjelp av rollebaserte tillatelser, noe som sikrer at kun riktig bruker har tilgang til den digitale posten.

Fleksibel tilgang til din digitale post

Den digitale posten er tilgjengelig døgnet rundt, uansett om dere jobber fra kontoret eller andre steder.

Posthåndtering etter digitalisering

Etter digitaliseringen kan dere velge hva som skal gjøres med papirposten: vi kan returnere den, lagre den eller makulere den på en sikker måte.

E-postkasse er et steg mot en papirløs arbeidsplass

Mange organisasjoner streber etter å bli papirløse, både for miljøets skyld og for å effektivisere arbeidsprosessene. Men når den fysiske bedriftsposten fortsetter å strømme inn til kontoret, kan det være vanskelig å se for seg en papirløs hverdag. Velg Iron Mountains digitale posthåndtering, og ta første steg mot å eliminere fysiske papirer på arbeidsplassen.

Ved å automatisere posthåndteringen kan dere får full kontroll over posten. Vi legger den fysiske posten deres i det automatiske posthåndteringssystemet vårt. Deretter kan dere håndtere både den fysiske og den digitale posten i deres egen e-postkasse som dere får tilgang til i vår programvare. Dere får full oversikt over og kan enkelt søke etter, behandle og dele posten på en sikker måte, uten å måtte håndtere et eneste fysisk papir.

Man with laptop

Sikker håndtering av firmapost med Iron Mountain

Vi har sikret sensitive data i mer enn 70 år, og tilbyr tjenester i mange forskjellige bransjer i mer enn 60 land. Hos oss kan du føle deg helt trygg. Posten er sikret av vår helhetlige løsning – fra den omdirigerte papirposten blir hentet av våre sikre lastebiler, til automatisk digitalisering og utsending til riktig mottaker. Papirposten kasseres på den måten dere ønsker.

All posthåndtering og postmottak skjer i henhold til gjeldende lover og regler, inkludert GDPR. De digitale dokumentene deres lagres i Iron Mountain InSight® – en plattform for informasjonsbehandling og innholdstjenester som benytter National Institute of Standards and Technology (NIST) og Cyber Security Framework (CSF) som rammeverk for bedriftssikkerhet. Iron Mountain InSight® følger bransjestandarder som HIPAA, FedRAMP/FISMA, GDPR, Soc 2 Type II og ISO27001.

Knapp: Les mer om sikkerheten i løsningen vår

Digital postkasse for alle bedrifter og organisasjoner

Vår løsning for digital post er naturligvis både skalerbar og justerbar for å kunne oppfylle behovene til virksomheten din. Velg om vi skal ta oss av hele eller bare deler av posthåndteringen. Ved å skanne kan dere selv dele posten med oss, og vi gjør den tilgjengelig i våre digitale posthåndteringssystemer og sikrer at den havner der den skal.

Slik kan dere samle all fysisk og digital post på ett og samme sted, som dessuten er tilgjengelig uansett hvor dere jobber fra. Dette bidrar til en mer effektiv arbeidsflyt og en velfungerende organisasjon.

Fordeler med digital postkasse for bedrifter

Du kan tjene mye på å gjøre all firmapost digital. Her er noen av fordelene med å ha en virtuell postkasse der dere kan samle både innskannet, fysisk post og digital post:
Automate icon

Bli papirløs

Ved å konvertere all fysisk firmapost til et digitalt format, slipper dere kjedelig papirarbeid. Dette er også tidsbesparende, og dere kan enkelt dele posten med aktuelle parter i bedriften.
Icon scanning

Alt på samme sted

Med digital posthåndtering samles all post på ett og samme sted, og dere unngår risikoen for å gå glipp av viktig informasjon.
Secure cloud portal

Raske søk

Takket være bruk av optisk tegngjenkjenning (OCR), blir alt innhold i posten deres søkbart, både med tekst og indeks. Dere kan raskt søke etter spesifikk informasjon eller spesifikke dokumenter.
Magnifier icon

Beskyttet informasjon

Hos oss beskyttes alltid informasjonen med topp sikkerhet. Når posten digitaliseres, blir den kryptert og overført til et sikkert nettverk med begrenset tilgang.
Manage the entire lifecycle of your mail

Automatiser arbeidsflyten

Ved å automatisere arbeidsflyten og redusere manuelt arbeid i forbindelse med posthåndteringen, frigis verdifull tid som i stedet kan brukes på kjernevirksomheten.
Unlock icon

Bedre sikkerhet og kontroll

Med en digital postkasse bedrift er det enklere å spore posten, noe som bidrar til bedre kontroll og styring av dokumentflyten.
How Iron Mountain digital mailroom works

Vi gjør det enkelt å komme i gang.

BVed å sende inn dette skjema godkjenner jeg at Iron Mountain behandler mine persondata som beskrevet i Iron Mountains Personvernærklæring. Jeg bekrefter også at jeg har lest og forstått Personvernærklæringen. Du kan når som helst avmelde ditt tidligere samtykke til å motta informasjons eposter opt out her

Kontakt oss

paper and pen

Kontakt oss

Fyll ut skjema, så kontakter en Iron Mountain ansatt deg innen én dag.
Få et pristilbud
laptop profile screen

Logg inn

Logg inn på din konto eller les hvordan du oppretter en
Kom i gang
customer service

Kundeservice

Ta kontakt med kundeservice, så svarer vi deg på spørsmålene dine så raskt som mulig
Få hjelp
ringing telephone

Kontakt vår salgsavdeling

Kontakt med en av våre kunnskapsrike representanter for å få hjelp til å løse deres utfordringer og behov.
800 40 980