FÅ EN STRØMLINJEFORMET DRIFT OG KOBLE SAMMEN DATA PÅ TVERS AV FORRETNINGSOMRÅDENE DINE
Man har lenge prøvd å fjerne, eller i hvert fall redusere, papirbasert informasjon fra forretningsprosesser. Men det er umulig å fjerne papir fra arbeidsplassen din når papirbasert post stadig ankommer og forblir en viktig del av driften din. Tilgang til papirbasert post er en enda større utfordring når du har en arbeidsgruppe som trenger sikker og tidsbestemt tilgang til posten sin – uavhengig av hvor de befinner seg.
Tradisjonelle postrom er avhengige av manuelle systemer og prosesser som er arbeidskrevende og utsatt for menneskelige feil. Når organisasjoner vurderer å skjære ned og/eller optimalisere arealet sitt, må de ofte strømlinjeforme driften og koble sammen data på tvers av forretningsområder. Iron Mountain kan hjelpe deg.
FORNY POSTROMMET DITT
Løsningen Iron Mountain® Digital Mailroom er et programvare-som-en-tjeneste (SaaS)-tilbud som lar deg forbedre operasjonell effektivitet ved å digitalisere den fysiske posten for å gi trygg tilgang og innhenting for dine ansatte, automatisere dokumentsentriske prosesser og koble sammen dataene dine på tvers av ulike plattformer.
- Konverter posten din fra fysisk til digitalt format via en verifiserbar prosess
- Motta post på et sikkert oppbevaringssted, og gi tilgang til autoriserte brukere når som helst og hvor som helst
- Skap muligheter for automatisering av, og samarbeid om, dokument- prosesser
- Få operasjonell innsikt og øk effektiviteten ved å koble sammen data på tvers av forretningsområder
- Reduser ditt miljømessige fotavtrykk og eiendomskostnader
- Reduser antallet leverandører ved å bruke en totalløsning
Kom i gang med den digitale transformasjonen
SLIK FUNGERER DET
Iron Mountain Digital Mailroom solution er en løsning som er like enkel å sette opp som å bruke.
- Etter at du har bedt Posten om å omdirigere posten din, vil Iron Mountain hente posten og transportere den til våre sikre og trygge skanningsentre. Den fysiske posten forlater aldri Iron Mountain.
- Iron Mountains eksperter skanner og fanger opp nøkkelord i posten din, slik at de digitaliserte kopiene kan omdirigeres automatisk til den tiltenkte mottakeren. Du har muligheten til å be om å registrere flere søkeord som er relevante for organisasjonen din.
- Du kontrollerer hvem den endelige mottakeren skal være.
- Din elektroniske informasjon vil være kryptert – både mens den oppbevares og under overføring over et sikkert nettverk.
- Du kan søke etter, og få tilgang til, digitalisert post i vår sikre plattform for informasjonshåndtering og innholdstjenester – Iron Mountain Insight®
- Rollebaserte tillatelser som du eier og administrerer sikrer at bare autoriserte brukere kan se og dele post.
- Iron Mountain kan hjelpe deg med å disponere din fysiske post ved å lagre den, makulere den på en sikker måte eller returnere den til deg.
SIKKERHET OG SAMSVAR
Vi tar sikkerhet på største alvor, og det er derfor 95 % av Fortune 1000-selskapene lar Iron Mountain håndtere sine kritiske og sensitive dokumenter. Vi har sikret sensitive data i over 70 år, og tilbyr tjenester på tvers av et bredt spekter av bransjer i mer enn 60 land. Du kan være trygg og vite at informasjonen din er sikker i vår totalløsning – fra vi henter den omdirigerte papirposten din i våre sikre lastebiler for digitalisering på våre skanningssentre, til vi automatisk omdirigerer posten din til den tiltenkte mottakeren og disponerer papirposten på den måten du ber om (sikker oppbevaring, makulering eller retur av posten til deg).
Dine digitale dokumenter lagres i Iron Mountain InSight®, en plattform for informasjonshåndtering og innholdstjenester som benytter National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som operasjonelt rammeverk for sikkerhet. Iron Mountain InSight® overholder industristandarder inkludert, men ikke begrenset til:
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- GDPR
- Soc 2 Type II
- And ISO27001
Lær mer om sikkerheten rundtIron Mountain InSight®
LØSNING FOR DIGITALT POSTROM – EGENSKAPER OG FORDELER
Løsningen Iron Mountain Digital Mailroom er et programvare-som-en-tjeneste (SaaS)-tilbud som gir organisasjoner tilgang til viktig fysisk post. Løsningen gjør det mulig for deg å:
Digitalisere posten din
Dra nytte av Iron Mountains skanningseksperter, prosesser og infrastruktur for å konvertere den inngående fysiske posten din til digital gjennom vårt omfattende nettverk av scanningsentre med en verifiserbar forvaringskjede. Vi har mer enn 75 globale supersentre som raskt lar oss skalere og oppfylle dine spesifikke krav til lokasjon.
Lagre og få tilgang til informasjonen din på en sikker og trygg måte
Dine digitale dokumenter lagres i Iron Mountain InSight®, en plattform for informasjonshåndtering og innholdstjenester som benytter National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som sitt operasjonelle rammeverk for sikkerheten. Din elektroniske informasjon blir kryptert, både når den lagres og når den sendes gjennom et sikkert nettverk, med tilgang som begrenses av krypterte nøkler du eier og administrerer. Rollebaserte tillatelser gir autoriserte brukere tilgang til informasjonen de trenger – døgnet rundt.
Automatiser arbeidsflyter på postrommet for bedre samarbeid
Samarbeidet med kolleger blir enklere med automatiserte arbeidsflyter som er bygget ut og basert på nøkkeldata. Unntaksbehandling lar deg kontrollere hvem som kan se og dele lagrede digitale dokumenter.
Få innsikt i din operasjonelle effektivitet
Du kan forenkle beslutningstakingen med dashbords som gir en visuell visning av data, og beregninger som gjør at du kan tolke nøkkelinformasjon som nøyaktighet i vidersending, gjennomsnittlig leveringstid, postvolum og mye mer.
Koble sammen data på tvers av plattformer
Integrasjon med eksisterende forretningssystemer som e-post, Salesforce og Microsoft Office-pakken lar deg koble data på tvers av plattformer og forretningområder, mate data inn i nedstrømsprosesser og øke effektiviteten i organisasjonen din. Du kan til og med benytte deg av regler for dokumentkontroll gjennom en tilgjengelig integrasjon med løsningen Iron Mountain Policy Center.
Administrer hele livssyklusen til posten din
Når den fysiske posten din har blitt digitalisert, kan vi hjelpe deg med sluttdisponering. Alternativerne omfatter å returnere posten til deg, lagre den i et Iron Mountain Records Centre eller makulere den på en sikker måte.
MODERNISERING AV POSTROMMET: UTVIKLING I TAKT MED ORGANISASJONENS BEHOV
For bedrifter har papirbasert korrespondanse alltid vært mest vanlig og pålitelig. Posten kommer inn og går ut, like sikkert som flo og fjære. Men all den innkommende dokumentasjonen krever nøyaktig og effektiv distribusjon, behandling og håndtering.
Klikk på boksene nedenfor for å lære mer om de tre typene av postrom, og hvordan du kan modernisere det du allerede bruker.
Det tradisjonelle postrommet er inngangsporten for store mengder med innkommende fysisk post, og krever back-office-funksjoner som sortering og distribusjon. Det kan resultere i:
- Redusert produktivitet blant de ansatte som må sortere og levere post til riktig person på riktig avdeling
- Dårlige kundeopplevelser
- Mulige konsekvenser for overholdelse av regler og retningslinjer
- Tap av sensitiv informasjon
- Større utfordringer med å støtte fjernarbeidere
Digitale postrom benytter seg av intelligente prosesser for dokumenthåndtering (IDP) som inkluderer:
- Skanning og digitalisering av fysisk post for tilgang på nett og mobil
- Uttrekking av metadata for effektiv søking
- Validering og gjennomgang
- Klassifisering med AI/ML
- Regler og styring av brukertilgang
- Ettersyn for bedre overholdelse av retningslinjer
Intelligente postrom tilbyr alle fordelene med et digitalt postrom via en plattform for innholdstjenester (CSP) som inkluderer:
- Innholdshåndtering
- Informasjonsstyring
- Intelligent uttrekking og beriking av metadata
- Søke- og hentefunksjoner
- Samarbeid
- Automatisering av arbeidsflyt
- Felles multi-oppbevaringssted
- Muligheter for optisk tegngjenkjenning (OCR)
OFTE STILTE SPØRSMÅL (FAQ)
Hver bruker får tildelt en brukergruppe, og brukergrupper kombinert med sikkerhetsregler for metadata sikrer at posten videresendes til de rette personene. Iron Mountains implementeringsteam sørger for at de riktige rollene og sikkerheten er på plass, slik at organisasjonen din kan opprettholde datasikkerhet og personvern.
Iron Mountains implementeringsteam møter organisasjonen din for å finne ut hvordan organisasjonen din ønsker å håndtere post – per avdeling, etasje, individuelt osv.
Iron Mountain setter deretter opp brukere, brukergrupper og sikkerhetsregler for metadata som sikrer at de rette personene får tilgang til posten. Mange organisasjoner har også en administrator som kan oppdatere dette hierarkiet hvis du for eksempel er på ferie, og trenger å få posten din midlertidig videresendt.
Du kan velge mellom flere alternativer for disponering av den fysiske posten din:
- Den fysiske posten returneres til deg
- Den fysiske posten oppbevares i et av Iron Mountains arkivsentre
- Den fysiske posten makuleres
KONTAKT IRON MOUNTAIN
