Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Sprawdź, jakie wymagania techniczne musi spełniać firma, aby bezpiecznie prowadzić archiwum firmowe.
Archiwum firmy jest kluczowym elementem zarządzania informacją i powinno spełniać określone wymagania techniczne oraz zasady. W tym artykule omówimy fundamentalne standardy i procedury, które każda organizacja musi wdrożyć, aby zapewnić skuteczność, bezpieczeństwo i dostępność zgromadzonych danych.
Wymagania techniczne archiwum firmowego:
Archiwum ulokuj w suchym i przewiewnym miejscu. Dzięki temu dokumenty nie będą wilgotne i nie spleśnieją.
Zainstaluj systemy alarmowe oraz wprowadź kontrolę dostępu przed wejściem do archiwum (np. na odcisk palca). Zabezpiecz również materiały w zakresie działania czynników zewnętrznych (w tym pożaru, powodzi lub szkodników). Dopilnuj, aby archiwum miało odpowiednią powierzchnię i wyposażenie, ułatwiające przechowywanie poufnych materiałów. Dobrym rozwiązaniem będą dodatkowe regały, wytrzymałe segregatory oraz pojemniki.
Dokumenty powinny być odpowiednio posegregowane i skatalogowane (np. konkretnymi datami). Wówczas w razie kontroli skarbowej odnajdziesz je w ciągu kilku minut.
Regularnie kontroluj stan dokumentów. Materiały, które uległy zniszczeniu lub są narażone na zniszczenie, powinny być odpowiednio zabezpieczone (np. w usłudze chmurowej), ewentualnie odrestaurowane.
Dostosuj archiwum do obowiązujących przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów oraz ochrony danych osobowych.
Organizując archiwum zakładowe/firmowe rozważ możliwość korzystania z archiwizacji zewnętrznej.
Zdecydowanie się na tego typu rozwiązanie pozwala zmniejszyć potrzeby utrzymania własnego archiwum firmowego. Wiąże się to z licznymi oszczędnościami oraz gwarancją profesjonalnego zarządzania dokumentacją.
W Iron Mountain oferujemy usługi archiwizacji dokumentów, która obejmuje m.in.:
Dzięki temu, możesz być pewien, że Twoje dokumenty są bezpieczne, a dostęp do nich jest szybki i wygodny.
Przetestuj: Usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji.
Usługa eVault to rozwiązanie umożliwiające przechowywanie danych elektronicznych w bezpieczny i kontrolowalny sposób. Specjaliści Iron Mountain dokładają wszelkich starań, aby Twoje dane były skrupulatnie chronione. Przeprowadzamy regularne backupy i aktualizujemy nasze systemy zgodnie z najnowszymi standardami rynkowymi.
eVault pozwala na efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami cyfrowymi oraz papierowymi – wypróbuj już dziś!
Aplikacja eVault to krok w kierunku mobilnych użytkowników. Jest dostosowana do tabletów, smartfonów, umożliwiając szybki dostęp do przechowywanych materiałów, zarządzanie nimi, a także monitorowanie ich stanu i historii z dowolnego miejsca na świecie. To kompleksowe narzędzie do zarządzania danymi ułatwiające prace archiwizacyjne.
Odsłuchaj webinar dotyczący zarządzania dokumentami. Poznaj rozwiązania, o których nie wie Twoja konkurencja!
Korzystanie z usług Iron Mountain to:
Kliknij tutaj i sprawdź studium przypadku (case study). Dowiedz się, jak urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne. Iron Mountain uprościł cały proces obiegu informacji. Proces digitalizacji 11 tysięcy teczek uwolnił kilkaset metrów, które szefowie wykorzystali na nowe miejsca pracy. Nasi eksperci zmniejszyli również ryzyko zagubienia materiałów poprzez prawidłowe oznaczenia oraz zagwarantowali stały dostęp do niezbędnych dokumentów pracownikom zdalnym.
Pomieszczenie przeznaczone na archiwum musi spełniać szereg specjalistycznych wymagań, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo i optymalne warunki przechowywania dokumentów oraz danych. Istotne są przede wszystkim:
Pamiętaj, aby szukać najnowocześniejszych rozwiązań i zamiast regularnie inwestować w poprawę wymagań technicznych archiwum, zdecyduj się na digitalizację i cyfryzację w archiwach zewnętrznych, które są bezpieczne, dostępne dla pracowników zdalnych oraz intuicyjne. Dzięki temu wygospodarujesz przestrzeń operacyjną, która pozwoli zatrudnić nowe osoby do pracy lub zaoszczędzisz dodatkowe fundusze pomocne w rozwoju Twojej firmy.
Pomieszczenie archiwum musi spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa i ochrony danych. Postaraj się utrzymać stabilne warunki środowiskowe, z kontrolą temperatury i wilgotności, aby zabezpieczyć materiały przed degradacją. Niezwykle ważne są także zaawansowane systemy zabezpieczeń antywłamaniowych oraz przeciwpożarowych. Struktury organizacyjne muszą dodatkowo uwzględniać efektywne zarządzanie dokumentami, jak również optymalizację przestrzeni i dostępu do przechowywanych materiałów.
Alternatywą dla własnego archiwum jest skorzystanie z usług zewnętrznego przechowywania (np. Iron Mountain). Opcja ta pozwala zaoszczędzić przestrzeń i zasoby, eliminując potrzebę zarządzania własnym archiwum.
Iron Mountain oferuje nie tylko digitalizację dokumentów, ale także autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – eVault.
Przeprowadź cyfrową transformację swojej firmy i scentralizuj informacje
Ochrona i zachowanie w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach.
Zmieniaj przeznaczenie, wykorzystuj ponownie, poddaj recyklingowi lub odsprzedaj zasoby IT, aby ograniczyć ilość odpadów trafiających na wysypiska
Przyspiesz transformację cyfrową w pięciu krokach.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!