Effektiv dokument- og informasjonshåndtering for advokatfirmaer

Som advokatfirma må du daglig forholde deg til mange juridiske dokumenter. Noen skal arkiveres, andre destrueres og noen må gjøres digitalt tilgjengelig. Uansett må alle juridiske dokumenter håndteres med den største sikkerhet og i samsvar med alle gjeldende lover og retningslinjer. Dokumenthåndtering for et advokatfirma er ofte en stor utfordring da det er en av de mest dokumentintensive bransjene, som krever velutviklede prosesser for at effektiviteten og sikkerheten ikke skal lide. Det krever også god plass til arkivering.

Hos Iron Mountain har vi de fleste tjenester innen informasjonshåndtering for advokatfirmaer, slik som arkivering, sortering og destruering samt skanningtjenester for effektiv digitalisering av virksomheten din. Sammen med deg utvikler vi en skreddersydd løsning for å sikre at dokumenthåndteringen din foregår på en trygg, smidig og effektiv måte.

Sikker håndtering av juridiske dokumenter

En av de viktigste aspektene ved informasjonshåndtering for et advokatfirma er sikkerhet – både når det gjelder digital og fysisk informasjon. Med tjenestene våre sørger vi for at alle de juridiske dokumentene dine er i trygg forvaring, og at du enkelt får tilgang til viktig informasjon akkurat når du trenger det.

Arkivering av juridiske dokumenter

Mange advokatfirmaer har dyre kontorer i populære nabolag og trenger god plass for å kunne drive virksomheten på en effektiv måte. Arkivering av juridiske dokumenter tar mye plass og kan være tidkrevende for personalet å håndtere. Ved å flytte arkivbeholdningen din offsite til Iron Mountains sikre lokaler, kan du frigjøre nødvendig plass eller redusere kontorlokalet og dermed kutte ned på dyre utgifter. Våre underjordiske arkivrom holder høyeste sikkerhet med topp moderne brannalarm og innbruddsalarm. Våre ansatte er sikkerhetsopplært og følger alltid retningslinjer og gjeldende arkiveringsregler.

Digital arkivering

For å enkelt kunne få tilgang til alle dokumentene dine uansett hvor du befinner deg, er digital arkivering neste steg. Hos Iron Mountain kan vi skanne arkivbeholdingen din og du får tilgang til alt direkte digitalt via ditt eget eller vårt arkivsystem. Ettersom advokatfirmaer ofte håndterer sensitiv og konfidensiell informasjon, er det av største betydning at du får en arkivtjeneste som passer for deg. Vi kan komme ut til ditt kontor for å gjennomgå arkiveringsbehovene dine og deretter frakte det som skal skannes til våre sikre lokaler. Når du får digital tilgang til arkivet ditt, får du smidigere arbeidsprosesser og kan redusere mengden papirarbeid som ofte er tidkrevende.

Digitalisering for advokatfirmaer

Digitalisering er i dag en vesentlig del for at et advokatfirma skal kunne delta og konkurrere med nye aktører på markedet. Firmaer som ikke tilpasser seg den teknologiske utviklingen risikerer å henge etter, og dermed være mindre attraktive ovenfor nye klienter. Med Iron Mountains Workflow-system kan du effektivisere ditt juridiske arbeid uten å risikere dårligere kvalitet. Du får raskere og sikrere arbeidsprosesser som betyr store fordeler for firmaet.

Fordeler med digitalisering for advokatfirmaer

• Vinn nye og behold eksisterende klienter
  Å levere en eksepsjonell opplevelse er avgjørende for å kunne beholde og få nye klienter. I dag ønsker man ikke å gå gjennom lange og tungvinte papirprosesser, men klienter forventer seg tilgang til dokumenter i sanntid. Med Iron Mountains informasjonsløsning kan du raskt og enkelt dele dokumenter og informasjon med klientene dine uten forsinkelse.
• Forenkle administrativt arbeid
  Juridisk personell håndterer daglig papirkrevende prosesser, noe som resulterer i mye tid på administrativt arbeid. Ved å automatisere enkle rutineoppgaver og effektivisere saksarbeidet, kan ansatte i stedet fokusere på oppgaver med høyere prioritet.
• Minimere sikkerhetsrisikoer
  Særlig for et advokatfirma er sikker dokument- og informasjonshåndtering av største betydning. Å sikre informasjonssikkerhet og etterlevelse er avgjørende for å opprettholde bedriftens omdømme og minimere risikoen for at sensitiv informasjon kommer i feil hender. Iron Mountains sikre automatiseringsløsninger beskytter dataene dine og forhindrer datalekkasje. Vårt dokumenthåndteringssystem er også tilpasset gjeldende lover og regler, som blant annet GDPR.
• Full kontroll over hver sak
  Å ha full kontroll over komplekse saker er en del av advokatenes hverdag. Med et saksbehandlingssystem der all informasjon om en sak er samlet på ett sted, blir det lettere for advokater å kommunisere effektivt med klienter og behandle dokumentene som kommer inn fra forskjellige plattformer. Det blir lettere å se at alle involverte er på samme spor og dermed økes produktiviteten i prosessen.

Digitalisering med Iron Mountain

Hos Iron Mountain kan vi hjelpe advokatfirmaet ditt med dokument- og informasjonshåndtering. Vi gjør det enkelt for deg å fokusere på din kjernevirksomhet og skape smidige arbeidsprosesser som lønner seg for både deg og kundene dine.

Hvis du vil vite mer om hvordan vi hos Iron Mountain kan hjelpe med håndtering av juridiske dokumenter, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss i dag!