Elevate the power of your work
Få en GRATIS konsultasjon i dag!
En vellykket og bærekraftig digital transformasjon krever en strategisk tilnærming."
Digital transformasjon er bruk eller integrering av teknologi for å forbedre forretningsprosesser.
Tro det eller ei, men å gå rett til skanneren er ikke det første steget mot digital transformasjon. Mens 90,5 % av organisasjoner har implementert digitalisering av fysiske dokumenter for å få enklere tilgang eller oppbevaring, krever en virkelig vellykket og bærekraftig digital transformasjon en mye mer strategisk tilnærming.
Uansett om du nettopp har begynt, eller er midt i prosessen med å bli digital, er det en god idé å ta et steg tilbake og vurdere hvilken strategi du skal implementere for å sikre at du når forretningsmålene dine underveis.
Gjennom tiår med erfaring, og ved å jobbe med kunder på tvers av bransjer, har vi identifisert fem nøkkeltrinn til en vellykket strategi for digital transformasjon. Selv om vi ser at mange organisasjoner prøver å hoppe rett over til automatisering, blir de ofte stående fast fordi de ikke har gjort det grunnleggende arbeidet.
Før du legger ut på din digitale transformasjonsreise, er det viktig å starte med de to første trinnene: Identifiser hva du har og digitaliser det du ønsker å beholde. Disse trinnene inneholder mye, så la oss kikke nærmere på dem.
Mange organisasjoner har en klassisk «behold alt»-kultur – altså at man beholder filer til evig tid. Men dette er ikke kostnadseffektivt, kompatibelt eller praktisk. Før du tar steget mot å bli digital, er det viktig å ha en klar forståelse av innholdet i arkivene dine.
Her er noen viktige spørsmål du bør vurdere når du fastsetter verdien av dokumentene dine før digitalisering:
Hvis du lager en oversikt over hva du har, kan du unngå vanlige fallgruver som:
Dette forhindrer også overoppbevaring av dokumentene dine, mindre risiko knyttet til å oppbevare data lenger enn du burde, og reduserte kostnader rundt lagringskostnader.
En viktig, men ofte oversett del av den digitale transformasjonsreisen inkluderer utvikling av organisasjonens oppbevaringsplan basert på bransjens standarder og retningslinjer. Å bevare informasjon og systematisk ødelegge dokumenter er to sider av samme sak. Gjennomtenkt oppbevaring informerer om måten bedriften din administrerer immaterialrett og støtter forretningsprosesser.
Vi har funnet ut at sporing av hendelsesdatoer kan være den største utfordringen når du gjør fysiske dokumenter digitale. Når du har titusenvis av bokser, kan det være vanskelig å organisere dokumentene basert på hendelsesdatoer, utfordrende å holde seg oppdatert når det lagres utenfor kontoret og kostbart å indeksere.
Med en solid tidsplan for oppbevaring av dokumenter, vil du:
Hvis dette virker overveldende, trenger du ikke bekymre deg. Vi hjelper deg.
Gode nyheter! Etter at du har identifisert innholdet i arkivet og laget en plan for oppbevaring, er det nå på tide å skanne filene du bestemte deg for å beholde.. Når du vet hva du skal oppbevare og hvor det skal oppbevares, vil du være bedre rustet til å gjennomføre prosjektet med å skanne filene på en effektiv måte.
Prosesser og prosedyrer rundt dokumenthåndtering kan være vanskelig å holde under kontroll, spesielt når de ikke er i et digitalt format. Dokumentdeling og samarbeid er avgjørende for suksessen til virksomheten din, og digitalisering av registrene gjør dette mulig.
Nå som du har lagt et solid grunnlag for en vellykket digital transformasjon (trinn 1 og 2), er du klar for å bygge et fremtidsrettet sentrallager hvor teamet ditt kan få tilgang til og samarbeide om digital informasjon (trinn 3). Du kommer også nærmere de neste trinnene for å automatisere arbeidsflyten og få bedre tilgang til informasjonen din, slik at teamet ditt kan strømlinjeforme forretningsprosesser og hente verdifull innsikt fra dataene dine.
Hvis du ikke kunne delta på Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, kan du se on-demand versjonen.
*Forskning av Economist Impact, støttet av Iron Mountain
Many organizations default to a “keep everything” culture—retaining files in perpetuity. But this isn’t cost-effective, compliant, or practical. Before going digital, it’s imperative to have a clear understanding of your records inventory.
Here are some key questions to consider as you determine the value of your records prior to digitization:
By taking stock of what you have, you can avoid common pitfalls like:
Poor visibility and access to files
Commingled destruction dates
Mixed record types
Multiple content repositories
Duplicates and unapproved versions
This also prevents over-retention of your records, avoiding risk due to keeping data longer than you should and spending more on storage costs.
An important but often overlooked part of the digital transformation journey includes developing your organization’s retention schedule based on your industry’s standards and policies. Preserving information and systematically destroying records are two sides of the same coin. Thoughtful retention informs the way your company manages intellectual property and supports business processes.
We’ve found that tracking event dates can be the biggest challenge when moving physical records to a digital environment. When you have tens of thousands of boxes, keeping records based on event dates can be difficult to forecast, challenging to keep up-to-date when stored offsite, and costly to index.
With a solid records retention schedule, you’ll:
Have a unified view of your personal data and related obligations
Adhere to regulatory and compliance requirements
Reduce unnecessary exposure to data breaches
If this seems overwhelming, don’t worry. We’ve got you covered.
Great news! After you’ve identified the contents of your records inventory and set your retention schedule, it’s now time to scan the files you decided to keep. Once you know what you’re keeping and where it’s kept, you’ll be in a better position to make a scanning project effective and efficient.
Records management processes and procedures can be hard to keep under control, especially when not in a digital format. Document sharing and collaboration are essential for the success of your business, and digitizing your records makes it all possible.
Now that you’ve laid a solid foundation for a successful digital transformation (steps 1 and 2), you’re ready to build a future-ready central repository where your team can access and collaborate on digital information (step 3). You’re also closer to the next steps of workflow automation and unlocking your information, so your team will be able to streamline business processes and glean valuable insights from your data.
Jumpstart your digital transformation here.
If you weren’t able to attend our two-part AIIM webinar series, From Paper to Digital: The Digital Transformation Journey, you can watch Part 1 on-demand and Part 2 on-demand now.
*Research by Economist Impact, supported by Iron Mountain
Få en GRATIS konsultasjon i dag!