Iron Mountain Smart Sort

Oppnå dine mål for informasjonsstyring og forretningsvirksomhet

Har Du ... 

> et stort volum med nedarvede dokumenter?
> problemer med å finne dokumentene når du trenger dem?
> et ønske om å flytte lageret, men vil destruere det du ikke trenger først?
> et ønske om å destruere dokumentene, men kan ikke med sikkerhet avgjøre hvilke dokumenter som kan destueres uten en betydelig investering?
> et ønske om å bli papirfri, men synes det er vanskelig å avgjøre hvilke dokumenter som skal digitaliseres?
> behov for å isolere dokumenter i forbindelse med en fusjon, innlevering, et oppkjøp eller et salg?

Hvis du svarte ja på noen av disse spørsmålene, kan du spør oss om Iron Mountain Smart Sort.

Din utfordring

Du må sortere og omorganisere dine dokumenter og arkiv for å kunne ta en forsvarlige beslutning og destruksjon. Dette er dessverre ikke så enkelt som det høres ut.

Hva gjør destruksjon så komplisert?

• Mangel på arkiveringsintegritet/synlighet: Når viktige metadata ikke registreres og listes opp gjennom hele informasjonslivssyklusen, er det vanskelig å søke, administrere og ta beslutninger om hvilke dokumenter som skal bevares, digitaliseres eller destrueres.

• Blanding av dokumenttyper og hendeslsesdato.: Ulike dokumenttyper har ulike krav. Hvis dokumentene ikke er organisert i henhold til klassifisering eller hendelsesdato, kan du ikke iverksette tiltak på en trygg og forsvarlig måte.
• Det er tidskrevende og kostbart å omorganisere arkivene: Du mangler ressurser til å sortere dokumenter og filer etter destruksjonsdato, dokumenttype eller andre krav.
  
  

Hva betyr dette?

• Unødvendige kostnader: Store mengder dokumenter lagres uten metadata som tar hensyn til destruksjonsdato eller klassifisering, dette vil påvirke muligheten til å administrere programmet på en effektiv måte.

• Økt risiko: Å oppbevare dokumenter lenger enn nødvendig øker risikoen for tap av informasjon og brudd på lover og forskrifter. Det gjør også prosessene for juridisk dokumentasjon, revisjonssvar og samsvarshåndtering mer komplekse.

• Tapt produktivitet: For å finne det du trenger, og for å kunne ta raske beslutninger om destruksjon av arkivene, er det nødvendig med et godt organisert arkiv. Uten en effektiv prosess for sortering og omorganisering av filer kan du miste tid og forsinke viktige mål.

Forenkle og fremskynde beslutningstaking

Med Iron Mountain Smart Sort kan du raskt og trygt bestemme hvordan dere skal håndtere de gamle filene, slik at du er i samsvar med kravene og får et effektivt program for dokumenthåndtering.

Vårt opplærte arkivingsteam bruker data fra databasen og oppbevaringsplanen til å automatisere forsvarlige beslutninger på filnivå Vi sortere og omorganisere dokumentene dine slik at du trygt kan ta beslutninger om destruksjon og raskt nå forretningsmålene dine, for eksempel i forbindelse med innlevering, juridiske spørsmål eller krav om destruksjon.