Послуги сканування та цифрового зберігання документів

E-Архів: Електронний Архів Документів

Пошук будь-якого документу в е-Архіві займає буквально хвилину: усі необхідні дані для якісного обслуговування клієнтів і ефективної роботи з партнерами завжди під рукою.

Зв'язок з нами

Перейти до:

Висока швидкість бізнес-процесів
Безпека даних
Електронний архів документів
Як це працює?

Безкоштовний розрахунок вартості

Висока швидкість бізнес-процесів

Пошук будь-якого документу в е-Архіві займає буквально хвилину: усі необхідні дані для якісного обслуговування клієнтів і ефективної роботи з партнерами завжди під рукою. Через е-Архів можна оперативно отримувати узгодження всередині компанії і одразу ж пересилати електронні документи контрагентам.

Повний контроль

З е-Архівом усі документи компанії знаходяться в одному місці. Легко контролювати їх наявність, рух і історію роботи з ними. е-Архів дозволяє навіть відстежити, які співробітники та в який час переглядали або редагували певний документ. Це виводить операційний контроль роботи компанії на новий рівень.

Економія бюджету

Електронний архів документів звільняє дорогий офісний простір від паперів та позбавляє від необхідності управляти паперовими архівами. Робочий час співробітників використовується ефективно, пошук будь-яких документів займає хвилини. Доступ до єдиного архіву документів компанії з будь-якої філії та представництва скорочує операційні витрати. Швидке управління документами допомагає виключити виплату пені контрагентам і навіть отримати від них спеціальні умови.

Легке управління

Інтерфейс е-Архіву простий та інтуїтивно зрозумілий, Ви та Ваші співробітники можете приступити до роботи в е-Архіві одразу - без спеціальної підготовки або навчання. Будь-які документи Ви можете знайти за хвилину і прямо через е-Архів працювати з ними: редагувати їх, супроводжувати коментарями, завантажувати на свій комп'ютер, пересилати і роздруковувати, візувати і штампувати електронною печаткою.

З будь-якого місця на будь-якому пристрої

Iron Mountain сканує Ваші документи та створює електронний архів, в якому Ви зможете знайти документ будь-якої давності легко. Ви вирішуєте де, коли, як і з якого пристрою Ви працюєте з Вашими документами, тому що ми забезпечимо Вам можливість працювати у будь-якому місці, у будь-який час, з будь-якого пристрою, зберігаючи конфіденційність!

Цілодобовий щоденний доступ до документів з будь-якого місця

Доступ до електронного архіву документів здійснюється через Інтернет, тому Ваш персонал отримує повну свободу доступу до загальних файлів з будь-якого офісу. Це також дозволяє співробітникам ефективно працювати вдома або у будь-якому іншому місці.

Безпека даних

Усі дані е-Архіву зберігаються на захищених серверах Iron Mountain та завжди мають резервну копію. Усі співробітники Вашої компанії отримують авторизований доступ до е-Архіву, з різними рівнями повноважень - для перегляду, редагування, роздруку, пересилання і візування документів. Рівень доступу співробітників Ви визначаєте самостійно, а з урахуванням свого досвіду ми Вам можемо в цьому допомогти.

Безпека системи електронного архіву

Надаючи свої онлайн-сервіси, Iron Mountain використовує ті ж технології, що й банки, забезпечуючи підвищену безпеку електронного архіву своїх документів. Сертифікат SSL забезпечує зашифровану передачу даних. Крім того, Ваша база даних зберігається на спеціальному сервері, розташованому у Центрі управління, який охороняється. До нас звертаються клієнти практично з усіх галузей економіки, а рівень підтримки, що надається компанією Iron Mountain, відповідає статусу лідера ринку.

Створення електронного архіву не завадить Вашій роботі. В цілях дотримання законодавства Ви можете залишити деякі оригінали документів після їх сканування. Їх також можна передати на безпечне зберігання в Iron Mountain. Документи з терміном зберігання, який вже минув, можна знищити, скориставшись послугою конфіденційного знищення від Iron Mountain.

Електронний архів документів для величезних архівів

Технічні фахівці Iron Mountain упакують і перевезуть Ваші документи в наш Центр Управління Даними. Ми використовуємо високошвидкісні потокові сканери для створення цифрових копій будь-яких документів. Дані індексуються і розміщуються у Вашій новій електронній базі даних з оперативним доступом до них. Цей процес займає деякий час і доступний за ціною навіть для величезних архівів.

Гнучке налаштування параметрів

е-Архів працює разом з Вами на досягнення цілей Вашого бізнесу. Документи індексуються для швидкого пошуку за необхідними саме Вам параметрами. Доступ до архіву регулюється відповідно до завдань і повноважень Ваших співробітників. Ви визначаєте, хто з Ваших співробітників до яких документів матиме доступ, і встановлюєте рівень доступу: від мінімального перегляду документу - до повного доступу, що включає завантаження і видалення документів з е-Архіву.

Простота використання системи електронного архіву

Для роботи з системою електронного архіву Вам не знадобиться нове обладнання, програмне забезпечення або додаткове навчання персоналу. Просто введіть логін та пароль і Ви зможете шукати, завантажувати, редагувати дані на власний розсуд. Ви можете навіть роздрукувати копії або відправити документи колегам.

Як працює електронний архів документів

Доступ до е-Архіву

е-Архів налаштовується в залежності від запитів Вашої організації.

Дізнайтеся більше

Доступ до е-Архіву

Ми розуміємо специфіку Вашого бізнесу і знаємо що Вам необхідно для ефективного управління Вашою інформацією. Оцінюємо обсяг та типи Ваших документів і надаємо поради: які параметри варто врахувати при створенні е-Архіву для найлегшого, швидшкого і зручного управління документами. Ви визначаєте поля документів для індексації і подальшого пошуку документів, і рівень доступу Ваших співробітників до документів в е-Архіві.

Сканування документів

Ваші документи ми доставляємо в один з наших центрів сканування.

Дізнайтеся більше

Сканування документів

Інвестиції в потужне, професійне обладнання, дозволяють нам обробляти і переводити в електронний вид сотні тисяч документів щодня. Точність так само висока, як швидкість: тільки перевірені дані потрапляють до е-Архіву, і Ви працюєте з документами легко!

Послуги Сканування Та Цифрового Зберігання Документів

Індексування і завантаження в Архів

Після сканування кожен документ індексується, тобто описуються ключові дані документа для його подальшого швидкого пошуку в е-Архіві.

Дізнайтеся більше

Індексування і завантаження в Архів

Наприклад, дата, адреса офісу, департамент, ПІБ клієнта, номер договору і так далі. Після індексування документ завантажується в е-Архів. Дані документа можуть бути зчитані автоматично системою OCR (оптичного розпізнавання даних). Якщо ж потрібна інформація не може бути розпізнана автоматично, документи вручну індексують співробітники Центру введення даних. Тобто абсолютно будь-які документи можуть стати частиною е-Архіву.

Користування архівом

Як тільки документ був завантажений в е-Архів, Ваші співробітники можуть працювати з ним відповідно до свого рівня доступу: швидко знаходити, переглядати, зберігати на свій комп'ютер, роздруковувати і пересилати.

Дізнайтеся більше

Користування архівом

У е-Архіві закладений досить широкий функціонал редагування: можна виділяти фрагменти, додавати коментарі та мітки.

е-Архів ідеально підходить для швидкого узгодження документів всередині компанії: на електронному документі можна ставити штампи відділів і особистий підпис. При цьому зберігається уся історія роботи з документом і навіть його історія перегляду.

Доповнення і видалення документів

Архів будь-якої організації поповнюється буквально щодня.

Дізнайтеся більше

Доповнення і видалення документів

За потреби Ваші співробітники можуть самі відсканувати документ, проіндексувати його та оперативно додати в е-архів. Співробітники Вашої компанії з відповідним рівнем доступу можуть також видаляти документи з е-Архіву, якщо в них більше немає потреби.

Зберігання, повернення або знищення оригіналів

Ви самі вирішуєте, що станеться з документами після всіх цих кроків.

Дізнайтеся більше

Зберігання, повернення або знищення оригіналів

Після того, як паперові оригінали документів Вашої організації відскановані та завантажені в е-Архів, ми переміщуємо їх відповідно до Ваших вказівок: переносимо на зберігання в наші професійні архівні сховища або повертаємо Вам.

Супутні послуги

Послуги сканування та цифрового зберігання документів

Переведення бізнесу у цифровий формат і централізація даних

Архівне Зберігання Документів

Зберігайте та забезпечуйте захист Вашої інформації та активів у безпечних умовах, що відповідають усім вимогам.

Експертиза Цінності Документів

Замовляючи експертизу цінності документів в Iron Mountain, Ви працюєте, дотримуючись вимог законів про облік, комплектування, зберігання документів.

Конфіденційне зберігання жорстких дисків, магнітних стрічок та інших носіїв

Орієнтація на впровадження інновацій у бізнес. Дозвольте нам захистити Ваші дані.

Управління даними у хмарі Iron Cloud

Ваш надійний партнер для реалізації комплексної стратегії керування даними.

Конфіденційне знищення документів

Знищення документів на паперових носіях згідно з нормами, безпечним та економічно ефективним шляхом.

Ми даємо можливість легко розпочати роботу.

Надсилаючи цю форму, я погоджуюся з тим, що Iron Mountain може обробляти мої дані згідно з політикою конфіденційності Iron Mountain..

Чому Iron Mountain?

Ми маємо досвід і знання, щоб оптимізувати ваш бізнес, зберігаючи при цьому дані вашого підприємства та клієнтів у безпеці. Ми особливо пишаємося співпрацею з готельно-ресторанним бізнесом. Разом ми підносимо силу вашої роботи.

Про нас