e-Архів: електронний архів документів

Висока швидкість бізнес-процесів

Пошук будь-якого документу в е-Архіві займає буквально хвилину: усі необхідні дані для якісного обслуговування клієнтів і ефективної роботи з партнерами завжди під рукою. Через е-Архів можна оперативно отримувати узгодження всередині компанії і одразу ж пересилати електронні документи контрагентам.

Економія бюджету

Електронний архів документів звільняє дорогий офісний простір від паперів та позбавляє від необхідності управляти паперовими архівами. Робочий час співробітників використовується ефективно, пошук будь-яких документів займає хвилини. Доступ до єдиного архіву документів компанії з будь-якої філії та представництва скорочує операційні витрати. Швидке управління документами допомагає виключити виплату пені контрагентам і навіть отримати від них спеціальні умови.

Легке управління

Інтерфейс е-Архіву простий та інтуїтивно зрозумілий, Ви та Ваші співробітники можете приступити до роботи в е-Архіві одразу - без спеціальної підготовки або навчання. Будь-які документи Ви можете знайти за хвилину і прямо через е-Архів працювати з ними: редагувати їх, супроводжувати коментарями, завантажувати на свій комп'ютер, пересилати і роздруковувати, візувати і штампувати електронною печаткою.

Безпека даних

Усі дані е-Архіву зберігаються на захищених серверах Iron Mountain та завжди мають резервну копію. Усі співробітники Вашої компанії отримують авторизований доступ до е-Архіву, з різними рівнями повноважень - для перегляду, редагування, роздруку, пересилання і візування документів. Рівень доступу співробітників Ви визначаєте самостійно, а з урахуванням свого досвіду ми Вам можемо в цьому допомогти.

Повний контроль

З е-Архівом усі документи компанії знаходяться в одному місці. Легко контролювати їх наявність, рух і історію роботи з ними. е-Архів дозволяє навіть відстежити, які співробітники та в який час переглядали або редагували певний документ. Це виводить операційний контроль роботи компанії на новий рівень.

З будь-якого місця на будь-якому пристрої

Iron Mountain сканує Ваші документи та створює електронний архів, в якому Ви зможете знайти документ будь-якої давності легко. Ви вирішуєте де, коли, як і з якого пристрою Ви працюєте з Вашими документами, тому що ми забезпечимо Вам можливість працювати у будь-якому місці, у будь-який час, з будь-якого пристрою, зберігаючи конфіденційність!

Гнучке налаштування параметрів

е-Архів працює разом з Вами на досягнення цілей Вашого бізнесу. Документи індексуються для швидкого пошуку за необхідними саме Вам параметрами. Доступ до архіву регулюється відповідно до завдань і повноважень Ваших співробітників. Ви визначаєте, хто з Ваших співробітників до яких документів матиме доступ, і встановлюєте рівень доступу: від мінімального перегляду документу - до повного доступу, що включає завантаження і видалення документів з е-Архіву.

Електронний архів документів для величезних архівів

Технічні фахівці Iron Mountain упакують і перевезуть Ваші документи в наш Центр Управління Даними. Ми використовуємо високошвидкісні потокові сканери для створення цифрових копій будь-яких документів. Дані індексуються і розміщуються у Вашій новій електронній базі даних з оперативним доступом до них. Цей процес займає деякий час і доступний за ціною навіть для величезних архівів.

Простота використання системи електронного архіву

Для роботи з системою електронного архіву Вам не знадобиться нове обладнання, програмне забезпечення або додаткове навчання персоналу. Просто введіть логін та пароль і Ви зможете шукати, завантажувати, редагувати дані на власний розсуд. Ви можете навіть роздрукувати копії або відправити документи колегам.

Цілодобовий щоденний доступ до документів з будь-якого місця

Доступ до електронного архіву документів здійснюється через Інтернет, тому Ваш персонал отримує повну свободу доступу до загальних файлів з будь-якого офісу. Це також дозволяє співробітникам ефективно працювати вдома або у будь-якому іншому місці.

Безпека системи електронного архіву

Надаючи свої онлайн-сервіси, Iron Mountain використовує ті ж технології, що й банки, забезпечуючи підвищену безпеку електронного архіву своїх документів. Сертифікат SSL забезпечує зашифровану передачу даних. Крім того, Ваша база даних зберігається на спеціальному сервері, розташованому у Центрі управління, який охороняється. До нас звертаються клієнти практично з усіх галузей економіки, а рівень підтримки, що надається компанією Iron Mountain, відповідає статусу лідера ринку.

Створення електронного архіву не завадить Вашій роботі. В цілях дотримання законодавства Ви можете залишити деякі оригінали документів після їх сканування. Їх також можна передати на безпечне зберігання в Iron Mountain. Документи з терміном зберігання, який вже минув, можна знищити, скориставшись послугою конфіденційного знищення від Iron Mountain.