Експертиза Цінності Документів

Експертиза цінності документів

Згідно з чинним законодавством України та нормативними актами, встановлений чіткий порядок створення, реєстрації, обліку, зберігання документів, а також знищення документів та передачі документів до архіву.

Зберігання документів в організації забезпечити самостійно складно.

Компанії треба знати досконально усі типи своїх документів, для цього мінімум кожні 5 років треба оновлювати номенклатуру справ організації. Коли типи документів визначені, встановлюються терміни зберігання для кожного типу документу.

Терміни зберігання базових облікових документів організації вказані в "Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування і організацій", з вказівкою термінів зберігання. У Переліку є присутньою вказівка термінів зберігання для стандартних документів товариств з обмеженою відповідальністю, проте, наприклад, для документів організацій, зайнятих в медичній сфері існують окремі вказівки до термінів зберігання частини документів, те ж саме стосується і акціонерних товариств, компаній, які мають документи, що відносяться до архівного фонду України та ряду інших компаній і документів.

Для того, щоб систематизувати документи організації, які накопичились, за типом, сформувати справи, перевірити: чи усі потрібні документи про діяльність організації є у наявності в компанії, встановити терміни зберігання документів, скласти опис документів — здійснюється архівна обробка документів.

Архівна обробка документів включає безліч архівних робіт, у тому числі експертизу цінності документів.

Експертиза цінності проводиться для того, щоб точно визначити складову документу, його цінність, і встановити що треба робити з цими документами: зберігати документ в професійному архіві, передати документ на постійне зберігання в державний архів або конфіденційно знищити.

Цю складну і трудомістку процедуру повинен виконувати тільки професійний архівіст.

Архівісти Iron Mountain — професіонали, що мають багаторічний досвід архівної обробки документів різного типу компаній з усіх індустрій бізнесу. Послуги з архівної обробки документів замовляють у Iron Mountain як гіганти українського та міжнародного бізнесу, так і малі і середні організації. Замовте і Ви послугу експертизи цінності документів в Iron Mountain. Працюючи з Iron Mountain, Ви дотримуєтеся архівного законодавства України і захищаєте себе і свій бізнес від штрафів.

Відповідальність за облік та зберігання документів

Відповідальність за зберігання документів чітко встановлюється українським законодавством. Керівник організації несе цивільно-правову, адміністративну, а іноді і кримінальну відповідальність за терміни і порядок зберігання документів компанії, які регламентуються Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також "Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", які затверджені наказом Міністерства Юстиції України.

За невиконання зобов’язань зі зберігання документів, порушення встановлених порядків і термінів зберігання документів українським законодавством встановлена відповідальність, яка тягне накладення великих штрафів.

Керівник організації несе відповідальність за наявність усіх паперових документів в організації, зобов'язаний зберегти документи впродовж усього встановленого терміну зберігання і має право знищити документи конфіденційно після закінчення терміну зберігання документу.

Знищувати документи можна тільки після виділення справ до знищення, на підставі акту про знищення документів, який керівник підписує, погоджуючи їх знищення.

У разі перевірки, відсутність первинних облікових документів навіть за короткий період діяльності, може привести до штрафів, сума яких складає сотні тисяч гривень. І це за умови, якщо порушення не привело до заниження податкової бази.

Щоб уникнути вищезазначених та інших покарань, зберегти гроші організації і захистити керівників і співробітників від адміністративної, податкової або навіть кримінальної відповідальності, важливо мати документи бухгалтерського, кадрового обліку в повному обсязі, як і інші документи про діяльність організації, впродовж усього встановленого терміну зберігання.

Перевірити комплектність усіх документів можна за умови проведення експертизи цінності усіх документів організації. В результаті Ви точно знаєте які документи відсутні і приймаєте управлінське рішення, грунтуючись на результаті експертизи цінності документів.

Експертизу цінності документів повинні проводити тільки професійні і досвідчені архівісти.

В Iron Mountain працюють професіонали архівної справи. Експертизу цінності документів ми проводимо для організацій будь-якого типу, у будь-яких масштабах. Експертиза цінності документів проводиться архівістами завжди при виділенні справ до знищення і при передачі документів до державного архіву. Експертиза цінності документів обов'язкова для компаній, що ліквідуються, оскільки компанія передає документи тривалого і постійного терміну зберігання в державний архів, у тому числі і документи кадрового обліку, на підставі яких співробітникам організації нараховується пенсія. Накази та розрахункові відомості обов'язково мають бути сформовані і підшиті в справи співробітників.

Також експертиза цінності документів — краще рішення для прийому справ організації при зміні керівника. Керівник організації, що заступає на посаду, приймає документи згідно акту. Поставивши свій підпис на акті новий керівник несе повну відповідальність за наявність, а також правильний облік і зберігання документів, сформованих до моменту його вступу на посаду. Працюйте, дотримуючись закону — замовляйте послугу експертизи цінності документів в Iron Mountain. Експертизу своїх документів довіряйте тільки Iron Mountain, оскільки ми володіємо знаннями і маємо найбільший досвід надання архівних послуг компаніям з різних індустрій бізнесу. Після експертизи цінностей звільніть себе від складнощів забезпечення збереження усіх документів — передайте документи на зберігання в Архіви Iron Mountain. У професійних Архівах ми надійно, безпечно, конфіденційно збережемо документи упродовж всього терміну зберігання згідно із законом і більше — якщо Ви цього забажаєте.

Результат експертизи цінності документів Ви отримаєте одразу і у вигляді збереження грошей своєї компанії, оскільки частина документів буде виділена до знищення, і витрати на зберігання і обслуговування таких документів припиняться. Дотримання архівного, адміністративного, податкового законодавства, чиста репутація, відсутність штрафів, збереження коштів, особиста безпека керівника організації і посадовців, гарантію збереження документів Ви отримуєте, замовивши послугу експертизи цінності документів в Iron Mountain.

Чому Iron Mountain?

Ми маємо досвід і знання, щоб оптимізувати ваш бізнес, зберігаючи при цьому дані вашого підприємства та клієнтів у безпеці. Ми особливо пишаємося співпрацею з готельно-ресторанним бізнесом. Разом ми підносимо силу вашої роботи.

Про нас