InSight DXP

디지털 메일

우편물을 혁신하고. 비즈니스 가속화

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우편 업무 간소화 및 조직 간 사일로 전반의 데이터를 디지털 방식으로 연결

물리적 우편물에는 송장부터 법률 기록에 이르기까지 중요한 조직 정보가 포함되어 있습니다. 그러나 분산된 팀의 경우, 이러한 우편물을 수동으로 관리하는 것은 큰 골칫거리입니다. 비용이 많이 들고 오류가 발생하기 쉬우며 보안 위험도 있기 때문입니다. 이는 중요한 문서에 대한 신속한 조치를 지연시켜 재무 상태와 고객 관계를 위태롭게 할 뿐만 아니라, 모기지 승인이나 보험 청구 같은 핵심 워크플로우에 필요한 데이터에서 중요한 인사이트를 도출하지 못하게 합니다. 조직의 규모가 커질수록 이러한 문제들은 더욱 심화되어 운영을 효과적으로 확장하기가 어려워집니다.

Iron Mountain 디지털 메일로 우편 업무의 비효율성에서 벗어나세요. Iron Mountain 솔루션은 물리적 우편물을 실행 가능한 디지털 자산으로 전환하고 의도한 수신자나 지정된 워크플로우에 자동으로 전달합니다. 전체 여정에서 Iron Mountain은 단순히 문서를 스캔하여 전달하는 데 그치지 않습니다. 다른 솔루션과 달리, Iron Mountain의 접근 방식은 물리적 수령부터 파쇄, 비즈니스 성과로의 통합까지 모두 포괄하며, 전 과정을 감사 가능한 관리 체인을 통해 처리합니다.

FAQ 보기

Iron Mountain 디지털 메일로 우편 워크플로우 전자화, 자동화 및 통합

디지털 메일의 작동 방식

디지털 메일은 설정과 사용이 매우 간편합니다. Iron Mountain의 완전한 엔드 투 엔드 솔루션은 우편물 수거부터 폐기에 이르는 모든 과정을 감사 가능한 관리 체인을 통해 처리합니다.

우편물 리디렉션 및 수거 – Iron Mountain은 지정된 우편 서비스 위치로 우편물을 리디렉션한 후 안전하게 수거 및 운송합니다.
디지털화 및 저장 – 광범위한 교육을 받은 검증된 직원이 우편물을 디지털화하여 Iron Mountain의 안전한 클라우드 플랫폼인 Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform(DXP)에 저장합니다.
분류 및 라우팅 – 디지털 메일은 문서 유형별로 분류되고, 키워드가 추출되며, 비즈니스 규칙에 따라 수신자 또는 워크플로우로 자동 라우팅됩니다. 정확도를 높이기 위해 추가 맞춤형 키워드를 요청할 수 있습니다.
예외 처리 – 자동 라우팅되지 않은 우편물은 예외 관리자가 수동 검토하고 적절한 처리가 이루어지도록 플래그가 지정됩니다.
보안 역할 기반 권한 – 디지털 메일은 보안 네트워크를 통해 저장 및 전송 중에 암호화됩니다. 역할 기반 권한을 통해 승인된 사용자만 메일을 보고 공유할 수 있습니다. 사용자는 안전한 클라우드 플랫폼에서 전자화된 메일을 검색하고 액세스할 수 있습니다.
라이프사이클 관리 – 보관, 안전한 파쇄, 전자화된 메일 반송 등 물리적 자산과 디지털 자산에 대한 유연한 폐기 옵션을 제공합니다.

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솔루션의 실제 사례 보기

디지털 메일의 사용 목표

운영 간소화

AI 기반 자동화는 주요 데이터를 추출하고, 메일을 자동으로 라우팅하고, 메일 데이터를 핵심 비즈니스 프로세스 및 시스템에 원활하게 통합합니다.

보안 액세스 제공

역할 기반 액세스를 통해 승인된 사용자는 어디서나 더 효과적으로 협업할 수 있습니다.

운영 인사이트 확보

대시보드를 통해 성과 지표와 추세를 시각적으로 확인할 수 있습니다.

비용 절감

확장 가능한 솔루션으로 자본 지출과 총 소유 비용을 최소화하세요.

금융 거래 가속화

송장, 수표 및 청구 처리, 모기지 계약 체결 후 검증, 대출 개시 지원과 같은 핵심 워크플로우를 자동화하여 수표 입금 및 총계정원장 전기를 신속하게 처리하세요.

공급업체 통합

Iron Mountain은 우편물 수신 및 통합부터 최종 폐기까지 우편물의 전체 라이프사이클을 관리합니다.

자주 묻는 질문

디지털 메일과 관련해 자주 묻는 질문에 대한 답변을 제공해 드립니다.

Iron Mountain은 어떻게 우편물을 올바른 수신자에게 라우팅하나요?

각 사용자에게 개별 사서함을 할당하거나 특정 업무 및 문서 유형에 맞춤화된 사용자 그룹에 포함시킬 수 있습니다. 메일은 데이터 보안 규칙에 따라 식별 및 라우팅되어 적절한 개인 또는 팀으로 전달됩니다. Iron Mountain의 구현 팀은 귀사와 긴밀히 협력하여 데이터 보호 및 개인정보 보호를 유지하는 데 필요한 적절한 역할, 라우팅 논리 및 보안 조치를 수립합니다.

누가 내 우편물에 액세스할 수 있나요?

Iron Mountain의 구현 팀은 귀사와 만나 개인, 부서, 특정 워크플로우 등 조직에서 우편물을 어떻게 처리하고자 하는지 알아봅니다.

구현 과정에서 Iron Mountain은 사용자, 사용자 그룹 및 데이터 보안 규칙을 구성하여 적절한 사용자가 우편물에 접근할 수 있도록 합니다. 부재 중 전달 기능은 메일이나 작업을 동료에게 자동으로 전달합니다.

표준 라우팅 규칙을 따르지 않는 메일은 어떻게 되나요?

메일이 도착했지만 자동 라우팅 규칙이 올바른 라우팅을 완전히 처리하지 못하는 경우, 디지털 메일은 해당 메일을 예외 관리자에게 재라우팅하여 직관적인 도구를 사용해 검토하고 적절하게 재라우팅할 수 있도록 합니다. 이러한 간소화된 워크플로우는 업무 중단을 최소화하고, 문제 해결 속도를 높이며, 운영을 원활하게 유지합니다.

디지털 메일이 발신 메일을 지원하나요?

예. Iron Mountain은 콘텐츠 도구와 직접 통합하여 발신 메일을 간소화할 수 있도록 도와드립니다. 비용 효율적인 인쇄, 삽입, 우편 요금 처리 및 발송 서비스를 이용해 보세요. 모든 서비스는 실시간 추적 기능을 통해 분산된 팀 전체에서 완벽하게 파악할 수 있습니다.

우편물이 전자화된 후에는 어떻게 되나요?

다음을 포함해 조직의 정책에 맞는 폐기 옵션을 사용할 수 있습니다.