Vous affranchir du papier
Bénéficiez de conseils d‘experts, des processus et de l'infrastructure de numérisation d'Iron Mountain pour digitaliser votre courrier postal entrant grâce à notre réseau étendu de centres de dématérialisation.
Solutions Intelligentes de Traitement des Documents et d'Automatisation des Workflows
Salle de Courrier Digitale
Transformez votre courrier. Accélérez votre activité.
Contactez-nousVue d'ensemble
Gérez facilement et rapidement le courrier postal de votre entreprise
Le COVID-19 contraint les entreprises à repenser leurs processus quotidiens. Pour de nombreuses entreprises, l'accès aux sites est restreint si bien que les employés sont contraints de travailler depuis chez eux. Le courrier important, notamment les chèques de règlement et les lettres de crédit, continue d'être distribué, mais votre équipe n'est pas en mesure de réceptionner ces précieux plis postaux... Il est pourtant impératif que tout ce courrier ne s'entasse pas pendant cette période de crise et vous avez besoin d'une solution qui peut être déployée rapidement.
Associant l'expertise en numérisation de documents d'Iron Mountain à une infrastructure et un référentiel de stockage dans le Cloud sécurisés et modernes, notre service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant vous permet de continuer de consulter votre courrier postal critique en ces temps perturbés. Vous disposerez ainsi d'un accès centralisé à votre courrier postal et pouvez autoriser vos collaborateurs à le consulter à distance, ce qui renforcera la gouvernance, la sécurité et la confidentialité de votre capital informationnel.
Fonctionnalités et avantages du Service d’Urgence de Dématérialisation du Courrier Entrant
Le service de salle de courrier digital d'urgence est une solution sur abonnement qui permet aux entreprises de continuer de pouvoir accéder à leur courrier postal important. Ce service vous permet de :
Faire des recherches rapidement
Grâce à l'API Google Cloud Vision qui s'appuie sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), il est possible de rechercher en mode texte ou indexation l'intégralité du contenu de vos documents, et ce pour de nombreux types de fichiers et dans plus de 50 langues.
Protéger vos informations de manière fiable
Vos informations électroniques seront chiffrées au repos et pendant leur transmission sur un réseau sécurisé dont l'accès est restreint par des clés de chiffrement que votre entreprise est la seule à détenir et à gérer. Grâce à des permissions accordées en fonction de leur profil, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin.
Afin de profiter d'une classification et d'analyses de pointe basées sur le Machine Learning qui fournissent des informations exploitables pour prendre des décisions métier plus éclairées, vous pouvez passer à Iron Mountain InSight® Enterprise Edition, un service intégré à la même plateforme qui vous permet de poursuivre vos efforts de transformation digitale.
Service de Salle de Courrier Digitale
Transformez votre salle de courrier
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.
- Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
- Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
- Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
- Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
- Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible
En temps normal, notre service de salle de courrier digitale permet à votre entreprise de tendre vers un mode de travail toujours plus numérique. Destiné aux informations physiques et électroniques, ce service offre des fonctionnalités telles que le routage et le téléchargement du courrier vers les flux de travail automatisés de vos processus métier et vers vos systèmes de back-end, dont vos systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier
Prenez le contrôle de votre courrier entrant en vous appuyant sur l’automatisation. Le service de salle de courrier digitale est un système postal automatisé qui numérise et indexe vos documents à la volée et qui automatise la distribution du courrier dans les différents départements de votre entreprise. Avoir recours au même système pour le courrier papier et électronique vous permettra de normaliser le processus et de réduire les risques de non-conformité avec les politiques en place dans votre entreprise. Augmentez votre efficacité et prenez le contrôle de vos documents grâce à notre solution de salle de courrier digitale.
Avec le service de salle de courrier digitale, vous pourrez :
- Faciliter la prise de décision
- Suivre vos données avec précision
- Améliorer votre service clients
Comment ça marche ?
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.
- Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
- Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
- Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
- Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale
Rationaliser les opérations
L'automatisation par l'IA extrait les données clés, achemine automatiquement le courrier et intègre directement ces données dans vos processus et systèmes métier clés.
Fournir un accès sécurisé
L'accès basé sur les rôles permet aux utilisateurs autorisés de collaborer plus efficacement, n'importe où
Obtenir des informations opérationnelles
Les tableaux de bord présentent un affichage visuel des mesures et des tendances de performances
Automatiser les flux de travail de la Salle de Courrier Digitale pour renforcer la collaboration
Réduisez les dépenses d'investissement et le coût total de possession grâce à une solution évolutive
Accélérer les transactions financières
Automatisez vos flux de travail, comme le traitement des factures, des chèques et des demandes d'indemnisation, la validation des prêts hypothécaires après clôture et l'octroi de prêts, afin d'accélérer le dépôt des chèques et la comptabilisation dans le grand livre.
Consolider les fournisseurs
Iron Mountain gère l'ensemble du cycle de vie de votre courrier, de la réception et de l'intégration à la mise au rebut finale
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Traditionnelle
Processus manuels physiques
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan
Traditionnelle
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP)
Numérique
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
Intelligente
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration
- L'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Foire aux questions
Retrouvez ici les réponses aux questions fréquentes au sujet de la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Comment Iron Mountain s'assure-t-il que le courrier est acheminé vers les bons destinataires ?
Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d'un groupe d'utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction des règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l'équipe appropriée. L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d'acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.
Qu'advient-il des courriers qui ne respectent pas les règles d'acheminement standard ?
Lorsque le courrier arrive et que les règles d'acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, notre solution numérique pour le courrier le transfère en toute transparence vers le gestionnaire d'exceptions afin qu'il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l'aide d'outils intuitifs. Ce flux de travail rationalisé réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des opérations.
Qu'arrive-t-il à mon courrier une fois qu'il est dématérialisé ?
Nos services supplémentaires
Transformez votre environnement de travail avec Iron Mountain Clean Start
Optimisez l'espace disponible, réduisez les risques et renforcez votre responsabilité sociétale (RSE)
Numérisation de documents et stockage numérique
Accomplissez la transformation numérique de votre entreprise et centralisez vos informations
InSight Intelligent Document Processing
Numérisez, stockez, automatisez et déployez la puissance de vos données grâce à l'automatisation
Policy center
Découvrez à quel point la gestion des durées de conservation est facilitée lorsqu’un outil en ligne effectue les études juridiques pour vous.
Reporting et gestion de l'inventaire des documents et archives
Les différents types de documents peuvent nécessiter des stratégies différentes, notamment en ce qui concerne l'inventaire
Conservation d’archives sur site distant
Préservez et protégez vos documents dans des installations conformes et hautement sécurisées.
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