Rationaliser les opérations
L'automatisation par l'IA extrait les données clés, achemine automatiquement le courrier et intègre directement ces données dans vos processus et systèmes métier clés.
InSight DXP
Solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Transformez votre courrier. Accélérez votre activité.
Rationalisez le traitement du courrier et reliez vos données entre les silos de l'organisation
Le courrier entrant, physique ou numérique, renferme des informations critiques, des factures aux documents juridiques. Pour les équipes dispersées, la gestion manuelle de ce courrier est un véritable défi. C'est coûteux, sujet aux erreurs et risqué pour la sécurité. Cela retarde des décisions essentielles sur des documents importants, ce qui peut compromettre les finances et la relation client. Cela vous empêche aussi d'obtenir des informations clés à partir des données nécessaires à vos processus critiques, comme l'approbation de prêts hypothécaires ou le traitement des demandes d'indemnisation. Au fur et à mesure que votre entreprise s'agrandit, ces problèmes sont amplifiés, ce qui rend difficile l'évolution efficace de vos opérations.
Éliminez les inefficacités du courrier avec notre solution numérique pour le courrier. Notre solution transforme le courrier entrant en ressources numériques exploitables et l'achemine automatiquement vers le destinataire ou le flux de travail désigné. Dans le cadre d'un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de numériser et remettre les documents. Contrairement à d'autres solutions qui s'arrêtent là, notre approche est réellement complète : de la réception au traitement et à l'intégration dans vos objectifs métier, avec une chaîne de conservation entièrement auditable.
Comment ça marche ?
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.
- Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
- Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
- Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, , notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
- Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
Avec la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain, vous pouvez :
Fournir un accès sécurisé
L'accès basé sur les rôles permet aux utilisateurs autorisés de collaborer plus efficacement, n'importe où
Obtenir des informations opérationnelles
Les tableaux de bord présentent un affichage visuel des mesures et des tendances de performances
Réduire les coûts
Réduisez les dépenses d'investissement et le coût total de possession grâce à une solution évolutive
Accélérer les transactions financières
Automatisez vos flux de travail, comme le traitement des factures, des chèques et des demandes d'indemnisation, la validation des prêts hypothécaires après clôture et l'octroi de prêts, afin d'accélérer le dépôt des chèques et la comptabilisation dans le grand livre.
Consolider les fournisseurs
Iron Mountain gère l'ensemble du cycle de vie de votre courrier, de la réception et de l'intégration à la mise au rebut finale
Témoignages de clients
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Traditionnelle
Processus manuels physiques
Traditionnelle
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan. Ceci peut entraîner :
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Numérique
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP) qui implique :
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Intelligente
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration et l'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Foire aux questions
Retrouvez ici les réponses aux questions fréquentes au sujet de la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Comment Iron Mountain s'assure-t-il que le courrier est acheminé vers les bons destinataires ?
Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d'un groupe d'utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction des règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l'équipe appropriée. L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d'acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.
Qu'advient-il des courriers qui ne respectent pas les règles d'acheminement standard ?
Lorsque le courrier arrive et que les règles d'acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, notre solution numérique pour le courrier le transfère en toute transparence vers le gestionnaire d'exceptions afin qu'il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l'aide d'outils intuitifs. Ce flux de travail rationalisé réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des opérations.
Qu'arrive-t-il à mon courrier une fois qu'il est dématérialisé ?
Des options de disposition respectant les politiques de votre organisation sont disponibles, notamment :
- le renvoi du courrier physique à votre adresse
- le stockage du courrier physique dans un centre d'archivage Iron Mountain
- la destruction sécurisée du courrier physique.
Ressources associées
Nos services supplémentaires
Nous sommes là pour vous aider.
Formulaire de contact
Remplissez ce formulaire pour qu'un spécialiste Iron Mountain vous contacte le jour ouvré suivant.
Courrier électronique
Envoyez-nous un message et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.
Téléphone
Contactez l'un de nos experts qui vous proposera des solutions adaptées à vos besoins