Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

Iron Mountain Smart Sort

Triez, organisez et gérez vos documents physiques à grande échelle

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Déméler l'amalgame

Les dossiers mélangés et les documents désorganisés sont un problème et ils augmentent notamment les coûts de conservation ainsi que les risques de découverte et de litige tout en perturbant le flux des informations critiques.

Et si vous pouviez remettre de l'ordre dans vos dossiers mélangés et savoir lesquels conserver ou détruire de manière justifiée ou encore lesquels dématérialiser ou communiquer dans le cadre d'une scission, d'un contentieux ou de tout autre besoin métier ? Et si vous pouviez faire tout cela sans mettre en place un projet de découverte à la fois complexe et exigeant en ressources ?

C'est ce que vous propose Iron Mountain avec Smart Sort, une solution à la fois simple et économique pour reprendre le contrôle de votre patrimoine documentaire.

Fonctionnement d'Iron Mountain Smart Sort

Fonctionnement d'Iron Mountain Smart Sort

Avantages d’Iron Mountain Smart Sort

Trouvez des documents de manière rapide et précise

Prenez des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser.

Réduisez le coût et le risque lié à la conservation des documents

Soutenez les reconfigurations et fermetures de bureaux

Accélérez la transformation numérique

Gérez rapidement les fusions, acquisitions et scissions


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Découvrez comment Smart Sort peut aider votre entreprisemountain ranges

Dossiers médicaux

Grâce à Iron Mountain Smart Sort, un hôpital réduit ses coûts de conservation des documents et renforce sa visibilité et sa conformité

Découvrez comment un centre médical américain d'envergure à libéré de l'espace pour les soins aux patients en délocalisant ses documents papier. Découvrez comment il s'est appuyé sur Iron Mountain Smart Sort pour trier, réorganiser et éliminer des dossiers avant de faire migrer son patrimoine documentaire. L'établissement a ainsi renforcé sa visibilité sur son patrimoine et économisé plus d'un million d'euros sur les coûts de conservation.

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Un prestataire de soins de santé utilise Smart Sort pour réduire les coûts/risques liés à la conservation des documents

Découvrez comment un prestataire de santé privé et d'envergure s'est appuyé sur la solution Smart Sort Iron Mountain pour trier et organiser l'ensemble de son patrimoine documentaire en déployant un processus de destruction justifiée pour la totalité de ses documents actuels et futurs. Il a ainsi pu renforcer sa conformité, améliorer la précision de son patrimoine, réduire le risque et diminuer les coûts de conservation de 40 à 50 %.

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Iron Mountain Smart Sort facilite une scission d'entreprise

Découvrez comment un assureur d'envergure investi dans une scission majeure s'est appuyé sur Iron Mountain Smart Sort pour déterminer rapidement quels documents métier conserver et éliminer. Grâce à Smart Sort, le projet s'est terminé plus vite que prévu et à moindre coût, sans mobiliser les ressources internes de l'entreprise.

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Questions fréquemment posées

La solution Smart Sort est-elle réservée aux documents conservés chez Iron Mountain ?
Nous pouvons exécuter un projet Smart Sort sur votre site ou bien chez nous.
Et si mes documents sont conservés sur de nombreux sites et chez différents fournisseurs ?
Nous consoliderons votre patrimoine documentaire sur un site Iron Mountain avant de lancer le projet Smart Sort. À l'issue du projet, nous stockerons uniquement les documents que vous souhaitez conserver. Le processus Smart Sort identifie les dossiers ayant atteint leur date limite de conservation et qui peuvent être détruits de manière justifiée. Grâce à un patrimoine documentaire nettoyé, vous réduisez vos coûts en ne payant que pour garder les dossiers qui doivent être conservés pour des questions de conformité.
Quelles sont les conditions pour lancer un projet Smart Sort ?
Nous avons besoin d'informations issues de vos applications métier principales (index patients maître, système de gestion des contrats d'assurance ou des prêts, système de gestion des litiges, etc.) et d'un programme de conservation des dossiers à jour.
Smart Sort prend-t-il en charge différentes politiques de conservation des documents et différents types de documents ?
Oui, chaque projet s’adapte à vos politiques de conservation des documents et à vos besoins spécifiques.
Quels types de document sont recommandés et non indiqués pour un projet Smart Sort ?
  • Un projet Smart Sort sera optimisé pour des documents métier qui mentionnent des règles de conservation par date d'événement, par exemple des dossiers de prêt, des contrats d'assurance, des déclarations de sinistre, des dossiers médicaux, des litiges ou des documents RH.
  • Les documents internes/métier ne sont pas conseillés (bulletins de paie, factures, etc.).
Dois-je utiliser Smart Sort sur l'ensemble de mon patrimoine documentaire ou puis-je adopter une stratégie par étapes ?
Choisissez comment vous souhaitez procéder et le projet sera personnalisé en fonction de vos exigences, objectifs et de votre budget.
J'ai besoin d'un processus justifiable pour la destruction des documents. Comment Smart Sort peut-il m'aider ?
  • Le processus Smart Sort s'appuie sur votre programme et sur vos règles de conservation afin de créer une méthodologie pour l'examen et le traitement des dossiers. Cette approche à base de règles nous permet de fournir un résultat à la fois homogène et justifié.
  • À l'issue du processus Smart Sort, vous recevrez un rapport qui vous donne une visibilité au niveau de chaque dossier ainsi que le statut de mise au rebut de chaque document. Ce rapport vous permet de justifier les actions réalisées sur chaque dossier.

Nous facilitons les choses.

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