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Traditionnelle
Processus manuels physiques
InSight DXP
Solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Transformez votre courrier. Accélérez votre activité.
Simplifiez le traitement du courrier et décloisonnez les données de votre organisation
Le courrier entrant, physique ou numérique, renferme des informations critiques, des factures aux documents juridiques. Pour les équipes dispersées, la gestion manuelle de ce courrier est un véritable défi. C'est coûteux, sujet aux erreurs et risqué pour la sécurité. Cela retarde des décisions essentielles sur des documents importants, ce qui peut compromettre les finances et la relation client. Cela vous empêche aussi d'obtenir des informations clés à partir des données nécessaires à vos processus critiques, comme l'approbation de prêts hypothécaires ou le traitement des demandes d'indemnisation. Au fur et à mesure que votre entreprise s'agrandit, ces problèmes sont amplifiés, ce qui rend difficile l'évolution efficace de vos opérations.
Éliminez les inefficacités du courrier avec notre solution numérique pour le courrier. Notre solution SaaS (Software-as-a-Service) transforme le courrier physique en actifs numériques exploitables. Elle s'appuie sur le traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l'IA pour automatiser les flux de travail axés sur les documents. Dans le cadre d'un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de numériser et d'acheminer les documents. Contrairement à d'autres solutions qui s'arrêtent là, notre approche est véritablement complète, allant de la réception physique à la destruction et à l'intégration dans vos processus métiers, le tout avec une chaîne de traçabilité auditable.
What is a digital mailroom?
Iron Mountain digital mailroom solution is a software as a service (SaaS) offering that enables you to enhance operational efficiency by digitising physical mail to provide secure access and retrieval for your employees, automating document-centric processes, and connecting your data across platforms.
Traditional mailrooms rely on manual systems and processes that are labour intensive and prone to human error. As organisations consider downsising and/or optimising real estate space, they need to streamline operations and connect data across business silos. Iron Mountain can help.
Avec la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain, vous pouvez :
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Explore plus
Traditionnelle
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan. Ceci peut entraîner :
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Numérique
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP) qui implique :
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Intelligente
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration et l'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Foire aux questions
Retrouvez ici les réponses aux questions fréquentes au sujet de la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Comment Iron Mountain s'assure-t-il que le courrier est acheminé vers les bons destinataires ?
Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d'un groupe d'utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction des règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l'équipe appropriée. L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d'acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.
Qu'advient-il des courriers qui ne respectent pas les règles d'acheminement standard ?
Lorsque le courrier arrive et que les règles d'acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, notre solution numérique pour le courrier le transfère en toute transparence vers le gestionnaire d'exceptions afin qu'il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l'aide d'outils intuitifs. Ce flux de travail rationalisé réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des opérations.
Qu'arrive-t-il à mon courrier une fois qu'il est dématérialisé ?
Des options de disposition respectant les politiques de votre organisation sont disponibles, notamment :
- le renvoi du courrier physique à votre adresse
- le stockage du courrier physique dans un centre d'archivage Iron Mountain
- la destruction sécurisée du courrier physique.
