SOLUTION SMART SORT D'IRON MOUNTAIN
SOLUTION SMART SORT D'IRON MOUNTAIN
TRIER LES DOSSIERS MÉLANGÉS
Les dossiers mélangés et les documents désorganisés ne sont pas seulement une nuisance. Ils constituent un handicap qui peut gonfler les coûts de conservation, augmenter les risques de recherche et de litige et entraver le flux d'informations essentielles.
Mais que se passerait-il si vous pouviez organiser efficacement vos fichiers mélangés et savoir ce qu'il faut conserver, détruire de manière justifiable, numériser ou fournir pour un dessaisissement, une affaire juridique ou tout autre besoin de votre entreprise? Que diriez-vous si vous pouviez faire toutes ces tâches sans un projet de recherche complexe et laborieux?
Smart Sort d'Iron Mountain vous permet de le faire. Smart Sort est une solution simple et économique pour vous aider à prendre enfin le contrôle de votre stock de documents.
COMMENT FONCTIONNE LA SOLUTION SMART SORT D'IRON MOUNTAIN?
AVANT
Les dossiers mélangés et la complexité des dates d'événements vous empêchent de prendre des décisions défendables concernant votre stock de documents.
Prenez des décisions sur les documents à conserver, détruire ou numériser.
PROCESSUS SMART SORT
- Sortez tous les dossiers du carton.
- Numériser/entrez l'identifiant du dossier et obtenez un résultat de tri instantané.
- Triez et réorganisez les dossiers par dates de destruction, type de document, identifiant unique ou tout autre critère utile.
APRÈS
À la fin de votre projet Smart Sort, vous aurez une visibilité complète sur votre stock de dossiers à jour qui vous permettra de trouver rapidement ce dont vous avez besoin et d'activer un processus d'élimination continu et justifiable.
AVANTAGES DE SMART SORT D'IRON MOUNTAIN
✓ Trouver des documents rapidement et avec précision✓ Prendre des décisions justifiables sur les documents à conserver, détruire ou numériser
✓ Réduire les coûts et les risques liés à la conservation des documents
✓ Faciliter les reconfigurations et les fermetures de bureaux
✓ Accélérer la transformation numérique
✓ Naviguer rapidement dans les fusions, les acquisitions et les dessaisissements
Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts
Prenez le contrôle de votre inventaire de documents avec Smart Sort d'Iron Mountain
FOIRE AUX QUESTIONS
Nous pouvons exécuter un projet Smart Sort dans votre établissement ou dans le nôtre.
Nous consoliderons le stock dans une installation d'Iron Mountain, puis nous mènerons le projet Smart Sort. À la fin du projet, nous entreposons uniquement les dossiers qui doivent être conservés. Le processus Smart Sort identifie les dossiers qui ont satisfait aux exigences de conservation et qui peuvent être détruits de manière défendable. Avec un stock nettoyé, vous pouvez réduire vos coûts d'entreposage en conservant uniquement les fichiers qui doivent l'être pour les exigences de conformité.
Nous avons besoin d'informations provenant de votre application métier principale (index principal des patients, système de gestion des politiques ou des prêts, système de gestion des dossiers, etc.) et d'un calendrier de conservation des documents à jour.
Oui, chaque projet est personnalisé en fonction de vos politiques de conservation des documents et de vos exigences spécifiques.
- Vous tirerez le plus grand profit d'un projet Smart Sort avec les documents essentiels de l'entreprise soumis à des règles de conservation en fonction de la date de l'événement (prêts, polices, réclamations, dossiers de patients, dossiers d'affaires, dossiers des RH, etc.
- Les documents généraux et commerciaux de l'entreprise ne sont pas recommandés (dossiers de paie, factures, etc.).
Vous choisissez votre manière de procéder, et le projet sera personnalisé en fonction de vos besoins, de vos objectifs et de votre budget.
- Le processus Smart Sort s'appuie sur votre calendrier et vos règles de conservation pour créer une méthodologie standardisée d'examen et de traitement des dossiers. Cette approche basée sur des règles nous permet de fournir un résultat cohérent et justifiable.
- À la fin du processus Smart Sort, nous fournirons un rapport qui vous donnera une visibilité au niveau des dossiers et l'élimination correspondante pour chaque dossier. Ce rapport vous permet de défendre les actions menées sur chaque dossier.
- For more information, please read SMART SORT PROVIDES A PATH TO DEFENSIBLE DISPOSITION.
EN SAVOIR PLUS SUR NOTRE SUITE DE SERVICES
Conservation d’archives sur site distant
Déchiquetage sécurisé
Numérisation des documents
COMMUNIQUEZ AVEC IRON MOUNTAIN
Notre section Service à la clientèle peut aider à donner des réponses à vos questions dès que possible, et n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.
COMMUNIQUEZ AVEC IRON MOUNTAIN
Notre section Service à la clientèle peut aider à donner des réponses à vos questions dès que possible, et n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.