IM worker accessing ecoboxes

Turvallista Arkistointia

Säilytä ja suojaa asiakirjasi nykyaikaisissa, turvallisissa ja vaatimustenmukaisissa arkistointiloissa.

Ota meihin yhteyttä

Luota tiedonhallinnan asiantuntijoihin

Asiakirjat ja tiedot ovat jokaisen organisaation elinehto. Kirjanpito, laskut, kuitit, sopimukset ja potilaskertomukset ovat vain muutamia esimerkkejä asiakirjoista, joita yrityksissä käsitellään päivittäin. Monet näistä asiakirjoista on eri lakien ja asetusten mukaan arkistoitava tietyn määrän vuosia, ja myös tietojen arkistointitavoista on sääntöjä ja vaatimuksia. Tiedonhallintaa voi olla hankala seurata itse, koska vaatimukset vaihtelee sen mukaan, minkä tyyppisestä tiedosta on kyse. Se on myös aikaa vievää ja kallista.

Me Iron Mountainilla tiedämme, mitä yrityksesi arvokkaiden resurssien hallinta ja suojaaminen vaatii. Tiedonhallinnan asiantuntijamme auttavat sinua arkistoinnin jokaisessa vaiheessa. Asiakirjojen ollessa turvallisessa säilytyksessä, ReQuest Web-asiakasportaalimme kautta saat täyden näkyvyyden arkistoituihin tietoihin, joten pystyt paikantamaan ja hakemaan tietosi tarvittaessa nopeasti.

Arkisto, Jonka Turvallisuus on Taattu

Kun säilytät arkistosi meillä, voit aina olla varma, että asiakirjasi ovat turvallisessa tallessa. Iron Mountainilla noudatetaan seuraavia tärkeimpiä vaatimuksia:

  • Hälytyksillä varustetut ovet ja portit, joita kamerat valvovat ympäri vuorokauden.
  • Murto- ja palohälyttimet on yhdistetty suoraan hälytyskeskukseen.
  • Käytössämme on nykyaikaiset palohälyttimet ja palontorjuntatoimenpiteet.
  • Kattava ympäristövalvonta suojaa arkistoitavia asiakirjoja ulkoisilta uhkatekijöiltä.
  • Arkistomateriaali pystytään täysin jäljittämään.
  • Henkilökuntamme on turvallisuuskoulutettu ja käytössämme on sertifioidut työmenetelmät.

Arkistonhallinnan Kumppani, Johon Voit Luottaa

Yrityksesi tärkeimpien tietojen arkistointi voi olla arkaluonteista. Siksi Iron Mountain suhtautuu riskeihin erittäin vakavasti ja noudattaa tiukkoja turvallisuuskäytäntöjä. Teemme perusteelliset taustatarkastukset kaikille työntekijöillemme ja annamme aina vankan turvallisuuskoulutuksen asiakirjojen ja tietojen hallinnasta, jotta voimme ylläpitää mahdollisimman korkeat turvallisuusstandardit. Teemme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa, joten huolehdimme kaikesta, mitä haluat arkistoida, ja sinulla on suora pääsy tietoihin verkkopohjaisen asiakasportaalimme kautta.

Benefits of storing physical documents in an offsite commercial records centre

Arkistointi Täydellä Jäljitettävyydellä

Me Iron Mountainilla olemme tehneet arkistoinnista helppoa, jotta voit keskittyä täysin yrityksesi ydinliiketoimintaan. Hoidamme koko prosessin puolestasi, ja saat kaikkien asiakirjojen täydellisen jäljitettävyyden, jotta löydät tarvitsemasi tiedot nopeasti ja tehokkaasti.

Arkistointiprosessimme etenee seuraavanlaisesti:

  • Räätälöimme arkistointiratkaisun organisaatiosi tarpeisiin tiiviissä yhteistyössä kanssasi.
  • Asiantuntijamme käy kanssasi läpi arkistointiprosessin ja näyttää, miten voit käyttää verkkopohjaista asiakasportaaliamme arkistoitujen asiakirjojen nouto- ja toimitusaikataulua varten.
  • Kun olet varannut noudon, pakkaat arkistoitavat tiedot Iron Mountainin vakiolaatikoihin, jotka on suunniteltu erityisesti pitkäaikaissäilytykseen. Jos haluat tehdä prosessin itsellesi vieläkin helpommaksi, voimme myös
  • pakata arkistoidut asiakirjat puolestasi.
  • Laitamme jokaiseen kansioon ja laatikkoon yksilöllisen viivakoodin, jonka avulla sinun on helppo löytää etsimäsi tiedot silloin, kun niitä etsit.
  • Kuljettajamme, joilla on laaja kokemus erityyppisistä toimituksista suurimmissa kaupungeissa ja eri puolilla maata, tulevat noutamaan laatikot, jotka voidaan sitten jäljittää RFID-tekniikan avulla.
  • Jokaisen laatikon viivakoodi skannataan, kun se lähtee toimipisteestänne, kun se lastataan turvalliseen kuljetusautoon ja kun se sijoitetaan arkistoomme - näin voimme varmistaa, ettei laatikoita häviä matkan varrella.

Pääsy Arkistoituihin Tietoihin Verkossa

Verkkopohjainen asiakasportaalimme ReQuest Web antaa sinulle täydellisen yleiskuvan asiakirjoistasi, ja voit hallita niitä helposti ja kätevästi verkossa. Koska jokainen kansio ja laatikko on viivakoodattu, skannattu ja indeksoitu järjestelmäämme, voit helposti etsiä tiettyjä arkistoituja asiakirjoja muutamalla klikkauksella. Voit valita, toimitetaanko kokonaisia laatikoita tai kansioita suoraan toimistoosi tai halutessasi voit myös pyytää, että tietyt asiakirjat lähetetään sinulle digitaalisesti

IM Smart Sort Process, featuring IM employee in warehouse

Paljon Muutakin Kuin Pelkkä Arkistohotelli

Arkistopalvelumme on paljon muutakin kuin pelkkä arkistohotelli. Pystymme tukemaan teitä useassa arkistoinnin eri vaiheessa, esimerkiksi:

  • Kirjanpitoaineiston arkistointi - Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Tiedot on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. Meillä Iron Mountainilla on useita kirjanpitoaineiston arkistointi- ja tiedonhallintaratkaisuja, jotka varmistavat, että arkistointi tapahtuu aina asianmukaisesti.
  • Henkilöstöasiakirjojen arkistointi - Henkilöstöasiakirjat sisältävät usein arkaluonteisia henkilötietoja, joten arkistoinnissa on otettava huomioon GDPR-asetukset. Olemme henkilöstöasiakirjojen arkistoinnin asiantuntijoita ja täysin tietoisia GDPR- ja eri lakeihin liittyvistä vaatimuksista.
  • Skannattujen laskujen arkistointi - Voimme auttaa sinua skannaamaan ja tarvittaessa tietoturvallisesti tuhoamaan alkuperäiset fyysiset laskut.
  • Potilasasiakirjojen arkistointi - Potilasasiakirjoja ja sairaskertomuksia tulisi pääsääntöisesti säilyttää 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Nämä tiedot on säilytettävä turvallisesti ja suojatusti siten, etteivät asiattomat pääse niihin käsiksi.
  • Julkisten asiakirjojen arkistointi - Julkisten asiakirjojen arkistoinnista huolehtii ensisijaisesti asiakirjasta vastaava viranomainen. Lain mukaan julkisten asiakirjojen säilytysaikaa ei ole määritelty, vaan arkistotoimen tehtävänä on määritellä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Iron Mountainin asiantuntijat voivat tulla paikan päälle ja auttaa sinua laatimaan arkistointisuunnitelman ja luomaan sekä fyysiset että digitaaliset prosessit tehokasta arkistointia varten.

Projektiratkaisut Arkistonhallintaan

Kokenut ja koulutettu henkilöstömme voi auttaa sinua toteuttamaan suuria kertaluonteisia hankkeita tai toimia yhteistyökumppanina jatkuvissa arkistohallinnoinnin toimeksiannoissa. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä projekteista, joissa voimme auttaa:
secure truck

Arkistojen siirtäminen

Iron Mountainin kokenut henkilökunta voi auttaa seulomaan, pakkaamaan ja kuljettamaan halutut laatikot ja arkistoaineistot tiloistasi Iron Mountainin turvallisiin säilytystiloihin.

sitad truck

Asiakirjojen turvallinen tuhoaminen

Asiakirjojen säilöminen ja tuhoaminen tulisi olla suunnitelmallista. Me Iron Mountainilla voimme auttaa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kun on aineistojen tuhoamisen aika, hoidamme tietoturvallisen tuhoamisen, jonka jälkeen saat tuhoamistodistuksen.

server

Arkiston auditointi

On tärkeää tietää, mitä arkistoissasi on auditointia tai muuta vastaavaa tarkistusta varten. Sinulla on mahdollista toteuttaa auditointi Iron Mountainin tiloissa ja voimme auttaa kaikissa auditoinnin eri vaiheissa, kuten inventaariossa ja materiaalien käsittelyssä.

laptop with files

Asiakirjojen palauttaminen

Voimme auttaa erinäisistä luonnonkatastrofeista tai inhimillisistä ihmisten aiheuttamista vahingoista vaurioituneiden asiakirjojen kuivauksessa ja kunnostuksessa.

Alan Johtava Tiedonhallinnan Toimija

Iron Mountain on alan johtava säilytys- ja tiedonhallintapalvelujen tarjoaja. Fyysisten arkistopalveluiden lisäksi meillä on useita digitaalisia palveluja, jotka helpottavat asiakirjojen hallintaa ja tehostavat yrityksesi työtä. Tarjoamme digitaalisia arkistointi-, varastointi- ja logistiikkaratkaisuja sekä tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävän Iron Mountain InSight® -sisältöpalvelualustan, joka auttaa sinua saamaan maksimaalisen hyödyn tiedoistasi.

Haluatko Kuulla Lisää Asiakirjojen Tehokkaasta Hallinnasta Ja Arkistoinnista?


Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan tästä

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.

Ota yhteyttä

paper and pen

Ota yhteyttä

Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ota yhteyttä
laptop profile screen

Kirjautuminen ja laskun maksaminen

Kirjaudu tilillesi tai opi luomaan tili.
Aloita
customer service

Tukipalvelu

Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Pyydä tukea
ringing telephone

Soita myyntitiimille

Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.
+358 9 8256 020