Contactați-ne
+40724163182
InSight DXP
Cum funcționează Digital Mail?
Digital Mail este ușor de configurat și de utilizat. Soluția noastră completă include totul, de la preluarea corespondenței fizice sau digitale până la eliminare, cu un lanț de custodie verificabil pe tot parcursul.
- Redirecționarea și preluarea corespondenței: după redirecționarea corespondenței către o unitate desemnată de servicii poștale, Iron Mountain o ridică și o transportă în siguranță.
- Digitalizare și stocare: corespondența dvs. este digitalizată de angajații noștri bine pregătiți și stocată pe platforma noastră protejată din cloud, Iron Mountain InSight®.
- Clasificare și dirijare: Iron Mountain Digital Mail identifică și clasifică tipurile de documente și extrage metadatele-cheie pentru a genera reguli de dirijare inteligente. Corespondența este direcționată automat către destinatari sau fluxuri de lucru pe baza regulilor companiei dvs. Puteți solicita mai multe cuvinte-cheie adaptate pentru a spori precizia.
- Prelucrarea excepțiilor: pentru a reduce și mai mult intervenția manuală, agenții IA învață din deciziile umane, pentru a perfecționa regulile de gestionare a excepțiilor și a gestiona independent situații similare.
- Permisiuni sigure bazate pe roluri: Digital Mail este criptată în repaus și în tranzit într-o rețea protejată. Permisiunile bazate pe roluri le permit numai utilizatorilor autorizați să vizualizeze și să trimită corespondența. Utilizatorii pot căuta și accesa corespondența digitalizată pe platforma noastră protejată din cloud.
- Gestionare pe parcursul ciclului de viață: oferim opțiuni flexibile de eliminare pentru activele fizice și digitale, precum stocarea, distrugerea în siguranță sau returnarea corespondenței digitalizate înapoi la dvs.
Servicii extinse
- Asistență pentru corespondența trimisă: Putem simplifica corespondența trimisă prin armonizarea cu instrumentele dvs. de conținut, făcând posibile imprimarea eficientă, inserarea și serviciile de expediere urmărite în timp real.
- Guvernanța informațiilor: Pentru corespondența digitalizată se pun sistematic în aplicare politicile privind păstrarea și confidențialitatea datelor.
Cu Digital Mail veți putea:
Parteneri strategici globali
Soluțiile noastre digitale pot funcționa în orice mediu cloud cu disponibilitate pe piață. Colaborăm cu furnizori de cloud de top pentru o integrare ușoară în infrastructura dvs. IT existentă. Iron Mountain InSight DXP este disponibilă pentru AWS, Google Cloud și Microsoft Azure.
Întrebări frecvente
Vă ajutăm cu răspunsuri la unele dintre cele mai frecvente întrebări despre Digital Mail.
Cum asigură Iron Mountain direcționarea corespondenței către destinatarii corecți?
Fiecărui utilizator i se poate atribui o căsuță poștală individuală și/sau poate face parte dintr-un grup de utilizatori adaptat la anumite sarcini și tipuri de documente. Corespondența este identificată și direcționată pe baza regulilor de securitate a datelor concepute să o dirijeze către persoana sau echipa corespunzătoare. Echipa de implementare de la Iron Mountain colaborează îndeaproape cu organizația dvs. pentru a stabili rolurile adecvate, logica de dirijare și măsurile de securitate necesare pentru a asigura protecția și confidențialitatea datelor.
Cine îmi poate accesa corespondența?
Echipa de implementare de la Iron Mountain discută cu organizația dvs. pentru a afla cum doriți să gestionați corespondența: după persoană, după departament sau după un anumit flux de lucru.
În timpul implementării, Iron Mountain configurează utilizatorii, grupurile de utilizatori și regulile de securitate a datelor, oferindu-le persoanelor potrivite acces la corespondență. În cazul absenței de la serviciu, corespondența sau sarcinile sunt redirecționate automat către un coleg.
Ce se întâmplă cu corespondența care nu respectă regulile de dirijare standard?
Când sosește corespondența și regulile de dirijare automată nu reușesc să o direcționeze corect, Digital Mail o redirecționează fără probleme către modulul de gestionare a excepțiilor pentru a fi verificată și redirecționată corespunzător cu instrumente intuitive. Acest flux de lucru optimizat reduce întreruperile, accelerează rezolvările și ajută operațiunile să se desfășoare în continuare fără probleme.
Ce se întâmplă cu corespondența noastră după ce este digitalizată?
Servicii conexe:
InSight DXP
Accesați informațiile de pe o platformă unificată, automatizată și securizată
InSight Intelligent Document Processing
Automatizați fluxurile de lucru din back-office, reduceți povara pentru echipa IT, evitați investițiile de capital și reduceți costurile operaționale cu procesarea inteligentă a documentelor și automatizarea fluxurilor de lucru Iron Mountain.
