Solution de gestion du courrier numérique

InSight DXP

Transformez votre courrier, accélérez votre entreprise

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Rationalisez les opérations de traitement du courrier et connectez les données numériquement entre les vases clos organisationnels

Le courrier physique contient des informations essentielles pour l’organisation, qu’il s’agisse de factures ou de documents juridiques. Cependant, pour les équipes dispersées, la gestion manuelle de ce courrier est un véritable casse-tête. Elle est coûteuse, sujette aux erreurs et présente un risque pour la sécurité. Cela retarde non seulement les interventions cruciales sur des documents importants, ce qui peut compromettre les finances et les relations avec les clients, mais vous empêche également d’obtenir des informations clés à partir des données nécessaires aux flux de travail essentiels, comme les approbations de prêts hypothécaires et les demandes d’indemnisation. Au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit, ces problèmes sont tout simplement amplifiés, ce qui rend difficile l’évolution efficace de vos opérations.

Dites adieu aux inefficacités liées au courrier grâce à la solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain. Notre solution transforme le courrier physique en ressources numériques exploitables et l’achemine automatiquement vers le destinataire ou le flux de travail désigné. Dans le cadre d’un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de numériser les documents et de les remettre aux destinataires. Contrairement à d’autres solutions qui s’arrêtent là, notre approche est véritablement complète, allant de la réception physique à la destruction et à l’intégration dans vos résultats commerciaux, le tout avec une chaîne de traçabilité vérifiable.

Consultez notre FAQ

Numérisez, automatisez et intégrez vos flux de traitement de courrier grâce à la solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain

Comment fonctionne la solution de gestion du courrier numérique d’Iron Mountain?

La solution de gestion du courrier numérique est aussi facile à configurer qu’à utiliser. Notre solution complète de bout en bout gère tout, de la collecte du courrier à sa destruction, le tout avec une chaîne de traçabilité vérifiable.

Redirection et cueillette du courrier : après avoir redirigé votre courrier vers un service postal désigné, Iron Mountain le recueille et le transporte en toute sécurité.
Numérisation et stockage : votre courrier est numérisé par nos employés qualifiés et hautement formés, puis stocké sur notre plateforme infonuagique sécurisée d'expérience numérique InSight® (DXP) d'Iron Mountain.
Classification et acheminement : le courrier numérique est classé par type de document, les mots-clés sont extraits et le courrier est automatiquement acheminé vers les destinataires ou les flux de travail en fonction des règles de votre entreprise. Vous pouvez demander des mots-clés personnalisés supplémentaires pour améliorer la précision.
Traitement des exceptions : le courrier qui n’est pas acheminé automatiquement est signalé pour examen manuel par votre gestionnaire d’exceptions, ce qui facilite le traitement.
Autorisations sécurisées basées sur les rôles : le courrier numérique est chiffré au repos et pendant la transmission sur un réseau sécurisé. Les autorisations basées sur les rôles permettent uniquement aux utilisateurs autorisés d’afficher et de partager le courrier. Les utilisateurs peuvent rechercher le courrier numérisé et y accéder par l’intermédiaire de notre plateforme infonuagique sécurisée.
Gestion du cycle de vie : nous proposons des options de destruction flexibles pour la gestion de vos actifs physiques et numériques, notamment le stockage, la destruction sécurisée ou le renvoi du courrier papier numérisé.

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Voir la solution en action

Grâce à ce service, vous serez en mesure de :

Rationaliser les opérations

L’automatisation alimentée par l’IA extrait les données clés, achemine automatiquement le courrier et intègre de manière fluide les données de courrier dans vos processus et vos systèmes d’entreprise principaux

Fournir un accès sécurisé

L’accès basé sur les rôles permet aux utilisateurs autorisés de collaborer plus efficacement, où qu’ils se trouvent

Obtenir des informations opérationnelles

Les tableaux de bord présentent un affichage visuel des mesures et des tendances de rendement

Réduire les coûts

Réduisez au minimum les dépenses d’investissement et le coût total de propriété grâce à une solution évolutive

Accélérer les transactions financières

Automatisez les flux de travail essentiels, comme le traitement des factures, des chèques et des demandes de remboursement, la validation des prêts hypothécaires après clôture et l’aide à la création de prêts, afin d’accélérer le dépôt des chèques et la comptabilisation dans le grand livre général.

Seamless system integration

Directly connect mail data into your existing ERP and CRM systems to automate critical financial transactions such as general ledger account posting, mortgage approvals and claims processing

Consolider des fournisseurs

Iron Mountain gère l’ensemble du cycle de vie de votre courrier, de la réception et de l’intégration à l’élimination finale

Exemples de secteurs concernés :

Le courrier numérique joue un rôle important dans de nombreux secteurs, notamment :

Digitizing the mortgage mailroom - Laptop and digital envelopes

Réussites client

Numérisation de la salle de courrier hypothécaire

Lorsque l'on pense aux secteurs qui évoluent à une vitesse fulgurante, celui des crédits hypothécaires n'est probablement pas la première chose qui vient à l'esprit.

Claims processing made simple with digital mailroom - Digital datas on the laptop screen.

Réussites client

Un traitement des demandes d'indemnisation simplifié grâce à la salle de courrier numérique

Étant l'un des secteurs les plus réglementés, le monde de l'assurance est synonyme de formalités administratives et autres travaux d'écriture.

Découvrez comment d’autres clients ont réussi

Foire aux questions

Nous sommes là pour vous aider en répondant à certaines questions courantes sur la solution de gestion du courrier numérique.

Comment Iron Mountain s’assure-t-elle que le courrier est acheminé vers les bons destinataires?

Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d’un groupe d’utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction de règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l’équipe appropriée. L’équipe de mise en œuvre d’Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d’acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.

Qui peut accéder à mon courrier?

L’équipe de mise en œuvre d’Iron Mountain rencontre votre entreprise afin de déterminer comment vous souhaitez traiter votre courrier : par personne, par service ou selon un flux de travail spécifique.

Lors de la mise en œuvre, Iron Mountain configure vos utilisateurs, vos groupes d’utilisateurs et vos règles de sécurité des données, en fournissant aux personnes appropriées un accès au courrier. Le transfert en cas d’absence redirige automatiquement le courrier ou les tâches à un collègue.

Qu’advient-il du courrier qui ne respecte pas les règles d’acheminement standard?

Lorsque le courrier arrive et que les règles d’acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, la solution de gestion du courrier numérique le transfère simplement vers le gestionnaire des exceptions afin qu’il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l’aide d’outils intuitifs. Ce flux de travail rationalisé réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des activités.

La solution de gestion du courrier numérique prend-elle en charge le courrier sortant?

Oui, nous pouvons vous aider à simplifier votre gestion du courrier sortant en l’intégrant directement à vos outils de contenu. Bénéficiez de services d’impression, d’insertion, d’affranchissement et d’expédition efficaces et rentables, tout en profitant d’un suivi en temps réel pour une visibilité intégrale au sein de vos équipes dispersées.

Qu’advient-il de notre courrier après sa numérisation?

Des options respectant les politiques de votre organisation sont disponibles, notamment :

renvoi du courrier physique à votre adresse;
entreposage du courrier physique dans un centre de gestion de documents d’Iron Mountain;
déchiquetage sécurisé du courrier physique.

Nous facilitons les choses.

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