Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

Gestionarea înregistrărilor și a informațiilor

Legacy Records Cleanup și Smart Sort

Sortați, organizați și gestionați dosarele fizice la scară largă

Contactați vânzări
Mergeți la:

Puneți ordine în dosarele amestecate

Dosarele amestecate și înregistrările dezorganizate nu sunt doar o pacoste. Acestea reprezintă o responsabilitate care poate duce la creșterea costurilor cu depozitarea, la creșterea riscurilor legate de descoperirea judiciară și litigii, precum și la blocarea fluxului de informații esențiale.

Dar cum ar fi dacă ați putea să puneți în ordine în mod eficient în dosarele amestecate și să știți ce să păstrați, ce să distrugeți în mod justificat, ce să digitalizați sau ce să predați la o cesionare, pentru o chestiune juridică sau altă cerință de afaceri? Și dacă ați putea face toate acestea fără un proiect de descoperire complex și laborios?

Cu Iron Mountain Smart Sort puteți. Smart Sort este o soluție simplă și economică, care vă ajută să preluați în sfârșit controlul asupra inventarului de înregistrări.

Cum funcționează Iron Mountain Smart Sort

Întrebări frecvente

Avantajele oferite de Iron Mountain Smart Sort

✓ Găsiți înregistrări rapid și cu precizie

✓ Luați decizii justificabile cu privire la ce înregistrări să păstrați, să distrugeți sau să digitalizați.

✓ Reduceți costurile și riscurile legate de depozitarea înregistrărilor

✓ Susțineți reconfigurările și închiderile de birouri

✓ Accelerați transformarea digitală

✓ Navigați rapid prin solicitările legate de fuziuni, achiziții și cesionări


Contactați-ne pentru a afla mai multe

Întrebări frecvente

Smart Sort este o soluție simplă și economică, care vă ajută să preluați în sfârșit controlul asupra inventarului de înregistrări.

Este Smart Sort numai pentru înregistrările stocate la Iron Mountain?
Putem derula proiectul Smart Sort la sediul dvs. sau al nostru.
Ce se întâmplă dacă am înregistrări stocate în mai multe locații sau la diverși furnizori?
Vom consolida inventarul la o unitate Iron Mountain și apoi vom derula proiectul Smart Sort. La finalizarea proiectului, depozităm doar înregistrările care trebuie păstrate. Procesul Smart Sort identifică dosarele care au ajuns la finalul perioadei de păstrare și care pot fi distruse în mod justificat. Cu un inventar curățat, vă puteți reduce costurile, plătind doar pentru depozitarea dosarelor care trebuie păstrate, pentru a respecta cerințele de conformitate.
De ce este nevoie pentru a începe procesul Smart Sort?
Avem nevoie de informații din aplicația dvs. principală de afaceri (indexul principal al pacienților, sistemul de gestionare a polițelor sau împrumuturilor, sistemul de gestionare a dosarelor etc.) și de calendarul actualizat de păstrare a înregistrărilor.
Smart Sort acceptă mai multe politici de păstrare a înregistrărilor și mai multe tipuri de înregistrări?
Da, fiecare proiect este adaptat la politicile și cerințele dvs. specifice privind păstrarea înregistrărilor.
Ce tipuri de înregistrări sunt recomandate și care nu sunt recomandate pentru un proiect Smart Sort?
  • Veți beneficia cel mai mult de un proiect Smart Sort în cazul înregistrărilor principale ale afacerii, care sunt supuse regulilor de păstrare în funcție de data evenimentului (împrumuturi, polițe, cereri de despăgubire, înregistrări ale pacienților, dosare de caz, dosare de resurse umane etc.).
  • Nu se recomandă arhivele corporative/de afaceri (înregistrări legate de salarizare, facturi etc.).
Sunt obligat să folosesc Smart Sort pentru întregul inventar sau este posibilă o abordare etapizată?
Dvs. alegeți cum doriți să procedați, iar proiectul va fi personalizat în funcție de cerințele, obiectivele și bugetul dvs.
Am nevoie de un proces ce poate fi justificat pentru distrugerea înregistrărilor. Cum mă poate ajuta Smart Sort?
  • Procesul Smart Sort valorifică calendarul și regulile de păstrare, pentru a crea o metodologie standardizată pentru examinarea și procesarea dosarelor. Această abordare bazată pe reguli ne permite să livrăm un rezultat coerent și justificat.
  • La finalul procesului Smart Sort, vă vom pune la dispoziție un raport care vă oferă vizibilitate la nivel de dosar și dispoziția corespunzătoare pentru fiecare dosar. Acest raport vă permite să justificați acțiunile efectuate asupra fiecărui dosar.

Contactează-ne acum

Prin completarea si transmiterea acestui formular sunt de acord ca Iron Mountain sa imi prelucreze datele cu caracter personal conform Notificarii de Confidentialitate.

Suntem aici pentru a ajuta.