MODERNISERING AF DRIFT OG INTEGRATION AF DATA PÅ TVÆRS AF FORRETNINGSOMRÅDER
Du har som leder givetvis allerede forsøgt at fjerne eller i det mindste reducere den papirbaserede information fra forretningsprocesserne. Det er imidlertid umuligt helt at fjerne papir fra din arbejdsplads, når I stadig modtager papirpost, og det fortsætter med at være en essentiel del af dine arbejdsgange. Adgang til papirbaseret post er en endnu større udfordring, når du har en geografisk spredt arbejdsstyrke, som har brug for konstant sikker adgang til deres mail, uanset deres lokation.
Traditionel posthåndtering er baseret på manuelle systemer og processer, som kræver masser af arbejdskraft og kan være genstand for menneskelige fejl. Når organisationer overvejer downsizing og/eller optimering af ejendomsareal, har de brug for at modernisere arbejdsgange og integrere data på tværs af forretningsområder. Iron Mountain har den helt rigtige løsning.
TRANSFORMÉR DIN POSTHÅNDTERING
Iron Mountain® Digital Mailroom-løsningen er et software-as-a-service (SaaS) tilbud, som gør dig i stand til at forbedre driftseffektiviteten ved at digitalisere fysisk post. Det sker ved at give en sikker adgang og hentning af dokumenter for dine medarbejdere samt automatisere dokumentcentrerede processer og integrere dine data på tværs af platforme.
- Konvertér din post fra fysisk til digital via en sporbar forvaringskæde
- Giv adgang til og modtag post på en sikker platform til autoriserede brugere gennem rollebaserede tilladelser, du ejer og håndterer - når som helst, fra hvor som helst
- Skab mulighed for automatisering og samarbejde omkring dokumentcentrerede processer
- Få driftsindsigt og øg effektiviteten ved at integrere data på tværs af forretningsområder
- Reducér dit fysiske fodaftryk og relaterede ejendomsudgifter
- Konsolidér leverandører ved at benytte en end-to-end løsning
Få gang i din digitale transformation
SÅDAN FUNGERER DET
Iron Mountains digitale posthåndtering er lige så nem at opsætte, som den er brugervenlig.
- Efter omdirigeringen af din post, vil Iron Mountain hente posten og transportere den til vores sikre scanningsfaciliteter til digitalisering. Din post kommer aldrig til at forlade Iron Mountains forvaringskæde.
- Iron Mountains eksperter scanner og opfanger automatisk nøgleord i din post, så de digitaliserede kopier automatisk sendes til den påtænkte modtager. Du har mulighed for at anmode om, at der opfanges yderligere søgeord med relevans for din virksomhed.
- Du styrer, hvem slutmodtageren er, gennem undtagelsesbehandling.
- Dine elektroniske oplysninger vil blive krypteret og overført på tværs af et sikkert netværk.
- Du kan søge i og få adgang til den digitaliserede post i vores platform til informationsstyring og indholdstjenester, Iron Mountain Insight®
- Funktionsbaseret adgang, som du ejer og håndterer, sikrer, at kun de autoriserede brugere kan se og dele posten.
- Iron Mountain kan hjælpe dig med afhændelse af din fysiske post via opbevaring, sikker makulering eller ved at returnere den til dig.
SIKKERHED & COMPLIANCE
Vi tager sikkerhed alvorligt, og derfor betror 95% af Fortune 1.000 virksomhederne deres kritiske og følsomme data til Iron Mountain. Vi har sikret følsomme data i over 70 år og stiller tjenester til rådighed til et bredt udsnit af brancher i mere end 60 lande. Du kan være helt rolig, vel vidende at din information er i sikre hænder i vores end-to-end løsning - fra afhentning af din omdirigerede post i vores sikre lastbiler til digitalisering i vores scanningsfaciliteter - til automatiseret omdirigering af din post til den påtænkte modtager. Afhændelse af din papirpost sker efter dit ønske (sikker opbevaring, makulering eller returnering af post til dig).
Dine digitale dokumenter opbevares i Iron Mountain InSight® - en platform til informationsstyring og indholdstjeneste, som benytter National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramme for vores virksomhedssikkerhed. Iron Mountain InSight® overholder bl.a. følgende udvalgte branchestandarder (ikke alle er nævnt her):
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- GDPR
- Soc 2 Type II
- Og ISO27001
Lær mere om sikkerheden i Iron Mountain InSight®
DIGITAL POSTHÅNDTERING FUNKTIONER OG FORDELE
Iron Mountain Digital Mailroom-løsningen er en SaaS-software, der giver organisationer adgang til kritisk fysisk post. Denne løsning giver dig mulighed for:
Digitalisering af din post
Benyt Iron Mountains scanningseksperter, processer og infrastruktur til at konvertere din indgående fysiske post til en digital posthåndtering gennem vores omfattende netværk af billedbehandlingscentre med en sporbar forvaringskæde. Vores over 75 globale supercentre giver os mulighed for hurtigt at skalere og imødekomme dine specifikke ønsker og krav.
Sikker adgang og opbevaring af dine oplysninger
Dine digitale dokumenter opbevares i Iron Mountain InSight® - en platform til informationsstyring og indholdstjeneste, som benytter National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramme for vores virksomhedssikkerhed. Dine elektroniske oplysninger vil blive krypteret og overført på tværs af et sikkert netværk med en begrænset adgang via krypteringsnøgler, som du ejer og administrerer. Rollebaserede tilladelser giver autoriserede brugere adgang til de oplysninger, de har brug for 24/7.
Automatiserede posthåndterings-arbejdsgange, som giver et forbedret samarbejde
Samarbejdet mellem medarbejdere bliver nemmere via automatiserede workflows, der er baseret på nøgledata. "Exception processing" tillader dig at kontrollere, hvem der kan se og dele gemte digitale dokumenter.
Få indsigt i din driftseffektivitet
Gør det nemt at tage beslutninger med dashboards, som giver en visuel visning af data og målinger, hvor du kan fortolke nøgleinformation, såsom præcisionen af omdirigeringen, gennemsnitstiden for levering, mængden af post m.m.
Integration af data på tværs af platforme
Integration med eksisterende forretningssystemer som f.eks. e-mail, Salesforce og Microsoft Office giver dig mulighed for at integrere data på tværs af platforme og forretningsområder, levere data til downstream-processer og fremme effektiviteten i din organisation. Du kan også tilføje arkiveringsregler for dine dokumenter gennem integration med Iron Mountain Policy Center.
Styring af hele postens livscyklus
Når din fysiske post er blevet digitaliseret, kan vi hjælpe dig med afhændelse. Mulighederne omfatter at få posten leveret tilbage, opbevaring i et Iron Mountain Records Center eller sikker makulering.
MODERNISERING AF POSTHÅNDTERING: UDVIKL VIRKSOMHEDEN UD FRA DENS INDIVIDUELLE BEHOV
Hos de forskellige virksomheder har en papirbaseret korrespondance altid været fremherskende, da det er blevet betragtet som en pålidelig løsning. Mere præcist indebærer det, at der dagligt både sendes og modtages masser af post. Men al den indkommende dokumentation kræver en rettidig og effektiv distribution, kvittering og handling.
Klik på boksene nedenfor for at lære mere om de tre typer posthåndtering, og hvordan du kan modernisere processen.
En traditionel posthåndtering er indgangspunktet for store mængder af indgående fysisk post, der kræver backoffice-handlinger, når den skal sorteres og distribueres. Dette kan resultere i følgende problemstillinger:
- Det kan have en negativ indvirkning på medarbejdernes produktivitet, når de skal sortere og levere posten til den rigtige person på tværs af afdelingerne
- Dårlige kundeoplevelser
- En potentiel manglende overholdelse af de enkelte krav og lovmæssige konsekvenser
- Tab af følsomme oplysninger
- Større udfordringer med at understøtte fjernarbejde
Den digitale posthåndtering fungerer gennem en intelligent dokumentbehandling (IDP), som omfatter:
- Scanning og digitalisering af fysisk post til web- og mobiladgang
- Udtræk af metadata for effektiv søgning
- Validering og gennemgang
- Klassificering med AI/ML
- Brugeradgangsregler og forsendelse
- Revisionssporing, som giver en forbedret overholdelse (compliance)
Den intelligente posthåndtering tilbyder alle fordelene ved digital posthåndtering gennem en indholdsserviceplatform (CSP), som omfatter:
- Indholdsstyring
- Informationsstyring
- Intelligent metadataudtræk og berigelse
- Søg og hent funktionalitet
- Samarbejde
- Automatiserede arbejdsgange
- Forbundet multiplatform
- Muligheder for optisk tegngenkendelse (OCR).
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hver bruger tildeles en brugergruppe, og de enkelte brugergrupper kombineres med datasikkerhedsregler for at sikre, at posten bliver sendt til de korrekte personer. Iron Mountains implementeringsteam sikrer, at de korrekte roller og sikkerhed er på plads, så din organisation kan opretholde dens datasikkerhed samt overholde privatlivspolitikken.
Iron Mountains implementeringsteam mødes med din organisation for at lære, hvordan din organisation ønsker at håndtere posten: efter afdeling, etage, enkeltperson osv.
Iron Mountain opsætter derefter dine brugere, brugergrupper og datasikkerhedsregler for at sikre, at de rigtige personer har adgang til posten. Mange organisationer har også en administrator, som kan opdatere dette hierarki, hvis du f.eks. ikke er på arbejde og har brug for at få din post midlertidigt omdirigeret.
Du kan vælge mellem flere muligheder til at råde over din fysiske post:
- Din fysiske post returneres til din adresse
- Din fysiske post gemmes i et Iron Mountain Records Cente
- Din fysiske post bliver makuleret
KONTAKT IRON MOUNTAIN
