Arkivering

Opbevar og beskyt dine dokumenter i vores sikre og moderne arkiver. Få fuld sporbarhed og et overskueligt overblik over dit arkivmateriale i vores kundeportal.

Kontakt os

Arkivering af jeres aktiver

Fakturaer, kvitteringer, kontrakter, gældsbreve, forsikringer og journaler er blot nogle få eksempler på dokumenter, der dagligt håndteres i forskellige virksomheder. Mange af disse papirdokumenter skal ifølge forskellige love og regler arkiveres i et vist antal år. Der er også regler og krav til, hvordan oplysningerne skal arkiveres. Dette kan være vanskeligt at holde styr på selv, da reglerne varierer afhængig af den type information, der er tale om. Derudover er det både tidskrævende og dyrt at tage vare på dem selv.

Hos Iron Mountain er vi eksperter i arkivering og ved, hvad der skal til for at håndtere og beskytte dine værdifulde dokumenter og filer. Vi tager os af hele processen, og du får fuld sporbarhed på alle dokumenter, så du ved behov hurtigt og effektivt kan finde den information, du leder efter.

Det betyder, at vi måtte bede Iron Mountain om at gennemgå alle filer ned til mindste detalje. Det var en udfordring på grund af den stramme tidsplan, men Iron Mountain klarede det hele nemt.

Kerstin SchumannHR-rådgiver. AstraZeneca GmbH

Virksomhedsarkiver med højeste sikkerhed

Et arkiv på kontoret fylder meget og stiller høje krav til sikkerheden. Du skal sikre dig, at alle følsomme oplysninger opbevares i overensstemmelse med love og regler såsom GDPR og bogføringsloven for at nævne et par eksempler.

Når du i stedet vælger at opbevare din virksomheds arkiverede dokumenter hos os, sparer du værdifuld plads, som kan bruges til andre formål. Du kan være sikker på, at dine dokumenter er i vores sikre varetægt. Vores arkivanlæg er udstyret med den nyeste teknologi inden for sikkerhedsløsninger:

Alarmerede døre og porte overvåges med kameraer døgnet rundt
Indbruds- og brandalarmer er direkte tilsluttet alarmcentral
Omfattende styring af miljø og klima, så dine arkivdokumenter er beskyttet mod ydre påvirkninger
Gennemprøvede og certificerede (PCI og ISO) arbejdsmetoder med sikkerhedsuddannet personale
Opbevaring efter Rigsarkivets seneste forskrifter.

Vi gennemfører løbende baggrundstjek af alle vores medarbejdere og giver altid solid sikkerhedsuddannelse i dokument- og informationshåndtering for at opretholde de højest mulige sikkerhedsstandarder. I tæt samarbejde med dig som kunde tager vi hånd om alt, hvad du ønsker at arkivere, og du får direkte adgang til informationen via vores webbaserede kundeportal.

Gem i arkiver med fuld sporbarhed

Hos Iron Mountain har vi gjort det så nemt som muligt for dig at arkivere, så du kan fokusere fuldt ud på din kerneforretning og på den måde undgå at bruge ekstra tid på arkivering. Vi tager os af hele processen for dig, og du får fuld sporbarhed på alle dokumenter, hvilket fører til hurtige og effektive søgninger, når du har behov for at få noget tilbage.

I vores webbaserede kundeportal ReQuest Web får du det fulde overblik over dine dokumenter, som du kan administrere nemt og bekvemt online. Da hver mappe og kasse er udstyret med stregkode og scannet ind i vores system, kan du med få klik nemt søge efter specifikke arkivdokumenter. Vælg at få hele kasser leveret direkte til kontoret eller anmod om at få tilsendt specifikke dokumenter via e-mail.

Sådan ser vores arkiveringsproces ud

Vi skræddersyr en arkiveringsløsning, der passer til din organisations behov, i tæt samarbejde med dig
En af vores specialister vil sammen med dig gennemgå arkiveringsprocessen og vise dig, hvordan du bruger vores webbaserede kundeportal til at planlægge afhentning og levering af dine arkiverede dokumenter
Når du har bestilt en opsamling, skal du pakke de oplysninger, du ønsker at arkivere, i Iron Mountains kasser, der er specialtilpassede til langtidsopbevaring. Hvis du vil gøre det nemt for dig selv, kan vi også pakke dine arkivdokumenter for dig
Vi sætter en unik stregkode på hvert ringbind, boks og kasse, der gør det nemt for dig at finde den information, du leder efter, når du søger
Vores chauffører, som har stor erfaring med forskellige former for leverancer i større byer og ude på landet, kommer og henter kasserne, som så kan spores ved hjælp af RFID-teknologi
Alle kassers stregkoder scannes, når de forlader dit kontor, når de læsses ind i lastbilerne og når de flyttes og opbevares i vores arkiver – på den måde kan vi forsikre dig om, at ingen kasser går tabt undervejs
Vi kan også scanne hele eller dele af din virksomheds arkiv for at gøre det tilgængeligt for dig digitalt

Arkivering af dokumenter for alle virksomheder

Vi har systemer til dokumentopbevaring og arkivering af alle typer dokumenter:

Arkivering af regnskabsoplysninger

Ifølge Bogføringsloven skal regnskabsoplysninger gemmes i fem år efter regnskabsårets afslutning. Vi har flere arkiveringsløsninger til regnskabsmateriale, der sikrer, at din arkivering altid foregår på den rigtige måde.

Arkivering af personaledokumenter

Personaledokumenter indeholder ofte persondata, hvilket betyder, at du skal tage hensyn til GDPR ved arkivering. Vi er eksperter i arkivering af personaledokumenter og har fuldstændig styr på GDPR og andre love og regler.

Arkivering af scannede fakturaer

Scannede fakturaer hører til i kategorien regnskabsoplysninger, hvilket betyder, at de skal gemmes i fem år efter kalenderårets udløb. Vi kan hjælpe dig med scanning af fakturaer og destruktion af originalerne.

Arkivering af e-mails

Der findes ingen specifikke regler for arkivering af e-mails for virksomheder; disse politikker og retningslinjer fastsætter man selv. Dog bør e-mail med indhold, der er relevant for anden lovgivning såsom regnskabs- eller personaledokumenter, arkiveres. Vi kan hjælpe dig med at lave en plan for din e-mail-arkivering og tage os af dit arkiv.

Arkivering af journaler

Patientjournaler skal ofte opbevares i mindst ti år efter behandlingsforløbets afslutning. Disse journaler skal opbevares på et sikkert sted, hvor uvedkommende ikke kan få adgang til dem – for eksempel i vores fysiske arkiver, hvor vi kan opbevare patientjournaler i henhold til Sundhedsloven og anden gældende lovgivning.

Arkivering af offentlige dokumenter

Offentlige dokumenter i Danmark skal opbevares i henhold til reglerne i Arkivloven, der regulerer, hvordan offentlige institutioner, myndigheder og virksomheder skal opbevare og behandle dokumenter. Vores arkivkonsulenter kan besøge dig og hjælpe dig med at lave en arkivplan og opsætte processer for effektiv arkivering både fysisk og digitalt.

Flere arkiveringsløsninger

Vi kan hjælpe med mere end blot at opbevare dit arkiv. Her er nogle eksempler på forskellige projekter, som vi kan hjælpe din virksomhed med:

Flytning af arkiv
Iron Mountains erfarne medarbejdere kan hjælpe med at sortere, pakke og transportere kasser og arkiverede dokumenter fra dine faciliteter til Iron Mountains arkivanlæg. Vi pakker dine dokumenter i Iron Mountains standardkasser, supplerer med RFID-koder og registrerer og beskriver indholdet via vores noteringssystem, som kan udføres på kasse- og/eller mappeniveau.
Sortering og destruktion
Uden regelmæssig sortering og destruktion af forældede arkivdokumenter risikerer du, at dit arkiv vokser og bliver for stort og dyrt rent pladsmæssigt. Iron Mountains specialister hjælper dig med at rydde op i dine arkiverede dokumenter, så dit arkiv forbliver relevant. Vi tager os af og destruerer de dokumenter, der skal makuleres og udsteder en destruktionsattest, når alt er færdigt.
Inventering af arkiv
Det er vigtigt at vide, hvad du har i din virksomheds arkiver, hvis du bliver tvunget til at frigive oplysninger i forbindelse med en revision, retssager eller andet. Vi kan hjælpe dig med alt fra opgørelse af kasser til fremstilling af inventarlister og styring af materialehåndtering. Vi kan angive fil- eller mappespecifikke beskrivelser, som hjælper dig med at administrere dit arkiv på dette niveau. På denne måde kan du nemt se, hvad hver fil eller mappe indeholder.
Genskabelse af dokumenter
Vi kan rense og genskabe dokumenter, når disse er blevet ødelagt, for eksempel på grund af skimmelsvamp, vand, forurening, støv eller skadedyr.

Har du brug for at arkivere følsomt materiale?

Har du følsomt materiale, såsom kunst, laboratorieprøver eller film, der skal opbevares i arkiver med fokus på et særligt klima? På vores sikre faciliteter kan vi tilpasse arkiveringen til dine specifikke behov. Vi har klimakontrollerede arkivrum, der opfylder specifikke krav til miljø og relativ luftfugtighed, samt specielt tilpassede boksrum til arkivering af film, magnetiske medier og andre typer medier.

Kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål til, hvad vi kan hjælpe din virksomhed med at arkivere.

Kontakt os

Brancheførende inden for informationsstyring og arkivering

Iron Mountain er brancheførende inden for informationsstyring og arkivering. Vi har stor erfaring med arkivering af dokumenter. Udover vores fysiske arkivtjenester har vi flere digitale tjenester, der letter al dokumenthåndtering og effektiviserer arbejdet i din virksomhed. Vi tilbyder blandt andet digital arkivering og vores AI- og maskinlæringssystem Intelligent Content Service Platform, som hjælper dig med at få maksimal værdi ud af din information.

Tag gerne kontakt til en af vores konsulenter, og start processen mod en mere effektiv dokumenthåndtering og arkivering.

Book et møde i dag!

Hvorfor Iron Mountain?

Vi har erfaringen og ekspertisen til at strømline din organisation, samtidig med at vi sørger for sikkerheden for din virksomhed og dine kundedata. Together, we elevate the power of your work.

Om os

Vi gør det nemt at komme i gang.

Jeg accepterer at ved afsendelse af denne formular giver jeg Iron Mountain tilladelse til at behandle mine data efter forskrift beskrevet i Iron Mountains "Privacy Notice". Hvis du tidligere har tilmeldt dig modtagelse af marketing emails, men ændrer mening, kan du afmelde dig ved klikke her.