Soluciones digitales

Solución de procesamiento de facturas de Iron Mountain

Mejora tus operaciones de cuentas por pagar con una gestión de procesamiento de facturas segura y automatizada

La necesidad estratégica de modernizar las cuentas por pagar

El rol de las cuentas por pagar (AP) está cambiando rápidamente de una función administrativa transaccional a una necesidad estratégica para optimizar la rentabilidad y el flujo de caja. Sin embargo, las ineficiencias siguen obstaculizando a los equipos de AP. El 82 % de los equipos de AP aún ingresan las facturas de forma manual, con una dedicación del 56 % en más de 10 horas semanales en tareas manuales.¹ La manipulación excesiva de documentos, el ingreso repetitivo de datos y los sistemas almacenados en silos consumen tiempo valioso, lo que limita la participación estratégica. Estos procesos manuales llevan a errores humanos, imprecisiones en los pagos y relaciones forzadas con los proveedores, con un 39 % de facturas con errores accidentales debido a procesos manuales.²

Además, las excepciones frecuentes, las aprobaciones prolongadas y la visibilidad de datos limitada impiden que los equipos de AP tomen decisiones financieras oportunas y fundamentadas, y aprovechen oportunidades estratégicas.

Iron Mountain Workflow Automation Contract Management

El 82 %
de los equipos de Cuentas por Pagar todavía ingresan facturas manualmente
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El 56 %
gasta más de 10 horas semanales en tareas manuales
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El 39 %
de facturas contienen errores debidos a procesos manuales
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Eleva el nivel del departamento de cuentas por pagar con la automatización impulsada por IA

La solución digital de procesamiento de facturas de Iron Mountain, basada en la Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) puede ayudarte con lo siguiente:

Haz que el procesamiento de facturas sea más transparente: controla el procesamiento de facturas a través de un portal centralizado con acceso basado en roles. Integra sistemas para una vista unificada, personaliza los flujos de trabajo y haz un seguimiento de los pagos con un registro de auditoría claro.
Mejora la precisión y el control financiero: utiliza la IA para automatizar la extracción de datos de facturas y el cotejo tridimensional a fin de eliminar errores manuales. Codifica facturas de órdenes que no son de compra, lo que proporciona información rápida para optimizar tu flujo de caja.
Aumenta la eficiencia y reduce los costos: accede y busca facturas fácilmente en un portal en la nube. La digitalización y la automatización agilizan las aprobaciones. Crea reglas y excepciones, lo que permite el cumplimiento y la privacidad de los datos.

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Los resultados hablan por sí mismos

Superando los desafíos fundamentales de Cuentas por Pagar

Imagina que pudieras utilizar un sistema escalable, centralizado e impulsado por IA para realizar lo siguiente:

Obtener una supervisión y control completos sobre el ciclo de vida de tu factura para que todos los documentos digitales y físicos sean fácilmente accesibles y gestionados. Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación inteligente y la conciliación de los datos de facturas con la compra y la información de recepción. Optimizar y acelerar las aprobaciones de facturas, lo que liberará a tu equipo de tareas administrativas tediosas para centrarse en iniciativas financieras más estratégicas.
Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación inteligente y la conciliación de los datos de facturas con la compra y la información de recepción.
Optimizar y acelerar las aprobaciones de facturas, lo que liberará a tu equipo de tareas administrativas tediosas para centrarse en iniciativas financieras más estratégicas.

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La solución de procesamiento de facturas de Iron Mountain

Nuestra solución de procesamiento de facturas se basa en Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), una plataforma integral y escalable de software como servicio (SaaS). Transforma las facturas físicas en activos digitales procesables y automatiza los flujos de trabajo centrados en los documentos. La solución automatiza las funciones clave de Acuentas por pagar, incluido el ingreso de datos, las aprobaciones, la conciliación y los flujos de trabajo. Fortalece las capacidades de gestión de información que pueden faltar en tu ecosistema de AP existente mediante conectores prediseñados, flujos de trabajo, tipos de documentos, metadatos, reglas de retención y avisos por IA.

Nuestra solución de procesamiento de facturas te ayuda a realizar lo siguiente:

Obtén el control mediante la gestión de documentos digitales y físicos en un único portal fácil de usar.
Proporciona acceso fácil y basado en roles para los usuarios autorizados a fin de agilizar la recuperación de facturas y eliminar retrasos.
Personaliza los flujos de trabajo y los procesos de aprobación según tus reglas empresariales específicas para un enrutamiento preciso y aprobaciones rápidas.
Desglosa los silos de información a través de una integración perfecta con los sistemas de contabilidad existentes, lo que proporciona una visión centralizada de todos los datos pertinentes.
Realiza un seguimiento sin esfuerzo del flujo de gestión de facturas y pagos para obtener un registro de auditoría claro y mejorar la rendición de cuentas.

Logra una integridad de datos superior con el procesamiento inteligente de documentos (IDP) impulsado por IA, que extrae de forma automática la información de la factura y elimina prácticamente todos los errores manuales de entrada de datos.
Utiliza el cotejo tridimensional automatizado para validar los datos de factura con tus datos de compra y recepción, lo que garantiza que solo se paguen pedidos válidos y correctamente realizados.
Para las facturas de órdenes que no son de compra, los agentes de IA automatizan la asignación de roles contables pertinentes, lo que reduce significativamente las excepciones que consumen mucho tiempo.
Genera información rápida para optimizar el flujo de caja, priorizar el trabajo y mejorar las relaciones con los proveedores.

Permite que los usuarios autorizados accedan fácilmente a las facturas y las busquen a través de un portal único basado en la nube en InSight DXP.
Optimiza las aprobaciones clasificando y organizando las facturas con el mínimo esfuerzo a través de la digitalización y la automatización del flujo de trabajo.
Permite que el personal de cuentas por pagar se concentre solo en tareas que requieren intervención humana mediante el uso de reglas empresariales sólidas para marcar y enrutar automáticamente las excepciones a los usuarios apropiados.
Gestiona y haz cumplir las obligaciones de datos pertinente mediante la habilitación del cumplimiento de los estándares de la industria y aplicar sistemáticamente políticas de retención y privacidad de datos.

La ventaja de Iron Mountain

La ventaja que Iron Mountain ofrece a sus socios radica en nuestra plataforma InSight DXP de escala sin precedentes, que proporciona una solución completa e integral para transformar tus procesos de cuentas por pagar.

Proyección internacional

Nuestras capacidades globales de escaneo incluyen 141 sitios de imágenes en 45 países, con capacidad para 2600 millones de imágenes al año, lo que proporciona un punto único de entrada para todas tus facturas.

Precisión impulsada por IA

Aprovechamos el procesamiento inteligente de documentos impulsado por IA para extraer datos valiosos con un promedio del 97 % de precisión, lo que reduce errores manuales y acelera las transacciones financieras.

Seguridad y cumplimiento

Basada en nuestro InSight DXP, la plataforma proporciona acceso seguro basado en roles, todos los días y a cualquier hora, y aplica sistemáticamente políticas de retención y privacidad de datos, lo que permite un cumplimiento continuo y minimiza los riesgos de seguridad.

Asociación de confianza

Como socio global de confianza con más de 70 años de experiencia, Iron Mountain ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de AP para obtener la máxima eficiencia, precisión y escalabilidad.

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