El software de ECM tradicional y heredado suele crear precisamente los silos de información que fue diseñado para eliminar. La retención de datos esenciales en sistemas rígidos y desconectados genera importantes problemas de integración y deteriora la calidad de los datos. Esta infraestructura obsoleta provoca ineficiencias operativas sistemáticas que frenan el crecimiento empresarial, complican el mantenimiento de TI y mantienen información esencial oculta en reuniones de video sin indexar, silos de software rígidos y archivos físicos en papel que no están conectados a la red. Además, la productividad diaria se ve afectada, dado que los procesos dependen de cuellos de botella manuales y lentos, como cadenas de correos electrónicos desorganizadas, el reingreso manual de datos y el seguimiento mediante hojas de cálculo. Esta falta de acceso obstaculiza la toma de decisiones y ralentiza los tiempos de respuesta a los clientes. Asimismo, la gestión de datos confidenciales en sistemas desconectados y unidades de almacenamiento locales genera importantes brechas de seguridad, riesgos asociados al uso de sistemas informáticos fuera del control de TI y riesgos de incumplimiento normativo.

Iron Mountain InSight DXP moderniza este entorno como una plataforma inteligente de contenido nativa de la nube, diseñada para la era de la IA. La plataforma ayuda a eliminar los puntos ciegos operativos unificando los activos físicos y el contenido digital en un único repositorio de datos nativo de la nube. Mucho más que una solución de almacenamiento pasivo, InSight DXP funciona como un espacio de trabajo activo que implementa agentes autónomos de IA para ejecutar procesos de automatización complejos y que exigen mucho trabajo, gobernanza e intercambio de datos impulsado por eventos en toda tu red empresarial principal. Por último, gracias a la IA conversacional y a un estricto control de versiones, InSight DXP reemplaza las estructuras rígidas de carpetas heredadas por capacidades de descubrimiento en lenguaje natural, lo que permite a los equipos encontrar información esencial de forma inmediata y optimizar con confianza los flujos de trabajo con gran volumen documental a escala.

El contenido no organizado, como formularios, documentos empresariales y contenido multimedia, suele convertirse en datos ocultos en los que no es posible realizar búsquedas, que ralentizan la actividad empresarial y que generan peligrosas brechas de seguridad. Los ECM modernos, como InSight DXP, resuelven este problema mediante la incorporación de capacidades de inteligencia nativas basadas en IA directamente en los sistemas centrales de información, en lugar de depender de herramientas básicas de extracción de texto basadas en reglas.

Tras la importación de los datos, el procesamiento inteligente de documentos (IDP) divide, extrae, clasifica, etiqueta y verifica activos a gran escala. Esta arquitectura nativa de la nube procesa más de 4200 millones de páginas al año, lo que proporciona una indexación de alta precisión en formatos digitales fragmentados, archivos de registros físicos y contenido multimedia multiformato, como video y audio. La plataforma ayuda a eliminar los puntos ciegos operativos y permite realizar búsquedas en tu repositorio de información transformando automáticamente archivos no organizados en datos organizados y enriquecidos.

Para encontrar información esencial, los equipos pueden dejar atrás las búsquedas rígidas basadas en palabras clave y utilizar el chat conversacional con IA y las capacidades de descubrimiento en lenguaje natural para explorar conjuntos de datos complejos. Los usuarios pueden formular preguntas de seguimiento y obtener respuestas inmediatas basadas en el contexto directamente desde su documentación. Con el fin de satisfacer las exigentes necesidades de seguridad de sectores altamente regulados, como la atención médica y los servicios financieros, este sistema de descubrimiento basado en IA mantiene una supervisión rigurosa. La información obtenida se valida mediante citas directas de los documentos fuente y puntuaciones de confianza claras, lo que proporciona a las empresas globales la precisión verificable, la estricta privacidad de los datos y los registros de auditoría inmutables necesarios para ayudar a mantener el cumplimiento normativo.

InSight DXP no reemplaza ni interfiere en tus iniciativas actuales de IA; por el contrario, actúa como la capa fundamental que permite ponerlas en funcionamiento de manera efectiva. La mayoría de las estrategias empresariales de IA enfrentan dificultades no por la falta de modelos, sino por la ausencia de datos limpios, accesibles y organizados. InSight DXP ayuda a resolver este desafío, gracias a que conecta tu ecosistema de información sin procesar con tu infraestructura de IA.

Prepara los datos no organizados para los modelos de IA sirviendo como la verdad validada de RAG (del inglés Retrieval-Augmented Generation, generación aumentada por recuperación) para uso en la inteligencia empresarial. La plataforma unifica archivos digitales fragmentados, archivos físicos y contenido multimedia multimodal en un único repositorio nativo de la nube. Estructura, depura y ayuda a controlar estos datos a fin de que tu organización esté preparada para la IA.

Es compatible con ecosistemas de nube abiertos. InSight DXP y sus soluciones digitales no dependen de un único proveedor de nube y están disponibles en marketplaces de proveedores de nube. La plataforma se integra en tu infraestructura de TI existente y está disponible en los marketplaces de AWS, Google Cloud y Microsoft Azure.
Ayuda a aplicar políticas de gobernanza y seguridad. Con el objetivo de activar la automatización de forma segura junto con tu estrategia actual, la plataforma analiza y expurga automáticamente la información personal identificable (PII) confidencial desde el momento de su importación. Mantiene controles estrictos de acceso basados en roles, registros de auditoría completos y una gestión automatizada del ciclo de vida.

Como capa operativa activa, InSight DXP proporciona a tus soluciones empresariales de IA el contexto limpio y estructurado que necesitan para ofrecer el máximo valor.

Un programa de gobernanza eficaz equilibra políticas, rendición de cuentas y tecnología. Para los ejecutivos y los consejos de gobernanza, esto significa establecer políticas claras y legalmente justificables que se alineen con los objetivos empresariales y los marcos reglamentarios.

Para los administradores de datos y los equipos de TI, InSight DXP proporciona la tecnología necesaria, con entrega y automatización de reglas de retención, el acceso seguro basado en roles y la generación de registros de auditoría. Este marco interconectado reduce el riesgo, mejora la productividad y ayuda a que la información no solo cumpla con las normativas, sino que también esté estratégicamente depurada, estructurada y apta para su uso con IA.

Cuando las políticas de gobernanza, los roles y la tecnología se alinean, las organizaciones extraen un valor nuevo de su información. La gobernanza va más allá de la mera prevención de riesgos y se convierte en un motor de eficiencia, transparencia y confianza. Esta madurez permite a las empresas respaldar la innovación con confianza, sabiendo que la información está correctamente controlada y apta para su uso con IA.

No. La adopción de InSight DXP no requiere una migración masiva de todo tu contenido heredado antes de que puedas comenzar a generar valor para la empresa. La plataforma está diseñada para conectar tu ecosistema de aplicaciones y eliminar los silos de datos sin obligarte a reemplazar las herramientas que tu equipo ya utiliza.

En lugar de exigir una migración completa del sistema, InSight DXP moderniza tu arquitectura mediante un enfoque flexible y multifase:

• Se conecta sin inconvenientes con tu entorno tecnológico actual. Puedes unificar tus datos mediante conectores de aplicaciones prediseñados o colaborar con nuestro equipo a fin de diseñar integraciones personalizadas para tus aplicaciones patentadas y heredadas.
• Funciona como una capa operativa activa. En lugar de actuar como un repositorio de almacenamiento pasivo que mantiene los archivos aislados, InSight DXP se integra en tu infraestructura existente para orquestar el ciclo de vida de tu información. Proporciona a los empleados acceso a los datos desde sus aplicaciones empresariales principales, lo que mejora el seguimiento y la visibilidad en tiempo real sin alterar sus métodos de trabajo actuales.
• Unifica el contenido digital y físico. Puedes centralizar registros físicos, archivos digitales heredados y datos no organizados en una única plataforma, a tu propio ritmo. Por ejemplo, puedes conectar fácilmente tus archivos físicos almacenados fuera de las instalaciones con tus procesos digitales si solicitas copias digitales de los documentos en papel almacenados con Iron Mountain únicamente cuando las necesites. Esto permite incorporar documentos heredados a tus flujos de trabajo digitales activos bajo demanda.

Este enfoque conectado te permite implementar un marco seguro de orquestación empresarial que estructura, limpia y ayuda a controlar tu ecosistema de información, a fin de que tu organización esté preparada para la IA sin los inconvenientes de una migración forzada de los sistemas heredados.

InSight DXP se adapta a tu arquitectura específica mediante tres opciones flexibles para integrar tus datos:

• Conectores de aplicación prediseñados: Accede a una conectividad instantánea y segura con plataformas empresariales
• Integración en nubes de hiperescala: Establece una conexión fluida con tu infraestructura de nube existente
• Componentes personalizados a medida: Conecta aplicaciones heredadas patentadas y sistemas únicos mediante un marco abierto

Para los sistemas que utilizas todos los días, como Salesforce, Microsoft 365 y SAP, aprovechamos la tecnología de MuleSoft para proporcionar conectividad a más de 300 plataformas que impulsan tu negocio.

Consulta la lista completa en el sitio web de MuleSoft.

Las organizaciones suelen medir el ROI (del inglés Return On Investment, retorno de la inversión) a través de tres pilares fundamentales: reducción de costos, aceleración de la agilidad empresarial y mitigación de riesgos.

• Reducción directa de costos: Las empresas evalúan el ROI realizando un seguimiento de la eliminación del reingreso manual de datos, los costos administrativos asociados a la gestión de documentos en papel y los gastos de almacenamiento pasivo.
• Aceleración de la agilidad empresarial: El éxito se mide por la reducción de los tiempos de los ciclos de transacción y de las cargas de trabajo manuales cuando los procesos documentales lentos y manuales se sustituyen por agentes autónomos de IA y flujos de trabajo automatizados.
• Mitigación de riesgos y reducción de costos operativos: El valor se cuantifica mediante la reducción de errores humanos, la eliminación del monitoreo manual del cumplimiento normativo y la prevención de sanciones reglamentarias gracias a la expurgación automatizada de datos y a la gestión automatizada del ciclo de vida.

Aunque la conectividad básica de la plataforma puede implementarse con relativa rapidez, un plazo realista para alcanzar un ROI considerable y a escala empresarial suele oscilar entre 3 y 12 meses, según el alcance de la implementación.

• Corto plazo (de 1 a 3 meses): Ganancias inmediatas de eficiencia. El valor comienza a manifestarse en los departamentos objetivo una vez que se conectan plataformas fundamentales, como de ERP (del inglés Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales) o de CRM (del inglés Customer Relationship Management, gestión de las relaciones con los clientes). Los equipos pueden recuperar horas productivas de forma inmediata, gracias a que los modelos de IA automatizados leen, clasifican y etiquetan activos en cuanto se importan, lo que elimina los puntos ciegos operativos y reduce la necesidad de ingresar datos manualmente.
• Mediano plazo (de 3 a 6 meses): Velocidad de los flujos de trabajo y las transacciones. En pocos meses, los flujos de trabajo interdepartamentales alcanzan su máximo rendimiento. Las organizaciones experimentan una reducción significativa de los tiempos de ciclo de procesamiento a medida que los agentes autónomos de IA se encargan de tareas rutinarias, como la revisión de documentos, las aprobaciones que implican a varias partes interesadas y las etapas activadas por los procesos, con supervisión humana cuando es necesario.
• Largo plazo (de 6 a 12 meses): Transformación estratégica integral. El ROI estratégico completo se materializa a medida que la plataforma evoluciona hasta convertirse en un marco integral de orquestación empresarial. A lo largo de un año, las organizaciones pueden lograr visibilidad total, preparación continua para auditorías, colaboración segura en activos a escala global y reducciones significativas y sostenidas de los costos operativos en toda su red empresarial globa

Los directores de sistemas (CIO, del inglés Chief Information Officer) suelen mencionar la complejidad de la integración como un obstáculo para la transformación. InSight DXP se conecta con las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning), de gestión de las relaciones con los clientes (CRM, del inglés Customer Relationship Management) y los sistemas de gestión de contenidos (CMS, del inglés Content Management Systems), y unifica los datos de múltiples sistemas en un único entorno gobernado.

Para los equipos de operaciones, esto significa un acceso más rápido a los datos empresariales importantes. Para los ejecutivos, facilita la coherencia en toda la empresa, lo que permite tomar decisiones más inteligentes y reducir la duplicación de esfuerzos entre departamentos.

La integración fluida protege las inversiones en tecnología existentes, a la vez que reduce la complejidad de la TI. Mediante el enlace con las herramientas que los equipos ya utilizan, InSight DXP acelera la adopción y genera valor rápidamente. Esto reduce el costo total de propiedad, a la vez que posiciona a la organización para una gobernanza ampliable y con visión de futuro.