Records and Information Management
Organización e Inventario Documental – Smart Reveal
Gestiona las cajas de archivos con contenido desconocido
Contact SalesSmart Records Cleanup Suite
¿Tienes documentos almacenados con descripciones insuficientes o inexistentes?
A fin de gestionar adecuadamente el inventario de archivos y tomar decisiones sobre su eliminación, debes saber qué tienes y, principalmente, quién es el propietario legítimo de cada caja.
Si no lo sabes, no podrás tomar las medidas oportunas y conservarás el inventario mucho más tiempo del necesario. Podrías dedicar tiempo y recursos a revisar manualmente cada caja, un proceso arduo, especialmente si tus archivos están almacenados en varias instalaciones.
O podrías optar por Organización e Inventario Documental — Smart Reveal. La solución combina el historial de tus metadatos con imágenes del exterior de cada caja, además de una vista aérea del contenido interno, lo que te permite tomar decisiones de eliminación rápidas y justificadas.
Obtendrás toda la información que necesitas para adoptar medidas bien fundadas, como:
Actualizar metadatos y descripciones
Enviar a entrada de datos para indexación a nivel de archivo
Remitir la caja al propietario
Digitalizar documentos
Destruir el contenido de la caja, y mucho más
Organización e Inventario Documental — Smart Reveal
Resumen de la solución
Identifica cajas almacenadas con poca o ninguna descripción.
Toma fotos de la parte frontal de la caja y una vista aérea de su contenido, con opciones para tomar más fotos de acuerdo a tus necesidades.
Revisa las imágenes de las cajas a través de nuestra plataforma segura. Selecciona y asigna la acción requerida para cada caja.
Con Smart Reveal, puedes:
Saber lo que tienes
Obtén una visión completa de tu inventario de archivos para que puedas tomar decisiones bien fundamentadas y emprender las acciones adecuadas.
Tomar decisiones justificadas sobre qué archivos conservar, destruir o digitalizar
Deja de almacenarlo todo, digitalizarlo todo o destruir indiscriminadamente los documentos que estás obligado a conservar. Ten la tranquilidad de saber que estás tomando la decisión correcta para cada documento, en todo momento.
Reducir el costo y el riesgo del almacenamiento
Almacenar todo aumenta los costos y pone a tu empresa en riesgo de pérdida de información e incumplimiento de normas. Deja de pagar por almacenar archivos que ya no necesitas conservar.
Mejorar la productividad
Aumenta la velocidad y la eficiencia de tu organización dando a los empleados la posibilidad de encontrar lo que necesitan y tomar decisiones rápidas.
Clasificación de Archivos — Smart Sort
Cuando las cajas están llenas de archivos mezclados, es difícil tomar decisiones justificadas sobre su eliminación.
La tecnología para la Clasificación de Archivos, Smart Sort, de Iron Mountain se emplea para clasificar y reorganizar archivos por fecha de idoneidad para la destrucción, categoría, asociación, o lo que requieras.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Cómo sé qué cajas de archivos son las adecuadas para la Organización e Inventario Documental — Smart Reveal?
¿Puede Iron Mountain ayudarme a decidir qué cajas deben someterse al proceso de Organización e Inventario documental - Smart Reveal?
Sí, nuestro equipo de ventas puede utilizar una herramienta de diagnóstico para generar un informe que enumera todas las cajas de archivos con información descriptiva limitada o nula almacenadas en las instalaciones de Iron Mountain. A partir de esa lista, puedes seleccionar las cajas para el proceso Smart Reveal.
¿Cuántas imágenes proporcionará la Organización e Inventario Documental — Smart Reveal?
¿Puede la Organización e Inventario Documental — Smart Reveal funcionar con archivos físicos que no sean de papel?
¿Qué necesita Iron Mountain de mí para configurar un proyecto de Organización e Inventario Documental — Smart Reveal?
¿Puedo decidir cuántas cajas quiero someter al proceso Smart Reveal?
¿Se requiere un número mínimo de cajas para un servicio de Organización e Inventario Documental — Smart Reveal?
Mi inventario se encuentra en varias instalaciones de almacenamiento de archivos. ¿Puedo esperar la misma experiencia en todas las instalaciones?
¿Existen otros productos o programas que se combinen con Smart Reveal para ayudarme a limpiar mis archivos heredados?
El servicio de clasificación de archivos, Smart Sort, de Iron Mountain te ayudará a clasificar y reorganizar tus archivos mezclados según la idoneidad de destrucción, el tipo de archivo, el estado del archivo, el identificador único o cualquier otro criterio que decidas. Para obtener más información, visita ironmountain.com/smartsort.
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