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Traditionnelle
Processus manuels physiques
La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan
Solutions Intelligentes de Traitement des Documents et d'Automatisation des Workflows
Salle de Courrier Digitale
Transformez votre courrier. Accélérez votre activité.
Contactez-nousVue d'ensemble
Gérez facilement et rapidement le courrier de votre entreprise
Les entreprises tentent de se libérer du papier, mais il est impossible de le supprimer complètement lorsque le courrier continue d'affluer au format papier et que vos collaborateurs sont contraints de gérer chaque mois de gros volumes de courrier papier entrant. Qui plus est, avec un nombre croissant de collaborateurs qui télétravaillent, distribuer le courrier au bon destinataire devient difficile, ce qui a une incidence négative sur la productivité.
Que votre entreprise ait prévu le retour au bureau, le maintien en distanciel ou un mode de travail hybride, vous libérer de la réception et de la distribution du courrier physique est indispensable pour aller de l'avant. Iron Mountain peut vous y aider.
Transformez votre salle de courrier
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.
- Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
- Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
- Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
- Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
- Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible
Comment ça marche ?
La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.
- Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
- Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
- Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
- Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier
Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale
Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.
Traditionnelle
- Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
- Une expérience client médiocre
- D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
- La perte d'informations sensibles
- Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance
Numérique
Courrier dématérialisé, réexpédition
Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP)
Numérique
- La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
- L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
- La validation et la consultation
- La classification grâce à l'IA/le ML
- Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
- Le suivi d'audit pour renforcer la conformité
Intelligente
Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail
Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :
Intelligente
- La gestion du contenu
- La gouvernance de l'information
- L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
- Des fonctionnalités de recherche et de récupération
- De la collaboration
- L'automatisation des workflows
- Un multi référentiel fédéré
- Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Foire aux questions
Retrouvez ici les réponses aux questions fréquentes au sujet de la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain
Comment Iron Mountain s'assure-t-il que le courrier est acheminé vers les bons destinataires ?
Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d'un groupe d'utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction des règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l'équipe appropriée. L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d'acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.
Qu'advient-il des courriers qui ne respectent pas les règles d'acheminement standard ?
Lorsque le courrier arrive et que les règles d'acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, notre solution numérique pour le courrier le transfère en toute transparence vers le gestionnaire d'exceptions afin qu'il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l'aide d'outils intuitifs. Ce flux de travail rationalisé réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des opérations.
Qu'arrive-t-il à mon courrier une fois qu'il est dématérialisé ?
Nos services supplémentaires
Transformez votre environnement de travail avec Iron Mountain Clean Start
Optimisez l'espace disponible, réduisez les risques et renforcez votre responsabilité sociétale (RSE)
Numérisation de documents et stockage numérique
Accomplissez la transformation numérique de votre entreprise et centralisez vos informations
InSight Intelligent Document Processing
Numérisez, stockez, automatisez et déployez la puissance de vos données grâce à l'automatisation
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Découvrez à quel point la gestion des durées de conservation est facilitée lorsqu’un outil en ligne effectue les recherches juridiques pour vous.
Reporting et gestion de l'inventaire des documents et archives
Les différents types de documents peuvent nécessiter des stratégies différentes, notamment en ce qui concerne l'inventaire
Gestion d'archives externalisée
Préservez et protégez vos documents dans des installations conformes et hautement sécurisées. Trouver un prestataire pour l'externalisation de vos archives n'est pas simple !