Posteingang digitalisieren

Transformieren Sie Ihre Post. Bringen Sie Ihr Business voran.

Post digitalisieren und effizient verwalten

Viele Unternehmen versuchen schon länger, sich vollständig von Papier zu lösen oder es zu reduzieren. Solange jedoch weiterhin Post im Briefkasten landet und zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist, lässt sich das nicht erreichen. Da ausserdem immer mehr Angestellte mobil arbeiten, wird es schwierig, die Papierpost zeitnah und sicher an die richtigen Adressaten zu verteilen. Traditionelle Poststellen sind auf manuelle Systeme und Prozesse angewiesen, die arbeitsintensiv und fehleranfällig sind. Wenn Sie Ihre Post digitalisieren lassen, können Sie die Produktivität und Sicherheit bedeutend erhöhen.

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen wieder ins Büro kommen, im Homeoffice bleiben oder beides kombinieren, machen Sie einen wichtigen Schritt nach vorn, indem Sie Ihre Post digitalisieren. So befreien Sie sich von der Papierflut und dem damit verbundenen Aufwand. Iron Mountain unterstützt Sie mit der Lösung Digital Mail sowie umfassender Beratung und Services dabei.

So können Unternehmen ihre Post digitalisieren lassen

Iron Mountain Digital Mail ist ganz einfach einzurichten und zu benutzen. So funktioniert die digitale Poststelle:

Lassen Sie Ihre Post von Iron Mountain scannen. Dazu beauftragen Sie bei der Post eine direkte Umleitung Ihrer Briefe an eine unserer sicheren Scan-Einrichtungen. Ihre Post verlässt niemals unsere sichere Nachweiskette.
Unsere Fachleute digitalisieren Ihre Post und erfassen automatisch Schlagwörter. Dadurch können die digitalisierten Versionen direkt an die vorgesehenen Empfänger:innen weitergeleitet werden.
Durch die Ausnahmeverarbeitung haben Sie die Kontrolle darüber, wer die Post letztendlich empfängt.
Ihre elektronischen Informationen werden im Ruhezustand und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk verschlüsselt.
Über Iron Mountain Insight®, unsere Information-Management- und Content-Services-Platform, können Sie Ihre digitale Post durchsuchen, abrufen und automatisch an die richtigen Empfänger:innen verteilen.
Rollenbasierte Berechtigungen, die Sie selbst festlegen und verwalten können, stellen sicher, dass nur autorisierte User Ihre digitale Post einsehen und weitergeben können – mit einer intelligenten Verteilungsfunktion.
Iron Mountain lagert Ihre physische Post ein, vernichtet sie sicher oder sendet sie an Sie zurück.

Features und Vorteile

Branchenbeispiele:

Unternehmen profitieren bereits von der Digitalisierung ihres Posteingangs

Die Lösung für den digitalen Posteingang von Iron Mountain spielt eine wichtige Rolle in zahlreichen Branchen, darunter:

Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen

Post digitalisieren lassen von Iron Mountain

Sind Sie bereit, Ihren Posteingang zu digitalisieren und nachhaltig zu beschleunigen? Mit den Digital Mail Services von Iron Mountain automatisieren Sie die Erfassung, Verteilung und Freigabe Ihrer Eingangspost – sicher, compliance-konform und nahtlos integriert in Ihre bestehenden Workflows.

So entlasten Sie Teams, reduzieren Durchlaufzeiten und schaffen Transparenz – im Büro wie im Homeoffice. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und fordern Sie eine Demo an. Unsere Expert:innen zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen schon in kurzer Zeit von intelligenter Dokumentenverarbeitung profitiert.

Post digitalisieren – häufig gestellte Fragen

Wir beantworten Ihre häufig gestellten Fragen zur Lösung von Iron Mountain für den digitalen Posteingang.

Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die Post an die richtigen Empfänger:innen weitergeleitet wird?

Allen User:innen kann eine individuelle Mailbox zugewiesen werden und/oder sie können Teil einer Benutzergruppe sein, die auf bestimmte Aufgaben und Dokumenttypen zugeschnitten ist. Die Post wird anhand von Datensicherheitsregeln identifiziert und weitergeleitet, die dafür sorgen, dass sie an die richtige Person oder das richtige Team gelangen. Unsere Expert:innen arbeiten eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, um die geeigneten Rollen, Weiterleitungslogiken und Sicherheitsmaßnahmen festzulegen, die für den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre erforderlich sind.

Wer kann auf meine Post zugreifen?

Unser Team ermittelt gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Postsendungen handhaben möchten: nach Einzelperson, nach Abteilung oder nach einem bestimmten Workflow.

Während der Implementierung konfiguriert Iron Mountain Ihre User:innen, Benutzergruppen und Datensicherheitsregeln, um den richtigen Personen den Zugang zur Post zu ermöglichen. Die Abwesenheitsweiterleitung leitet Post oder Aufgaben automatisch an einen Kollegen um.

Was passiert mit Post, auf die die Standardregeln zur Weiterleitung nicht zutreffen?

Wenn eingehende Post nicht automatisch zugewiesen werden kann, wird diese an Ihren dedizierten Projektmanager weitergeleitet, der sie überprüft und mit intuitiven Tools entsprechend zuweist. Dieser optimierte Arbeitsablauf reduziert Störungen, beschleunigt Lösungen und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

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