Para los directores de sistemas (CIO, del inglés Chief Information Officer) y los líderes de TI, la fragmentación de datos es uno de los mayores obstáculos para la transformación. InSight DXP elimina los silos con un tablero de control único y seguro para gestionar registros físicos y digitales. Se integra en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning), gestión de las relaciones con los clientes (CRM, del inglés Customer Relationship Management) y sistemas de gestión de contenidos (CMS, del inglés Content Management Systems) para promover la coherencia de metadatos, la gobernanza y la accesibilidad en todos los formatos.

Para los responsables de cumplimiento normativo y gestión de riesgos, mediante la integración en Policy Center, este enfoque unificado aplica políticas de retención unificadas en todo el ciclo de vida de la información, lo que reduce la exposición al incumplimiento normativo y a las infracciones de seguridad. Los datos pueden identificarse como redundantes, obsoletos y triviales (ROT, del inglés Redundant, Obsolete And Trivial) para ofrecer recomendaciones sobre qué datos deben conservarse o eliminarse. La plataforma también facilita la expurgación de datos confidenciales.  El resultado es una visión integral de los datos empresariales, que elimina los silos, fortalece el cumplimiento normativo y crea una base confiable para el análisis y la IA.

InSight DXP también mejora la colaboración interdepartamental, ya que permite que todas las partes interesadas trabajen desde el mismo entorno gobernado. Los líderes de TI obtienen una arquitectura simplificada, los equipos de cumplimiento normativo obtienen una supervisión unificada, y los ejecutivos obtienen visibilidad en tiempo real. Esta alineación acelera la transformación digital, reduce los costos operativos y posiciona a la organización para ampliar las iniciativas de gobernanza e IA sin añadir complejidad.

Los responsables de cumplimiento normativo suelen tener dificultades para adaptarse a la evolución de los requisitos legales y reglamentarios en múltiples jurisdicciones. InSight DXP, integrado en Policy Center, automatiza las obligaciones de retención y privacidad aplicando clasificación y flujos de trabajo basados en IA a registros digitales y físicos.

Esto significa que los directores de gestión de riesgos (CRO, del inglés Chief Risk Officer) y los equipos legales pueden mantener una base sólida para demostrar el cumplimiento normativo gracias a un registro de auditoría seguro, mientras que los equipos de operaciones reducen la carga de trabajo manual y los errores humanos. Con más de 80,000 fuentes legales aplicables en más de 130 países, la plataforma ayuda a las organizaciones globales a mantener el cumplimiento normativo a gran escala, a la vez que reduce los costos relacionados.

Más allá de la automatización, InSight DXP fortalece la resiliencia empresarial aplicando políticas de retención y privacidad de forma homogénea, incluso a medida que evolucionan los reglamentos. Reduce la dependencia de la supervisión manual, protege contra multas y demuestra el cumplimiento normativo en las auditorías. Esto hace que la gobernanza sea proactiva en lugar de reactiva, lo que convierte el cumplimiento normativo en una ventaja estratégica.

Para los líderes empresariales y de operaciones, la transformación comienza con la reducción de ineficiencias y cuellos de botella en los sistemas heredados. Iron Mountain apoya cada etapa del proceso, desde la digitalización de registros físicos y la reducción de datos ROT (del inglés Redundant, Obsolete And Trivial, redundantes, obsoletos y triviales), hasta la implementación del procesamiento inteligente de documentos y flujos de trabajo automatizados.

Para los líderes de TI e IA, InSight DXP contribuye a proporcionar datos depurados, estructurados y compatibles, que se integran a la perfección en los sistemas empresariales modernos. Esto permite a las organizaciones acelerar la automatización, reducir costos y preparar la información para iniciativas avanzadas de análisis y aprendizaje automático.

Gracias a la combinación de una profunda experiencia en el sector con tecnología avanzada, Iron Mountain proporciona una hoja de ruta hacia una transformación sostenible. Las organizaciones obtienen mejoras inmediatas en la eficiencia, a la vez que preparan sus datos para las tecnologías emergentes. Este doble enfoque ayuda a los proyectos de transformación digital a generar un retorno de la inversión (ROI, del inglés Return on Investment) a corto plazo y una ventaja competitiva a largo plazo.

Un programa de gobernanza eficaz equilibra políticas, rendición de cuentas y tecnología. Para los ejecutivos y los consejos de gobernanza, esto significa establecer políticas claras y legalmente justificables que se alineen con los objetivos empresariales y los marcos reglamentarios.

Para los administradores de datos y los equipos de TI, InSight DXP proporciona la tecnología necesaria, con entrega y automatización de reglas de retención, el acceso seguro basado en roles y la generación de registros de auditoría. Este marco interconectado reduce el riesgo, mejora la productividad y ayuda a que la información no solo cumpla con las normativas, sino que también esté estratégicamente depurada, estructurada y apta para su uso con IA.

Cuando las políticas de gobernanza, los roles y la tecnología se alinean, las organizaciones extraen un valor nuevo de su información. La gobernanza va más allá de la mera prevención de riesgos y se convierte en un motor de eficiencia, transparencia y confianza. Esta madurez permite a las empresas respaldar la innovación con confianza, sabiendo que la información está correctamente controlada y apta para su uso con IA.

Sin una gestión estructurada del ciclo de vida, las organizaciones suelen retener datos durante demasiado tiempo, lo que aumenta los costos y el riesgo, o eliminan los datos prematuramente, lo que crea deficiencias de cumplimiento. Para los líderes de cumplimiento, InSight DXP permite aplicar las reglas de retención de forma coherente desde la creación hasta la eliminación de los datos, lo que facilita la identificación electrónica y las retenciones legales cuando es necesario.

Para los directores de sistemas (CIO, del inglés Chief Information Officer) y líderes digitales, la gestión del ciclo de vida también prepara los datos para el análisis y la IA. La información se conserva, se puede acceder a ella y se elimina de forma legalmente justificada cuando ya no tiene valor comercial, de manera que se alinea con los requisitos globales de privacidad y se reducen los datos ROT.

Una gestión eficaz del ciclo de vida, la información pasa de ser un pasivo a un activo estratégico. Mediante el equilibrio del control de costos, el cumplimiento normativo y la disponibilidad, las organizaciones ganan la confianza necesaria para modernizar sus operaciones y adoptar soluciones basadas en IA. Esto no solo reduce el riesgo, sino que también crea una base sólida para el crecimiento digital.

Los datos ROT (del inglés Redundant, Obsolete And Trivial, redundantes, obsoletos y triviales) saturan los sistemas, incrementan los costos de almacenamiento y presentan riesgos de cumplimiento normativo. Para los gerentes de TI y operaciones, InSight DXP utiliza etiquetado y clasificación basados en IA para identificar duplicados, archivos obsoletos y contenido de bajo valor.

Para los responsables de cumplimiento normativo, las políticas de retención automatizadas facilitan la limpieza de los datos ROT según reglas justificables y auditables. Esto genera un entorno de información más eficiente y valioso, que reduce costos y contribuye a que solo se conserven los datos estratégicos y aptos para su uso con IA.

Reducir los datos ROT no se trata solo de ahorrar espacio, sino de mejorar la calidad y la confiabilidad de los datos empresariales. Con los datos ROT bajo control, los análisis se vuelven más confiables, los resultados de IA más precisos, y el cumplimiento normativo consume menos recursos. Las organizaciones se benefician de operaciones optimizadas y menores costos de almacenamiento, a la vez que ganan confianza en su entorno de información.

Para los líderes de IA y ciencia de datos, tener datos aptos para su uso con IA significa que la información es precisa, está clasificada de forma unificada y libre de datos ROT (del inglés Redundant, Obsolete And Trivial, redundantes, obsoletos y triviales). InSight DXP facilita que los datos cuenten con los metadatos, la gobernanza y las garantías de cumplimiento normativo necesarias para los análisis avanzados, la IA generativa y la IA agéntica.

Para los líderes empresariales, esto se traduce en información confiable, una toma de decisiones más rápida y la capacidad de implementar iniciativas de IA con confianza. Los datos depurados y correctamente gobernados aceleran la transformación digital, a la vez que respaldan el cumplimiento de normativas globales como el RGPD.

Preparar la información para que sea apta para su uso con IA es una inversión estratégica de futuro. Posiciona a la organización para aprovechar la IA no solo para la eficiencia, sino también para la diferenciación competitiva. Con su contribución a que su información sea confiable, cumpla con las normativas y esté bien estructurada, las empresas reducen el riesgo y abren nuevas oportunidades de crecimiento.

Las IA generativa y agéntica están redefiniendo la gestión de la información. Para los profesionales del conocimiento y líderes empresariales, InSight DXP permite realizar consultas en lenguaje natural sobre datos no estructurados, lo que genera automáticamente información, informes e incluso resúmenes visuales.

Para los líderes de TI e IA, los agentes de IA especializados ayudan a automatizar la toma de decisiones, dado que muestran contenido pertinente en grandes datasets, aceleran la obtención de valor y mantienen el cumplimiento normativo y la seguridad.

Gracias a la integración de la IA directamente en los flujos de trabajo de información, InSight DXP facilita la toma de decisiones basada en datos oportunos, pertinentes y gobernados. Esto reduce los cuellos de botella, aumenta la agilidad y fomenta las culturas basadas en datos. El resultado no solo son decisiones más rápidas, sino también más inteligentes, alineadas con los objetivos empresariales y los requisitos de cumplimiento normativo.

Los directores de sistemas (CIO, del inglés Chief Information Officer) suelen mencionar la complejidad de la integración como un obstáculo para la transformación. InSight DXP se conecta con las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning), de gestión de las relaciones con los clientes (CRM, del inglés Customer Relationship Management) y los sistemas de gestión de contenidos (CMS, del inglés Content Management Systems), y unifica los datos de múltiples sistemas en un único entorno gobernado.

Para los equipos de operaciones, esto significa un acceso más rápido a los datos empresariales importantes. Para los ejecutivos, facilita la coherencia en toda la empresa, lo que permite tomar decisiones más inteligentes y reducir la duplicación de esfuerzos entre departamentos.

La integración fluida protege las inversiones en tecnología existentes, a la vez que reduce la complejidad de la TI. Mediante el enlace con las herramientas que los equipos ya utilizan, InSight DXP acelera la adopción y genera valor rápidamente. Esto reduce el costo total de propiedad, a la vez que posiciona a la organización para una gobernanza ampliable y con visión de futuro.