DIGITÁLNÍ PODATELNA

Potřebuje vaše firma digitalizovat interní procesy a zjednodušit práci s firemními dokumenty?
Digitalni Podatelna

DIGITÁLNÍ PODATELNA

Potřebuje vaše firma digitalizovat interní procesy a zjednodušit práci s firemními dokumenty?
  1. Úvod
  2. Digitalni podatelna

Snižte chybovost své firemní podatelny na nulu automatizací zpracování příchozích a odchozích faktur, objednávek a dalších dokumentů.

    Integrujte fyzické dokumenty a elektronická data do jediného přehlédného systému,
    doručte vždy potřebné spisy a data jen těm správným osobám,
    najděte hledané informace za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání.

Jak to celé proběhne?

Příjem, roztřídění a evidence dokumentů

Vaši firemní poštu přesměrujeme do našeho skenovacího centra, kde ji roztřídíme.

Dokumenty označíme čárovým kódem a zaevidujeme do softwarového řešení Iron Mountain nebo do vaší aplikace pro správu dokumentů.

Stejným způsobem zaevidujeme také elektronické dokumenty, které přicházejí e-mailem, přes datovou schránkou nebo vaše datové úložiště.

 

Infografika
Digitální podatelna - File prep

Vytěžení spisů a integrace dat

Fyzické dokumenty naskenujeme a převedeme do strojově čitelné podoby optickým rozpoznáváním znaků (OCR). Školení pracovníci manuálně zkontrolují, zda digitalizované údaje odpovídají předloze.

Vytěžená data uložíme na zabezpečené cloudové úložiště a propojíme je s vaší účetní, ERP nebo jinou aplikací. S digitalizovanými dokumenty můžete pracovat také přes naší aplikaci nebo ve vlastním databázovém softwaru.

Infografika
Digitální podatelna- Scanning

Archivace dokumentů a sledování jejich oběhu

Papírové spisy uložíme v naší externí spisovně vybavené protipožárním systémem a nepřetržitým bezpečnostním dohledem. Dokumenty vám v případě potřeby doručíme do kanceláře už do 4 hodin.

Každý krok přepravy a manipulace s dokumenty zaznamenáme. Evidujeme také veškeré úpravy elektronických souborů.

Digitální podatelna - Ecobox, IM shelves

Zpracování odchozí pošty

Díky napojení na vaše firemní systémy zajistíme tisk, obálkování a odeslání dokumentů vašim klientům, obchodním partnerům či úřadům. Postaráme se i o rozesílky v elektronické podobě – přesně dle vašich pokynů.

O každém kroku vás budeme informovat v rámci každodenního reportingu.

Digitální podatelna - Fileprep, IM employee

6 důvodů, proč outsourcovat svou podatelnu s Iron Mountain

Blue icon of a document with the upper left corner folded over

Rychlé zpracování příchozí dokumentace

Během několika hodin zpracujeme dokumenty v jakémkoliv objemu. Získaná data zaevidujeme a zpřístupníme skrze Iron Mountain Insight nebo přes váš systém.
icon-laptop-email-blue-svg

Dokonalý přehed ve firemních dokumentech

Díky unikátním identifikátorům víte, kde jsou spisy uložené. Během chvíle je otevřete, nasdílíte nebo si v nich fulltextovým vyhledáváním najdete, co potřebujete.
A blue analytics icon with a chart showing growth

Zrychlení firemních procesů

Zautomatizujeme zpracování vytěžených dat jejich napojením na vaši účetní aplikaci, ERP software a další systémy.
Blue icon of a padlock

Zabezpečení na nejvyšší úrovni

Fyzické dokumenty uložíme ve spisovnách s nepřetržitou bezpečností službou. Elektronická data zašifrujeme a uložíme v souladu s legislativou (včetně GDPR).
Blue icon of an underground data storage facility

Více než 70 let zkušeností

Na českém trhu jsme od roku 1996, ve světě ale máme více než 70letou tradici. S Iron Mountain získáte dlouhodobého partnera pro digitalizaci své firmy.
Blue icon of a globe

Pobočky v 60 zemích

Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.

POTŘEBUJE VAŠE KANCELÁŘ DIGITÁLNÍ TRANSFORMACI?

Document scanning and digital storage

POTŘEBUJE VAŠE KANCELÁŘ DIGITÁLNÍ TRANSFORMACI?