Digitalni podatelna

Snižte chybovost své firemní podatelny na nulu automatizací zpracování příchozích a odchozích faktur, objednávek a dalších dokumentů.

✔ Integrujte fyzické dokumenty a elektronická data do jediného přehlédného systému,

✔ doručte vždy potřebné spisy a data jen těm správným osobám,

✔ najděte hledané informace za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání.

Jak to celé proběhne?

Příjem, roztřídění a evidence dokumentů

Vaši firemní poštu přesměrujeme do našeho skenovacího centra, kde ji roztřídíme.

Dokumenty označíme čárovým kódem a zaevidujeme do softwarového řešení Iron Mountain nebo do vaší aplikace pro správu dokumentů.

Stejným způsobem zaevidujeme také elektronické dokumenty, které přicházejí e-mailem, přes datovou schránkou nebo vaše datové úložiště.

Vytěžení spisů a integrace dat

Fyzické dokumenty naskenujeme a převedeme do strojově čitelné podoby optickým rozpoznáváním znaků (OCR). Školení pracovníci manuálně zkontrolují, zda digitalizované údaje odpovídají předloze.

Vytěžená data uložíme na zabezpečené cloudové úložiště a propojíme je s vaší účetní, ERP nebo jinou aplikací. S digitalizovanými dokumenty můžete pracovat také přes naší aplikaci nebo ve vlastním databázovém softwaru.

Archivace dokumentů a sledování jejich oběhu

Papírové spisy uložíme v naší externí spisovně vybavené protipožárním systémem a nepřetržitým bezpečnostním dohledem. Dokumenty vám v případě potřeby doručíme do kanceláře už do 4 hodin.

Každý krok přepravy a manipulace s dokumenty zaznamenáme. Evidujeme také veškeré úpravy elektronických souborů.

Zpracování odchozí pošty

Díky napojení na vaše firemní systémy zajistíme tisk, obálkování a odeslání dokumentů vašim klientům, obchodním partnerům či úřadům. Postaráme se i o rozesílky v elektronické podobě – přesně dle vašich pokynů.

O každém kroku vás budeme informovat v rámci každodenního reportingu.