Skenování a vytěžování dokumentů

Zrychlete pracovní procesy zpomalené papírovými dokumenty a pracujte digitálně.
Document scanning and digital storage

Skenování a vytěžování dokumentů

Zrychlete pracovní procesy zpomalené papírovými dokumenty a pracujte digitálně.
  1. Úvod
  2. Skenování a vytěžování dokumentů

Zrychlete své firemní procesy a komunikaci s klienty a kolegy díky digitalizaci papírových dokumentů.

    Sdílejte jakýkoliv dokument (či jeho část) několika kliknutími,
    najděte potřebné informace za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání,
    vytěžená data napojíme na váš systém nebo aplikaci.

Jak to celé proběhne?

Výběr, roztřídění a evidence dokumentů

S ohledem na potřeby vaší organizace vybereme dokumenty, které budeme prioritně digitalizovat a převezeme je z vaší spisovny do zabezpečeného skenovacího centra. Zde je roztřídíme podle typů (smlouvy, faktury, formuláře, personální spisy, zdravotní dokumentaci, právní dokumenty atd.) a skartačních lhůt.

Spisy označíme čárovým kódem a zaevidujeme.

Nově vznikající dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) zpracováváme průběžně v rámci digitální podatelny.

Document scanning and digital storage

Úprava, skenování a kontrola dokumentů

Školený operátor odstraní ze spisů prázdné strany, upraví roztržené okraje a dokumenty – do velikosti A0 – naskenuje až v rozlišení 600 DPI. Pro převod textů do strojově čitelné podoby a vytěžení indexů využíváme technologii optického rozpoznávání znaků (OCR).

Spisy uložíme ve formátu, který preferujete a manuálně zkontrolujeme, zda digitalizované údaje odpovídají fyzickému originálu.

Dokumentaci vám vrátíme, nebo ji trvale uložíme do naší spisovny (služba archivace dokumentů).

Je možné digitalizovat také dokumenty, které jste u nás uložili v minulosti.

Document scanning and digital storage

Integrace dat do vašeho systému

Vytěžená data zašifrujeme a uložíme na zabezpečené cloudové úložiště. Kdykoliv s nimi můžete pracovat a sdílet je přes softwarové řešení Iron Mountain nebo vlastní software.

Automatizujeme také nahrávání získaných dat do vašeho účetního, ERP nebo jiného systému. Údaje z nově naskenovaných faktur, objednávek či zaměstnaneckých dotazníků se automaticky „propíší“ do potřebného místa – a vašim pracovníkům odpadnou hodiny manuálního přepisování.

Document scanning and digital storage
Document scanning and digital storage

6 DŮVODŮ, PROČ DIGITALIZOVAT S IRON MOUNTAIN

Digitize

Přednostní digitalizace důležitých dokumentů

Společně určíme, které spisy naskenovat jako první – a převedeme je do strojově čitelných dat pro rychlé fulltextové vyhledávání a další zpracování.
Document inspection icon

Dokonalý přehled ve firemní dokumentaci

Díky unikátním identifikátorům víte, kde potřebné digitalizované spisy najdete – a během pár sekund je otevřete či nasdílíte.
Digitize

Integrace dat s vaším systémem

Digitalizované údaje zpřístupníme vašim pracovníkům a klientům napojením na váš ERP systém, cloud nebo webovou aplikaci.
Blue icon of a padlock

Cloudové zabezpečení na nejvyšší úrovni

Skenování dokumentů a zpracování a uložení dat probíhá v souladu s legislativou (včetně GDPR). Každý úkon našich pracovníků evidujeme.
Blue icon of an underground data storage facility

Více než 70 let zkušeností

Na českém trhu jsme od roku 1996, ve světě ale máme více než 70letou tradici. S Iron Mountain získáte dlouhodobého partnera pro digitalizaci své firmy.
Blue icon of a globe

Pobočky v 60 zemích

Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.

Potřebuje vaše kancelář digitální transformaci?

Document scanning and digital storage

Potřebuje vaše kancelář digitální transformaci?