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HR-Dokumente digital verwalten

Iron Mountain Human Resources

Die Transformation Ihrer HR – Digitalisierung in der Personalabteilung

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HR-Dokumenten digital verwalten

Bringen Sie die Digitalisierung im Personalmanagement voran

Die Verwaltung von HR-Unterlagen kann eine ziemliche Herausforderung darstellen, wenn diese in verschiedenen Formaten vorliegen, an unterschiedlichen Orten gelagert oder gespeichert sind und Ihre Mitarbeitenden dazu noch hybrid arbeiten. Deswegen ist es so wichtig, gleich beim Onboarding alles richtig zu machen. Wenn sich neue Mitarbeiter:innen von Anfang an gut aufgehoben fühlen, bleiben sie gern im Unternehmen und werden schnell produktiver. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass die Personaldokumentation vollständig und stets aktuell ist und allen Gesetzen und Compliance-Vorgaben entspricht. Sonst werden Sie immer wieder nach fehlenden Unterlagen z. B. für Audit-Berichte suchen müssen, was viel Zeit in Anspruch nimmt. In dieser Hinsicht birgt die Digitalisierung auch für die Personalabteilung viele Vorzüge.

So funktioniert’s

Funktionen und Vorteile

FAQ

 

Digitale Transformation. Sind wir schon da?

Den nächsten Schritt gehen wir gemeinsam.


Erfahren Sie mehr

Mehr Zeit für den Menschen

Prozesse der Personalabteilung digitalisieren

Das SaaS-Angebot (Software as a Service) Iron Mountain Human Resources optimiert Ihre HR-Prozesse, damit Sie sich Zeit für die Menschen in Ihrem Unternehmen nehmen können, statt Papierberge abzuarbeiten. Setzen Sie auf die Digitalisierung im Personalwesen und verwalten Sie wichtige Unterlagen digital.

  • Sicherer Zugriff auf HR-Akten in der Cloud
  • Durch automatisierte Prozesse einfacher und produktiver zusammenarbeiten
  • Integration mit eSignature und bestehenden HR-Systemen möglich
  • Aufbewahrungspflichten mit Iron Mountain Policy Center einfacher einhalten
  • Zufriedenere Mitarbeiterinnen und niedrigere Fluktuation

Mehr erfahren

So funktioniert’s

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Digitaliseren

Physische und digitale Daten zusammenführen

 

Digitalisieren Sie Ihre relevanten HR-Dokumente. Danach können Benutzer:innen Kommentare hinzufügen und das Audit-Tracking aktivieren.

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Speichern

Verschlüsselte Daten in einem sicheren Verzeichnis speichern

Mit rollenbasierten Berechtigungen können autorisierte Benutzer:innen über die Information-Management- und Content-Services-Plattform von Iron Mountain rund um die Uhr auf die digitalisierten Dokumente zugreifen. Die Integration mit eSignature und HR-Systemen ist möglich.

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Automatiseren

Zusammenarbeit bei dokumentenzentrierten Prozessen

 

Auf Basis wichtiger Metadaten werden automatisierte Prozesse entwickelt. Für eine rechtssichere Aufbewahrung kann das Iron Mountain Policy Centre integriert werden.

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Erschliessen

Wichtige HR-Informationen abrufen und interpretieren

 

Dashboards bieten einen visuellen Einblick in die Daten und Kennzahlen und ermöglichen damit fundierte Auswertungen. Über Berichte und Warnhinweise finden Sie Mitarbeitende mit mangelnder Compliance und können site entsprechend benachrichtigen.

Funktionen und Vorteile

Die digitale Personalabteilung ist längst Realität – mit Iron Mountain Human Resources gehen Sie einen großen Schritt in diese Richtung. Unsere Lösung bietet folgende Vorteile:
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HR-dokumente digitalisieren

Nutzen Sie die Kompetenz, Prozesse und Infrastruktur von Iron Mountain, um Papierunterlagen in digitale Dokumente umzuwandeln – mit Hilfe unseres umfangreichen Netzwerks von Scanningzentren. Alternativ können Sie auch selbst Dateien hochladen. So wird die Archivierung in Ihrer Personalabteilung digital, bequem und übersichtlich.
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Informationen sicher speichern und abrufen

Dank digitaler Prozesse im Personalmanagement haben Sie volle Kontrolle über den Zugriff auf Ihre HR-Dokumente: Ihre Daten werden bei der Speicherung und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk durch Verschlüsselungscodes geschützt, die Sie selbst aufbewahren und verwalten. Sie vergeben rollenbasierte Berechtigungen, mit denen autorisierte Personen jederzeit und von überall auf die Informationen zugreifen können.
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Sofort finden, was Sie brauchen

So praktisch ist die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung: Dank OCR-Technologie zur optischen Zeichenerkennung lassen sich Text und Index Ihrer Dokumente durchsuchen. Diese Funktion ist für viele Dateitypen und in über 50 Sprachen verfügbar. Das mühselige und zeitaufwendige Durchforsten von Papierunterlagen entfällt.
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Für bessere Zusammenarbeit: Prozesse der Personalabteilung automatisieren

Die Zusammenarbeit wird einfacher – dank automatisierter Prozesse auf Grundlage wichtiger Metadaten. Die Lösung erlaubt die Integration mit eSignature und anderen HR-Systemen.
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Auswertungen auf einen Blick

Wichtige HR-Informationen und Kennzahlen lassen sich auf Dashboards visuell anzeigen und interpretieren. Über Berichte und Warnhinweise finden Sie Mitarbeitende mit mangelnder Compliance und können sie entsprechend benachrichtigen. Bauen Sie auf die Digitalisierung der Personalabteilung – für mehr Effizienz und Transparenz.
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Information Governance unterstützen

Durch Integration mit Iron Mountain Policy Center stellen Sie sicher, dass Ihre Aufbewahrungsregeln zuverlässig auf die entsprechenden Dokumente angewendet werden. Unser Expertenteam bietet außerdem Information-Governance-Beratung und hilft Ihnen, Aufbewahrungsregeln individuell anzupassen.
Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren

Iron Mountain – seit 1955 Ihr zuverlässiger Partner

Beschreiten Sie den Weg der Digitalisierung mit Ihrer Personalabteilung

Über 95 % der Fortune 1000 Unternehmen vertrauen uns bereits. Wir unterstützen auch Sie dabei, die Prozesse im Personalmanagement zu optimieren, sensible Personaldaten noch besser zu schützen und mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter:innen zu schaffen. Mit Iron Mountain Human Resources verwalten Sie HR-Unterlagen digital – sicher, bequem und nach geltenden gesetzlichen Datenschutz- und Aufbewahrungsvorgaben. Auf Wunsch helfen wir Ihnen außerdem, analoge Dokumente ins digitale Format zu überführen und Ihre Daten in jeglicher Form sicher zu archivieren und zu verwalten. Machen auch Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher – setzen Sie mit Iron Mountain als erfahrenen Partner auf die Digitalisierung Ihres Personalwesens.

FAQ – Digitalisierung in der Personalabteilung

Wie verändert die Digitalisierung das Personalmanagement?

Ging es in der HR-Abteilung lange Zeit vorrangig um Verwaltungstätigkeiten, ändert sich das mit dem Voranschreiten von Arbeit 4.0 spürbar: Zum einen ermöglicht die Digitalisierung effiziente, automatische Prozesse in der Personalabteilung, besonders im administrativen Bereich. Zum anderen schafft sie mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und für die Mitarbeiter:innen. So kommen Personaler:innen mit ganz neuen Aufgabenfeldern in Berührung:

  • digitales Recruiting- und Personalmarketing
  • Pflege eines ansprechenden Webauftritts ihres Unternehmens
  • Begleitung des digitalen Wandlungsprozesses im gesamten Unternehmen
  • enge Zusammenarbeit mit dem Personal auf holistischem Niveau
  • Unterstützung und Beratung der Führungskräfte in Bezug auf Führung 4.0

Für die Mitarbeiter:innen der HR-Abteilung bedeutet das, neue Kompetenzen und Skills zu erlernen. Einerseits um mit der Digitalisierung umgehen und die große Menge an Daten sinnvoll auswerten zu können. Andererseits um die neuen Ansprüche an das Personalmanagement 4.0 zu erfüllen und es agil und flexibel zu gestalten.

Was ist digitales Personalmanagement?

Smart HRM (Smart Human Resources Management) bzw. das digitale Personalmanagement meint den Einsatz von Soft- und Hardware, vornehmlich für die Automatisierung von Prozessen und die Analyse und Auswertung von Daten. Mit einer breiten Palette an digitalen Tools gehen Personaler:innen die veränderten Herausforderungen im Employer Branding, Personalmarketing, Recruiting, Onboarding im hybriden Arbeiten und in anderen Bereichen an.

Welche HR-Prozesse können digitalisiert werden?

Die Auswahl an Softwarelösungen ist so groß wie das Aufgabenfeld der Personalabteilung. Unter die beliebtesten Digitalisierungsmaßnahmen fallen:

  • Arbeitszeiterfassung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Recruiting
  • Management der Bewerber:innen
  • Onboarding
  • Personalunterlagen
  • Personalentwicklung
  • Portale für Mitarbeiter:innen

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