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Simplifiez le traitement du courrier et décloisonnez les données de votre organisation

Le courrier entrant, physique ou numérique, renferme des informations critiques, des factures aux documents juridiques. Pour les équipes dispersées, la gestion manuelle de ce courrier est un véritable défi. C'est coûteux, sujet aux erreurs et risqué pour la sécurité. Cela retarde des décisions essentielles sur des documents importants, ce qui peut compromettre les finances et la relation client. Cela vous empêche aussi d'obtenir des informations clés à partir des données nécessaires à vos processus critiques, comme l'approbation de prêts hypothécaires ou le traitement des demandes d'indemnisation. Au fur et à mesure que votre entreprise s'agrandit, ces problèmes sont amplifiés, ce qui rend difficile l'évolution efficace de vos opérations.

Éliminez les inefficacités du courrier avec notre solution numérique pour le courrier. Notre solution SaaS (Software-as-a-Service) transforme le courrier physique en actifs numériques exploitables. Elle s'appuie sur le traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l'IA pour automatiser les flux de travail axés sur les documents. Dans le cadre d'un processus de bout en bout, nous ne nous contentons pas de numériser et d'acheminer les documents. Contrairement à d'autres solutions qui s'arrêtent là, notre approche est véritablement complète, allant de la réception physique à la destruction et à l'intégration dans vos processus métiers, le tout avec une chaîne de traçabilité auditable.

Consultez notre FAQ

Comment fonctionne notre solution numérique pour le courrier ?

Notre solution numérique pour le courrier est simple à mettre en place et à utiliser.

Notre solution complète de bout en bout gère tout, de la collecte du courrier à sa destruction, le tout avec une chaîne de traçabilité auditable.

  • Redirection et retrait du courrier : après avoir redirigé votre courrier vers un service postal désigné, Iron Mountain le collecte et le transporte en toute sécurité.
  • Numérisation et stockage : votre courrier est dématérialisé par nos employés qualifiés et hautement formés, puis stocké sur notre plateforme cloud sécurisée Iron Mountain InSight®.
  • Classification et acheminement : la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain identifie et classe les types de documents, puis extrait les métadonnées clés afin de mettre en œuvre des règles d'acheminement intelligentes. Le courrier est automatiquement acheminé vers les destinataires ou les flux de travail en fonction de vos règles métier. Vous pouvez demander des mots-clés personnalisés supplémentaires pour améliorer la précision.
  • Traitement des exceptions : pour réduire les interventions manuelles, les agents d'IA s'appuient sur les décisions humaines afin d'affiner les règles de gestion des exceptions et de gérer de manière autonome des situations similaires.
  • Autorisations sécurisées basées sur les rôles : le courrier numérique est chiffré au repos et en transit sur un réseau sécurisé. Les autorisations basées sur les rôles permettent uniquement aux utilisateurs autorisés de consulter et partager les courriers numérisés. Les utilisateurs peuvent rechercher le courrier dématérialisé et y accéder via notre plateforme cloud sécurisée.
  • Gestion du cycle de vie : nous proposons des options de destruction flexibles pour la gestion de vos actifs physiques et numériques, notamment le stockage, la destruction sécurisée ou le renvoi du courrier dématérialisé. Services étendus
  • Prise en charge du courrier sortant : nous simplifions la gestion du courrier sortant avec l'intégration de vos outils de gestion de contenu. Vous bénéficiez d'un suivi en temps réel de l'impression, de l'insertion et de l'envoi de vos courriers.

Avec la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain, vous pouvez :

Partenaires stratégiques mondiaux

Nos solutions numériques sont agnostiques au cloud et disponibles sur les principales marketplaces. Nous collaborons avec les plus grands fournisseurs cloud pour une intégration simple dans votre environnement informatique existant.
Iron Mountain InSight DXP est disponible sur les marketplaces AWS, Google Cloud et Microsoft Azure.

Exemples de secteurs concernés :

La solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain joue un rôle important dans de nombreux secteurs, notamment, mais sans s'y limiter :

Foire aux questions

Retrouvez ici les réponses aux questions fréquentes au sujet de la solution numérique pour le courrier d'Iron Mountain

Comment Iron Mountain s'assure-t-il que le courrier est acheminé vers les bons destinataires ?

Chaque utilisateur peut se voir attribuer une boîte aux lettres individuelle et/ou faire partie d'un groupe d'utilisateurs adapté à des tâches et des types de documents spécifiques. Le courrier est identifié et acheminé en fonction des règles de sécurité des données, conçues pour le diriger vers la personne ou l'équipe appropriée. L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain travaille en étroite collaboration avec votre entreprise pour établir les rôles, la logique d'acheminement et les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des données.

Qui peut accéder à mon courrier ?

L'équipe de mise en œuvre d'Iron Mountain rencontre votre entreprise afin de déterminer la manière dont vous souhaitez traiter votre courrier : par personne, par service ou selon un flux de travail spécifique.

Lors de la mise en œuvre, Iron Mountain configure les utilisateurs, groupes d'utilisateurs et règles de sécurité des données, en fournissant aux personnes appropriées un accès à la messagerie. Le transfert en cas d'absence redirige automatiquement le courrier ou les tâches vers un collègue.

Qu'advient-il des courriers qui ne respectent pas les règles d'acheminement standard ?

Lorsque le courrier arrive et que les règles d'acheminement automatisées ne permettent pas de le rediriger correctement, notre solution numérique pour le courrier le transfère en toute transparence vers le gestionnaire d'exceptions afin qu'il soit examiné et redirigé de manière appropriée à l'aide d'outils intuitifs. Ce flux de travail simplifié réduit les interruptions, accélère les résolutions et assure le bon fonctionnement des opérations.

Transformez les données non exploitées et non structurées en informations exploitables.

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