InSight DXP

Surat Digital

Transformasi surat Anda. Kembangkan bisnis Anda

Lompat ke:

Sederhanakan pengelolaan surat dan buat data digital yang saling terhubung di tiap segmen organisasi

Surat fisik berisi informasi organisasi penting mulai dari faktur hingga arsip legal. Namun, bagi tim yang tersebar, pengelolaan surat secara manual seperti ini sangatlah menyulitkan. Mahal, rawan kesalahan, dan memiliki risiko keamanan. Cara kerja ini tidak hanya menghambat tindak lanjut penting pada dokumen penting—sehingga dapat mengacaukan aspek keuangan dan relasi dengan klien—tetapi juga mempersulit Anda mendapatkan informasi dari data yang penting untuk kelanjutan alur kerja, seperti klaim dan persetujuan hipotek. Seiring dengan pertumbuhan organisasi Anda, makin signifikan pula problematika ini sehingga Anda akan kesulitan mengembangkan kegiatan operasional Anda dengan efektif.

Ucapkan selamat tinggal pada inefisiensi surat-menyurat dengan Surat Digital Iron Mountain. Solusi kami mengubah surat fisik menjadi aset digital yang dapat ditindaklanjuti dan secara otomatis mengarahkannya ke penerima atau alur kerja yang dituju. Kami tidak hanya memindai dokumen di awal dan menyerahkannya di akhir. Tidak seperti solusi lain, kami memiliki pendekatan komprehensif dari konfirmasi fisik hingga pembuangan dan integrasi dalam hasil bisnis Anda—semua dengan rantai pengendalian yang dapat diaudit.

Baca Pertanyaan Umum kami

Digitalkan, otomatiskan, dan integrasikan alur kerja surat dengan Surat Digital Iron Mountain

Bagaimana cara kerja Surat Digital?

Mengatur Surat Digital semudah menggunakannya. Solusi menyeluruh kami yang lengkap menangani semua proses mulai dari pengambilan surat hingga penempatan, dengan rantai pengawasan yang dapat diaudit.

Pengarahan dan pengambilan surat – Setelah mengarahkan surat Anda ke lokasi layanan surat yang ditentukan, Iron Mountain akan mengambilnya dan memindahkannya dengan aman
Digitalisasi dan penyimpanan – Surat Anda didigitalkan oleh karyawan kami yang telah melalui seleksi ketat dan pelatihan intensif, lalu disimpan di dalam platform cloud aman kami, Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP).
Klasifikasi dan perutean – Surat Digital dikategorikan berdasarkan tipe dokumen, kata kunci diekstrak, dan surat dirutekan secara otomatis kepada penerima atau alur kerja berdasarkan aturan bisnis Anda. Anda dapat meminta kata kunci kustom tambahan untuk meningkatkan akurasi.
Pemrosesan pengecualian – Surat yang tidak secara otomatis dirutekan akan ditandai agar dapat ditinjau secara manual oleh Manajer Pengecualian guna memastikan kesesuaian penanganan.
Izin berdasarkan peran aman – Surat digital dienkripsikan di jaringan aman ketika diam dan sedang transit. Izin berdasarkan peran memastikan hanya pengguna yang berwenang dapat melihat dan membagikan surat. Pengguna dapat mencari dan mengakses surat digital di platform cloud aman kami.
Manajemen siklus hidup – Kami menawarkan opsi disposisi fleksibel untuk aset digital dan fisik Anda, termasuk penyimpanan, penghancuran aman, atau pengembalian surat digital kembali kepada Anda.

Berbincang bersama ahlinya

Simak cara kerja solusi ini

Dengan Surat Digital, Anda akan dapat:

Menyederhanakan pekerjaan

Otomatisasi yang didukung AI mengekstrak data penting, mengarahkan surat secara otomatis, dan mengintegrasikan data surat dengan mudah ke proses dan sistem bisnis inti Anda.

Menyediakan akses aman

Akses berbasis peran memungkinkan pengguna berwenang untuk berkolaborasi dengan lebih efektif dari mana saja

Dapatkan wawasan terkait kegiatan operasional

Dasbor yang menampilkan metrik dan tren menggunakan elemen visual

Mengurangi biaya

Minimalkan pengeluaran modal dan total biaya kepemilikan dengan solusi yang dapat diskalakan

Mempercepat transaksi keuangan

Otomatiskan alur kerja penting—seperti pemrosesan faktur, cek, dan klaim, validasi pasca-penutupan hipotek, dan dukungan pemberian pinjaman—untuk mempercepat penyetoran cek dan pencatatan akun buku besar.

Konsolidasi vendor

Iron Mountain mengelola seluruh siklus surat Anda, mulai dari ketika surat masuk, integrasi, hingga disposisi akhir

Pertanyaan umum

Kami siap menjawab semua pertanyaan umum Anda terkait Surat Digital.

Bagaimana cara Iron Mountain memastikan surat diarahkan ke penerima yang tepat?

Tiap pengguna dapat diberi Kotak Suratnya masing-masing dan/atau dimasukkan ke dalam grup pengguna dengan tugas dan tipe dokumen tertentu. Surat diidentifikasi dan diarahkan berdasarkan aturan keamanan data yang dirancang untuk mengarahkan surat ke tim atau individu yang benar. Tim Implementasi Iron Mountain bekerja sama dengan organisasi Anda untuk menentukan peran yang sesuai, logika perutean, dan langkah keamanan yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan privasi data Anda.

Siapa yang dapat mengakses surat saya?

Tim Implementasi Iron Mountain akan bertemu dengan organisasi Anda untuk mempelajari cara organisasi ingin menangani surat: berdasarkan individu, departemen, atau alur kerja tertentu.

Selama proses implementasi, Iron Mountain akan mengonfigurasikan pengguna, pengguna grup, dan aturan keamanan data Anda guna memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses surat tersebut. Pengalihan pesan otomatis saat tidak di kantor akan secara otomatis mengalihkan pesan atau tugas ke rekan sejawat Anda.

Apa yang terjadi pada surat yang tidak memenuhi kondisi perutean standar?

Ketika surat datang dan tidak dapat diarahkan oleh aturan perutean otomatis, Surat Digital akan mengarahkannya ke Manajer Pengecualian agar dapat ditinjau dan diarahkan kembali dengan alat yang intuitif. Alur kerja yang disederhanakan ini meminimalkan gangguan, mempercepat penyelesaian, dan menjaga kegiatan operasional tetap berjalan optimal.

Apakah Surat Digital mendukung surat keluar?

Ya. Kami dapat membantu Anda menyederhanakan surat keluar dengan melakukan integrasi langsung dengan alat konten Anda. Dapatkan layanan cetak, penambahan, dan pengiriman yang efisien dan terjangkau sekaligus pelacakan real-time untuk visibilitas optimal bagi seluruh tim Anda.

Apa yang terjadi pada surat kami yang sudah digitalkan?

Terdapat opsi disposisi yang sesuai kebijakan organisasi Anda, termasuk:

Mengembalikan surat fisik kepada Anda
Menyimpan surat fisik di dalam Record Center Iron Mountain
Menghancurkan surat fisik dengan aman

Kami membuatnya mudah untuk memulai.

Dengan mengirimkan formulir ini, saya setuju bahwa IronMountain dapat memproses data saya seperti yang dijelaskan dalam kebijakan privasi di Iron Mountain