Kapcsolat
+36 1 815 3600
InSight DXP
Hogyan működik a Digitális postakezelés?
A Digitális postakezelés bevezetése és használata egyaránt egyszerű. Teljes körű, végponttól végpontig tartó megoldásunk a papíralapú küldemények begyűjtésétől vagy a digitális küldemények fogadásától egészen a selejtezésükig mindent lefed, teljes mértékben auditálható felügyeleti lánc mellett.
- Küldemények átirányítása és begyűjtése – Miután küldeményeit átirányította egy kijelölt postai szolgáltatóhoz, az Iron Mountain biztonságosan begyűjti és elszállítja azokat.
- Digitalizálás és tárolás – Küldeményeit gondosan kiválasztott, magas szintű képzésben részesült munkatársaink digitalizálják, majd biztonságos felhőplatformunkon, az Iron Mountain InSight® platformon tárolják.
- Osztályozás és továbbítás – Az Iron Mountain digitális postakezelés megoldása azonosítja és osztályozza a dokumentumtípusokat, valamint kinyeri a kulcsfontosságú metaadatokat az intelligens továbbítási szabályok alkalmazásához. A rendszer az Ön üzleti szabályai alapján automatikusan a megfelelő címzetthez vagy munkafolyamathoz irányítja a küldeményeket. A pontosság további növelése érdekében egyedi kulcsszavak is megadhatók.
- Kivételek kezelése – A manuális beavatkozás további csökkentése érdekében az AI-ügynökök tanulnak az emberi döntésekből, finomítják a kivételkezelési szabályokat, és önállóan kezelik a hasonló eseteket.
- Biztonságos, jogosultságalapú hozzáférés – A digitális küldemények tárolás és továbbítás közben egyaránt titkosítottak a biztonságos hálózaton. A szerepköralapú jogosultságok biztosítják, hogy a küldeményeket kizárólag az arra jogosult felhasználók tekinthessék meg és oszthassák meg. A felhasználók biztonságos platformunkon kereshetnek a digitalizált küldemények között, és hozzáférhetnek azokhoz.
- Életciklus-kezelés – Fizikai és digitális eszközeihez rugalmas selejtezési lehetőségeket kínálunk, beleértve a tárolást, a biztonságos megsemmisítést vagy a digitalizált küldemények visszaküldését.
Kibővített szolgáltatások
- Kibővített szolgáltatások – Kimenő küldemények támogatása Tartalomkezelő rendszereivel történő integráció révén egyszerűsítjük a kimenő küldemények kezelését, lehetővé téve a hatékony nyomtatási, borítékolási és postázási szolgáltatásokat valós idejű nyomon követéssel.
- Információkezelés – Alkalmazza következetesen a megőrzési és adatvédelmi szabályzatokat digitalizált küldeményeire.
See the solution in action
A Digitális postakezelés segítségével:
Globális stratégiai partnereink
Digitális megoldásaink felhőplatform-függetlenek, és elérhetők a vezető felhőszolgáltatók piacterein. A meglévő informatikai infrastruktúrájába történő egyszerű integráció érdekében együttműködünk a vezető felhőszolgáltatókkal.
Az Iron Mountain InSight DXP elérhető az AWS, Google Cloud, és a Microsoft Azure Marketplace kínálatában.
Gyakran ismételt kérdések
Összegyűjtöttük a Digitális postakezeléssel kapcsolatos leggyakrabban felmerülő kérdéseket és válaszokat.
Hogyan biztosítja az Iron Mountain, hogy a küldemények a megfelelő címzettekhez kerüljenek?
Minden felhasználóhoz hozzárendelhető egy egyéni postafiók, illetve egy vagy több, meghatározott feladatokra és dokumentumtípusokra kialakított felhasználói csoport. A rendszer az adatbiztonsági szabályok alapján azonosítja és továbbítja a küldeményeket a megfelelő személyhez vagy csapathoz. Az Iron Mountain megvalósítási csapata szorosan együttműködik szervezetével a megfelelő szerepkörök, továbbítási szabályok és biztonsági intézkedések kialakítása érdekében, hogy biztosítsa az adatok védelmét és bizalmasságát.
Ki férhet hozzá a levelezésemhez?
Az Iron Mountain bevezetési csapata egyeztet szervezetével annak érdekében, hogy felmérje, milyen módon szeretné kezelni a küldeményeket: egyéni felhasználók, szervezeti egységek vagy meghatározott munkafolyamatok szerint.
A megvalósítás során az Iron Mountain konfigurálja a felhasználókat, a felhasználói csoportokat és az adatbiztonsági szabályokat, így kizárólag a megfelelő személyek kapnak hozzáférést a küldeményekhez. A távolléti átirányítás automatikusan egy kijelölt munkatárshoz továbbítja a küldeményeket vagy feladatokat.
Mi történik azokkal a küldeményekkel, amelyek nem felelnek meg a szokásos továbbítási szabályoknak?
Ha egy beérkező küldemény továbbítását az automatikus szabályok nem tudják egyértelműen meghatározni, a Digitális postakezelés automatikusan a Kivételkezelő modulhoz irányítja azt felülvizsgálatra, ahol intuitív eszközök segítségével a megfelelő címzetthez vagy munkafolyamathoz rendelhető. Ez az egyszerűsített folyamat csökkenti a fennakadásokat, felgyorsítja a problémák megoldását, és biztosítja a folyamatos működést.
Mi történik a küldeményeinkkel a digitalizálást követően?
A digitális postakezelés előnyeit leginkább élvező ágazatok:
Megoldások a közszféra számára
Az iratlétrehozáson, megőrzésen és abszolút biztonságos megsemmisítésen túl olyan megoldásokat alkotunk és biztosítunk, amelyek kielégítik a közszférában működő szervezetek igényeit. Lépjen kapcsolatba egy megbízható beszállítóval.
Ügyvédi irodák iratai és iratkezelése
Az ügyvédi irodákra egyre nagyobb nyomás nehezedik a költségcsökkentés terén. Sok cég drága városközpontokban üzemel, és gyakran a cég második legnagyobb kiadását adó ingatlanköltségek csökkentésére törekszik. A költözések, átalakítások vagy a bérlet megújításáról szóló tárgyalások során komolyan át kell gondolni az ingatlanköltségek csökkentését - és ennek első lépése lehet a telephelyen tárolt nyilvántartások és irattároló helységek kérdése.
Pénzügyi szolgáltatások
Pénzügyi szolgáltatók esetében az üzleti adatok és egyéb információk hatékony kezelése stratégiai fontosságú. Büszkék vagyunk arra, hogy világszerte számos pénzügyi szolgáltató szervezet megbízható partnereiként tartanak minket számon. Átfogó információkezelési megoldásainknak köszönhetően az adatok mindig elérhetővé, a jogszabályok betartása könnyebbé, az adatbiztonság pedig elsődlegessé válik.
Iron Mountain InSight Digital Experience Platform
Az Iron Mountain intelligens dokumentumfeldolgozási és munkafolyamat-automatizálási megoldásával automatizálhatja a háttérirodai munkafolyamatokat, csökkentheti az informatikai terheket, elkerülheti a tőkebefektetéseket, és csökkentheti a működési költségeket.
