Digital Mail

Effektivisera posthanteringen och koppla in data digitalt i flera företagssilon

Inkommande post, oavsett om den är fysisk eller digital, innehåller viktig organisationsinformation som fakturor till juridiska dokument. Manuell hantering av denna typ av post kan dock vara problematisk för distribuerade team. Det är dyrt, omfattar säkerhetsrisker och fel kan uppstå. Detta innebär inte bara att väsentliga åtgärder i viktiga dokument försenas, vilket kan äventyra ekonomi och kundrelationer, utan det hindrar dig även från att ta del av viktiga insikter från data som behövs i viktiga arbetsflöden som bolånsgodkännanden och fordringar. Problemen ökar i takt med att organisationen växer och försvårar effektiv verksamhetsskalning.

Säg farväl till ineffektivitet med Iron Mountain Digital Mail. Med vår SaaS-baserade (software-as-a-service) lösning omvandlas fysisk post till justerbara digitala handlingar och AI-driven intelligent dokumentbearbetning (IDP, intelligent document processing) används för att automatisera dokumentcentrerade arbetsflöden. Lösningen är heltäckande och omfattar mer än att bara skanna och överlämna dokument. Till skillnad från andra lösningar omfattar vår alltifrån fysiska kvitton till disposition och integrering i verksamhetsresultat med granskningsbara spårbarhetsdokument.

Se Vanliga frågor

Hur fungerar Digital Mail?

Digital Mail är lika enkelt att konfigurera som att använda. Med vår kompletta helhetslösning hanterar du allt från fysisk och digital posthämtning till disposition med granskningsbara spårbarhetsdokument.

Omdirigering och upphämtning av post – När du har omdirigerat posten till en angiven posttjänst hämtar och transporterar Iron Mountain den på ett säkert sätt.
Digitalisering och lagring – Din post digitaliseras av våra välutbildade, kontrollerade medarbetare och lagras i vår säkra molnplattform Iron Mountain InSight^®.
Klassificering och dirigering – Iron Mountain Digital Mail identifierar och klassificerar dokumenttyper och extraherar viktiga metadata för att driva intelligenta routningsregler. Posten dirigeras automatiskt till mottagare eller arbetsflöden baserat på dina verksamhetsregler. Du kan begära ytterligare anpassade sökord för ökad noggrannhet.
Bearbetning av undantag – AI-agenterna lär sig av mänskliga beslut i syfte att minska behovet av den manuella hanteringen ytterligare, skapa tydligare regler för undantagshantering och hantera liknande scenarier, oberoende av varandra.
Säkra rollbaserade behörigheter – Digital post krypteras i viloläge och vid överföring till ett säkert nätverk. Med rollbaserade behörigheter kan endast behöriga användare visa och dela post. Du kan söka efter och få åtkomst till digitaliserad post på vår säkra molnplattform.
Livscykelhantering – Vi erbjuder anpassningsbara dispositionsalternativ för dina fysiska och digitala tillgångar, inklusive lagring, säker fragmentering och returnering av digitaliserad post.

Utökade tjänster

Stöd för utgående post: Vi kan förenkla hanteringen av den utgående posten genom integrering med innehållsverktyg för effektiva utskrifts-, kuverterings- och postningstjänster som spåras i realtid
Informationsstyrning: Tillämpa systematiskt policyer för bevarande och datasekretess för digitaliserad post.

Prata med våra experter

Med Digital Mail kan du:

Globala strategiska partners

Våra digitala lösningar är molnbaserade med marknadsplatstillgänglighet. Vi samarbetar med ledande molnleverantörer för enkel integrering i din befintliga IT-infrastruktur.
Iron Mountain InSight DXP är tillgängligt för AWS, Google Cloud, och Microsoft Azure Marketplaces.

Vanliga frågor

Vi hjälper dig med svar på vanliga frågor om Digital Mail.

Hur säkerställer Iron Mountain till att posten hamnar hos rätt mottagare?

Varje användare kan tilldelas en individuell brevlåda eller ingå i en användargrupp som är skräddarsydd för specifika uppgifter och dokumenttyper. Posten identifieras och dirigeras baserat på datasäkerhetsregler som är utformade för att dirigera den till rätt person eller team. Iron Mountains implementeringsteam samarbetar med din organisation för att fastställa lämpliga roller, routningslogik och de säkerhetsåtgärder som behövs för att upprätthålla dataskydd och integritet.

Vem kan komma åt min e-post?

Iron Mountains implementeringsteam samarbetar med din organisation för att förstå era posthanteringsönskemål: per individ, avdelning eller specifikt arbetsflöde m.m.

Under implementeringen konfigurerar Iron Mountain dina användare, användargrupper och datasäkerhetsregler, så att rätt personer får åtkomst till posten. E-post eller uppgifter vidarebefordras automatiskt till en kollega när du inte är på kontoret.

Vad händer efter att den har digitaliserats?

Om rätt dirigering inte tillämpas av de automatiserade dirigeringsreglerna när posten anländer, omdirigerar Digital Mail den smidigt till Undantagshanteraren för granskning och omdirigering på lämpligt sätt med intuitiva verktyg. Det här strömlinjeformade arbetsflödet innebär färre störningar, leder till snabbare lösningar och ser till att verksamheten fungerar smidigt.

Vad händer med vår post när den har digitaliserats?

Det finns dispositionsalternativ anpassade till organisationens principer. Dessa inkluderar att:

Skicka tillbaka fysisk post till dig
Din fysiska post lagras på ett Iron Mountain-dokumentcenter
Förstöra fysisk post på ett säkert sätt

Ytterligare resurser‌

InSight DXP

Automatisera arbetsflöden i backoffice, minska beroendet av IT, undvik kapitalinvesteringar och sänk driftskostnaderna med Iron Mountain intelligenta dokumenthantering och automation av arbetsflöden.

InSight Intelligent Document Processing

Automatisera arbetsflöden i backoffice, minska IT-beroendet och sänk driftskostnaderna med Iron Mountains intelligenta dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden.

Digital posthantering