InSight DXP

จดหมายดิจิทัล

เปลี่ยนโฉมจดหมายของคุณ ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้เติบโตเร็วขึ้น

ข้ามไปที่:

ปรับปรุงการดำเนินงานด้านจดหมายให้มีประสิทธิภาพ และเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรแบบดิจิทัล

จดหมายกระดาษจะประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญขององค์กร ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ไปจนถึงบันทึกทางกฎหมาย แต่สำหรับทีมที่กระจายการทำงาน การจัดการจดหมายแบบแมนนวลจะสร้างความยุ่งยากเป็นอย่างมาก เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายสูง เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และเสี่ยงต่อความปลอดภัย สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้การดำเนินการที่สำคัญกับเอกสารล่าช้าซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการเงินและความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ยังขัดขวางการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นต่อขั้นตอนการทำงานที่สำคัญอีกด้วย เช่น การอนุมัติสินเชื่อที่อยู่อาศัยและการเคลมประกัน เมื่อองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น ปัญหาเหล่านี้ก็จะขยายใหญ่ขึ้นไปด้วย ทำให้ยากต่อการปรับขนาดการดำเนินงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บอกลาความไร้ประสิทธิภาพในการจัดการจดหมายด้วยบริการ จดหมายดิจิทัลของ Iron Mountain โซลูชันของเราจะเปลี่ยนจดหมายกระดาษให้เป็นสินทรัพย์ดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้ และส่งไปยังผู้รับที่ต้องการหรือขั้นตอนการทำงานที่กำหนดโดยอัตโนมัติ มาพร้อมการครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ใช่เพียงแค่สแกนและส่งต่อเอกสารเท่านั้น ซึ่งจะแตกต่างจากโซลูชันอื่นที่หยุดอยู่แค่ขั้นตอนพื้นฐาน แนวทางของเราครอบคลุมทุกขั้นตอนอย่างแท้จริง ตั้งแต่การรับเอกสารในรูปแบบกระดาษ ไปจนถึงการจัดการเอกสารและการบูรณาการเข้ากับผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณพร้อมวงจรการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้อย่างครอบคลุม

ดูคำถามที่พบบ่อยของเรา

แปลงให้เป็นดิจิทัล ทำให้เป็นอัตโนมัติ และบูรณาการขั้นตอนการทำงานด้านจดหมายของคุณด้วย Iron Mountain Digital Mail

จดหมายดิจิทัล ทำงานอย่างไร

จดหมายดิจิทัล สามารถติดตั้งและใช้งานได้ง่าย โซลูชันแบบครบวงจรที่สมบูรณ์แบบของเราสามารถจัดการได้ทุกสิ่ง ตั้งแต่การรับจดหมายไปจนถึงการจัดการ โดยทั้งหมดนี้จะมีวงจรการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้

เปลี่ยนเส้นทางและรับจดหมาย หลังจากเปลี่ยนเส้นทางจดหมายของคุณไปยังสถานที่บริการไปรษณีย์ที่กำหนดแล้ว Iron Mountain จะดำเนินการรับและส่งจดหมายอย่างปลอดภัย
การแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดเก็บ จดหมายของคุณจะถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยพนักงานที่ผ่านการคัดกรองและฝึกอบรมมาอย่างเข้มข้น และจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ปลอดภัยของเราใน Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP)
การจำแนกและการกำหนดเส้นทาง จดหมายดิจิทัล จะได้รับการจำแนกตามประเภทเอกสาร แยกแยะคำสำคัญ และจัดเส้นทางไปยังผู้รับหรือขั้นตอนการทำงานตามข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถขอคำสำคัญที่กำหนดเองเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มความแม่นยำได้
การประมวลผลข้อผิดพลาด จดหมายที่ไม่สามารถส่งต่อโดยอัตโนมัติจะถูกระบุเพื่อให้ผู้จัดการข้อผิดพลาดตรวจสอบแบบแมนนวล และดำเนินการตามความเหมาะสมได้
สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทที่ปลอดภัย จดหมายดิจิทัล จะถูกเข้ารหัสทั้งในระหว่างที่จัดเก็บและระหว่างการส่งผ่านเครือข่ายที่ปลอดภัย สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทจะช่วยให้ผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูและแชร์จดหมายได้ ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและเข้าถึงจดหมายดิจิทัลในแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ปลอดภัยของเรา
การบริหารจัดการแบบครบวงจร เรามีตัวเลือกการจัดการที่ยืดหยุ่นสำหรับสินทรัพย์ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล ซึ่งรวมไปถึงการจัดเก็บ การทำลายอย่างปลอดภัย หรือการส่งคืนจดหมายที่แปลงเป็นดิจิทัลแล้วกลับไปให้คุณ

พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญ

ดูโซลูชันในการใช้งานจริง

การใช้ จดหมายดิจิทัล ช่วยให้คุณสามารถทำได้ดังนี้

สร้างความต่อเนื่องในขั้นตอนการดำเนินงาน

ระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะแยกข้อมูลสำคัญ กำหนดเส้นทางจดหมายโดยอัตโนมัติ และผสานรวมข้อมูลจดหมายเข้ากับกระบวนการและระบบธุรกิจหลักของคุณอย่างราบรื่น

ให้การเข้าถึงระบบอย่างปลอดภัย

การเข้าถึงตามบทบาทจะช่วยให้ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากทุกที่

รับข้อมูลเชิงลึกในการดำเนินงาน

แดชบอร์ดที่แสดงภาพเมตริกชี้วัดประสิทธิภาพและแนวโน้ม

ลดต้นทุน

ประหยัดรายจ่ายด้านเงินทุนและต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของด้วยโซลูชันที่ปรับขนาดได้

เพิ่มความรวดเร็วให้กับธุรกรรมทางการเงิน

ทำให้ขั้นตอนการทำงานที่สำคัญเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ เช็ค และการเรียกร้องสิทธิ์ การตรวจสอบความถูกต้องหลังปิดจำนอง และการสนับสนุนการขอสินเชื่อ เพื่อทำให้การฝากเช็คและการลงรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปรวดเร็วยิ่งขึ้น

Seamless system integration

Directly connect mail data into your existing ERP and CRM systems to automate critical financial transactions such as general ledger account posting, mortgage approvals and claims processing

รวบรวมผู้ให้บริการเข้าด้วยกัน

Iron Mountain จะบริหารวงจรการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับจดหมายของคุณ ตั้งแต่การรับและการบูรณาการ ไปจนถึงการจัดการขั้นสุดท้าย

คำถามที่พบบ่อย

เราพร้อมช่วยเหลือคุณด้วยคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ จดหมายดิจิทัล ของเรา

Iron Mountain ช่วยให้แน่ใจได้อย่างไรว่าจดหมายจะถูกส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้อง

ผู้ใช้งานแต่ละรายสามารถได้รับการกำหนดกล่องจดหมายส่วนตัวและ/หรือกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มผู้ใช้งานที่ปรับแต่งให้เหมาะกับงานเฉพาะและประเภทเอกสารได้ จดหมายจะได้รับการระบุและกำหนดเส้นทางตามกฎความปลอดภัยของข้อมูลที่ออกแบบไว้เพื่อส่งไปยังบุคคลหรือทีมที่เหมาะสม ทีมดำเนินงานของ Iron Mountain จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับองค์กรของคุณเพื่อกำหนดบทบาทที่เหมาะสม ตรรกะการกำหนดเส้นทาง และมาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นเพื่อรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ใครสามารถเข้าถึงจดหมายของฉันได้บ้าง

ทีมดำเนินงานของ Iron Mountain จะประชุมร่วมกับองค์กรของคุณเพื่อเรียนรู้ว่าองค์กรของคุณต้องการจัดการกับจดหมายอย่างไร เช่นแยกตามบุคคล แยกตามแผนก หรือแยกตามขั้นตอนการทำงานเฉพาะ

ในระหว่างการดำเนินงาน Iron Mountain จะกำหนดค่าผู้ใช้งาน กลุ่มผู้ใช้งาน และกฎความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงจดหมายได้ การส่งจดหมายต่อเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะเปลี่ยนเส้นทางจดหมายหรืองานไปยังเพื่อนร่วมงานโดยอัตโนมัติ

จะเกิดอะไรขึ้นกับจดหมายที่ไม่เป็นไปตามกฎการกำหนดเส้นทางมาตรฐาน

เมื่อจดหมายมาถึงและกฎการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไม่ได้ระบุเส้นทางที่ถูกต้องไว้อย่างสมบูรณ์ จดหมายดิจิทัล จะเปลี่ยนเส้นทางจดหมายดังกล่าวไปยังผู้จัดการข้อผิดพลาดได้อย่างราบรื่นเพื่อตรวจสอบและเปลี่ยนเส้นทางให้เหมาะสมด้วยเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวนี้จะช่วยลดการหยุดชะงัก เร่งการแก้ปัญหา และทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น

จดหมายดิจิทัล รองรับจดหมายขาออกหรือไม่

ใช่ เราสามารถช่วยคุณลดความซับซ้อนของจดหมายขาออกโดยการรวมเข้ากับเครื่องมือจัดทำเนื้อหาของคุณโดยตรง การพิมพ์ การแทรก ดวงตราไปรษณีย์ และการจัดส่งทางไปรษณีย์จะมีประสิทธิภาพและราคาไม่แพง ซึ่งมาพร้อมการติดตามแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทีมที่กระจายการทำงานของคุณสามารถตรวจสอบได้อย่างเต็มรูปแบบ

จะเกิดอะไรขึ้นกับจดหมายของเราหลังจากที่แปลงเป็นดิจิทัลแล้ว

เรามีตัวเลือกการจัดการที่สอดคล้องกับนโยบายในองค์กรของคุณ ได้แก่

การส่งคืนจดหมายกระดาษให้แก่คุณ
การจัดเก็บจดหมายกระดาษไว้ในศูนย์บันทึกข้อมูลของ Iron Mountain
การทำลายจดหมายกระดาษอย่างปลอดภัย

เราทำให้การเริ่มต้นเป็นเรื่องง่าย

ท่านสามารถส่งแบบฟอร์มยืนยันการยอมให้ไอออนเมาน์เทนดำเนินการใดๆกับข้อมูลของข้าพเจ้าในรูปแบบที่เป็นไปตาม นโยบายความเป็นส่วนตัว ของไอออนเมาน์เทนและสามารถแจ้งหยุดเงื่อนไขนี้ได้ทุกเมื่อ