InSight DXP

จดหมายดิจิทัล

เปลี่ยนโฉมจดหมายของคุณ ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้เติบโตเร็วขึ้น

ข้ามไปที่:

ปรับปรุงการดำเนินงานด้านจดหมายให้มีประสิทธิภาพ และเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรแบบดิจิทัล

จดหมายกระดาษจะประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญขององค์กร ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ไปจนถึงบันทึกทางกฎหมาย แต่สำหรับทีมที่กระจายการทำงาน การจัดการจดหมายแบบแมนนวลจะสร้างความยุ่งยากเป็นอย่างมาก เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายสูง เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และเสี่ยงต่อความปลอดภัย สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้การดำเนินการที่สำคัญกับเอกสารล่าช้าซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการเงินและความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ยังขัดขวางการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นต่อขั้นตอนการทำงานที่สำคัญอีกด้วย เช่น การอนุมัติสินเชื่อที่อยู่อาศัยและการเคลมประกัน เมื่อองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น ปัญหาเหล่านี้ก็จะขยายใหญ่ขึ้นไปด้วย ทำให้ยากต่อการปรับขนาดการดำเนินงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บอกลาความไร้ประสิทธิภาพในการจัดการจดหมายด้วยบริการ จดหมายดิจิทัลของ Iron Mountain โซลูชันของเราจะเปลี่ยนจดหมายกระดาษให้เป็นสินทรัพย์ดิจิทัลที่สามารถดำเนินการได้ และส่งไปยังผู้รับที่ต้องการหรือขั้นตอนการทำงานที่กำหนดโดยอัตโนมัติ มาพร้อมการครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ใช่เพียงแค่สแกนและส่งต่อเอกสารเท่านั้น ซึ่งจะแตกต่างจากโซลูชันอื่นที่หยุดอยู่แค่ขั้นตอนพื้นฐาน แนวทางของเราครอบคลุมทุกขั้นตอนอย่างแท้จริง ตั้งแต่การรับเอกสารในรูปแบบกระดาษ ไปจนถึงการจัดการเอกสารและการบูรณาการเข้ากับผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณพร้อมวงจรการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้อย่างครอบคลุม

ดูคำถามที่พบบ่อยของเรา

แปลงให้เป็นดิจิทัล ทำให้เป็นอัตโนมัติ และบูรณาการขั้นตอนการทำงานด้านจดหมายของคุณด้วย Iron Mountain Digital Mail

จดหมายดิจิทัล ทำงานอย่างไร

จดหมายดิจิทัล สามารถติดตั้งและใช้งานได้ง่าย โซลูชันแบบครบวงจรที่สมบูรณ์แบบของเราสามารถจัดการได้ทุกสิ่ง ตั้งแต่การรับจดหมายไปจนถึงการจัดการ โดยทั้งหมดนี้จะมีวงจรการควบคุมที่สามารถตรวจสอบได้

เปลี่ยนเส้นทางและรับจดหมาย หลังจากเปลี่ยนเส้นทางจดหมายของคุณไปยังสถานที่บริการไปรษณีย์ที่กำหนดแล้ว Iron Mountain จะดำเนินการรับและส่งจดหมายอย่างปลอดภัย
การแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดเก็บ จดหมายของคุณจะถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยพนักงานที่ผ่านการคัดกรองและฝึกอบรมมาอย่างเข้มข้น และจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ปลอดภัยของเราใน Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP)
การจำแนกและการกำหนดเส้นทาง จดหมายดิจิทัล จะได้รับการจำแนกตามประเภทเอกสาร แยกแยะคำสำคัญ และจัดเส้นทางไปยังผู้รับหรือขั้นตอนการทำงานตามข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถขอคำสำคัญที่กำหนดเองเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มความแม่นยำได้
การประมวลผลข้อผิดพลาด จดหมายที่ไม่สามารถส่งต่อโดยอัตโนมัติจะถูกระบุเพื่อให้ผู้จัดการข้อผิดพลาดตรวจสอบแบบแมนนวล และดำเนินการตามความเหมาะสมได้
สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทที่ปลอดภัย จดหมายดิจิทัล จะถูกเข้ารหัสทั้งในระหว่างที่จัดเก็บและระหว่างการส่งผ่านเครือข่ายที่ปลอดภัย สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทจะช่วยให้ผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูและแชร์จดหมายได้ ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและเข้าถึงจดหมายดิจิทัลในแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ปลอดภัยของเรา
การบริหารจัดการแบบครบวงจร เรามีตัวเลือกการจัดการที่ยืดหยุ่นสำหรับสินทรัพย์ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล ซึ่งรวมไปถึงการจัดเก็บ การทำลายอย่างปลอดภัย หรือการส่งคืนจดหมายที่แปลงเป็นดิจิทัลแล้วกลับไปให้คุณ

พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญ

ดูโซลูชันในการใช้งานจริง

การใช้ จดหมายดิจิทัล ช่วยให้คุณสามารถทำได้ดังนี้

สร้างความต่อเนื่องในขั้นตอนการดำเนินงาน

ระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะแยกข้อมูลสำคัญ กำหนดเส้นทางจดหมายโดยอัตโนมัติ และผสานรวมข้อมูลจดหมายเข้ากับกระบวนการและระบบธุรกิจหลักของคุณอย่างราบรื่น

ให้การเข้าถึงระบบอย่างปลอดภัย

การเข้าถึงตามบทบาทจะช่วยให้ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากทุกที่

รับข้อมูลเชิงลึกในการดำเนินงาน

แดชบอร์ดที่แสดงภาพเมตริกชี้วัดประสิทธิภาพและแนวโน้ม

ลดต้นทุน

ประหยัดรายจ่ายด้านเงินทุนและต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของด้วยโซลูชันที่ปรับขนาดได้

เพิ่มความรวดเร็วให้กับธุรกรรมทางการเงิน

ทำให้ขั้นตอนการทำงานที่สำคัญเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ เช็ค และการเรียกร้องสิทธิ์ การตรวจสอบความถูกต้องหลังปิดจำนอง และการสนับสนุนการขอสินเชื่อ เพื่อทำให้การฝากเช็คและการลงรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปรวดเร็วยิ่งขึ้น

รวบรวมผู้ให้บริการเข้าด้วยกัน

Iron Mountain จะบริหารวงจรการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับจดหมายของคุณ ตั้งแต่การรับและการบูรณาการ ไปจนถึงการจัดการขั้นสุดท้าย

คำถามที่พบบ่อย

เราพร้อมช่วยเหลือคุณด้วยคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ จดหมายดิจิทัล ของเรา

Iron Mountain ช่วยให้แน่ใจได้อย่างไรว่าจดหมายจะถูกส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้อง

ผู้ใช้งานแต่ละรายสามารถได้รับการกำหนดกล่องจดหมายส่วนตัวและ/หรือกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มผู้ใช้งานที่ปรับแต่งให้เหมาะกับงานเฉพาะและประเภทเอกสารได้ จดหมายจะได้รับการระบุและกำหนดเส้นทางตามกฎความปลอดภัยของข้อมูลที่ออกแบบไว้เพื่อส่งไปยังบุคคลหรือทีมที่เหมาะสม ทีมดำเนินงานของ Iron Mountain จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับองค์กรของคุณเพื่อกำหนดบทบาทที่เหมาะสม ตรรกะการกำหนดเส้นทาง และมาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นเพื่อรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ใครสามารถเข้าถึงจดหมายของฉันได้บ้าง

ทีมดำเนินงานของ Iron Mountain จะประชุมร่วมกับองค์กรของคุณเพื่อเรียนรู้ว่าองค์กรของคุณต้องการจัดการกับจดหมายอย่างไร เช่นแยกตามบุคคล แยกตามแผนก หรือแยกตามขั้นตอนการทำงานเฉพาะ

ในระหว่างการดำเนินงาน Iron Mountain จะกำหนดค่าผู้ใช้งาน กลุ่มผู้ใช้งาน และกฎความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงจดหมายได้ การส่งจดหมายต่อเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะเปลี่ยนเส้นทางจดหมายหรืองานไปยังเพื่อนร่วมงานโดยอัตโนมัติ

จะเกิดอะไรขึ้นกับจดหมายที่ไม่เป็นไปตามกฎการกำหนดเส้นทางมาตรฐาน

เมื่อจดหมายมาถึงและกฎการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไม่ได้ระบุเส้นทางที่ถูกต้องไว้อย่างสมบูรณ์ จดหมายดิจิทัล จะเปลี่ยนเส้นทางจดหมายดังกล่าวไปยังผู้จัดการข้อผิดพลาดได้อย่างราบรื่นเพื่อตรวจสอบและเปลี่ยนเส้นทางให้เหมาะสมด้วยเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวนี้จะช่วยลดการหยุดชะงัก เร่งการแก้ปัญหา และทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น

จดหมายดิจิทัล รองรับจดหมายขาออกหรือไม่

ใช่ เราสามารถช่วยคุณลดความซับซ้อนของจดหมายขาออกโดยการรวมเข้ากับเครื่องมือจัดทำเนื้อหาของคุณโดยตรง การพิมพ์ การแทรก ดวงตราไปรษณีย์ และการจัดส่งทางไปรษณีย์จะมีประสิทธิภาพและราคาไม่แพง ซึ่งมาพร้อมการติดตามแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทีมที่กระจายการทำงานของคุณสามารถตรวจสอบได้อย่างเต็มรูปแบบ

จะเกิดอะไรขึ้นกับจดหมายของเราหลังจากที่แปลงเป็นดิจิทัลแล้ว

เรามีตัวเลือกการจัดการที่สอดคล้องกับนโยบายในองค์กรของคุณ ได้แก่

การส่งคืนจดหมายกระดาษให้แก่คุณ
การจัดเก็บจดหมายกระดาษไว้ในศูนย์บันทึกข้อมูลของ Iron Mountain
การทำลายจดหมายกระดาษอย่างปลอดภัย

เราทำให้การเริ่มต้นเป็นเรื่องง่าย

ท่านสามารถส่งแบบฟอร์มยืนยันการยอมให้ไอออนเมาน์เทนดำเนินการใดๆกับข้อมูลของข้าพเจ้าในรูปแบบที่เป็นไปตาม นโยบายความเป็นส่วนตัว ของไอออนเมาน์เทนและสามารถแจ้งหยุดเงื่อนไขนี้ได้ทุกเมื่อ