Digital Mailroom Solution
Digital Mailroom Solution
FYSIEKE POST MAKKELIJK EN SNEL VERWERKEN
Papierloos werken? Dat is lastig wanneer er nog steeds stapels papieren post binnenkomen en collega’s die post constant moeten verwerken. Bovendien werken steeds meer medewerkers op afstand en zonder de voor hen bestemde post kunnen zij hun werk minder goed doen.
Of u nu op kantoor werkt, thuis of allebei, uw organisatie kan alleen vooruitgang boeken als u geen fysieke post meer hoeft te ontvangen en verdelen. Iron Mountain helpt.
MODERNISEER UW POSTKAMER
Met de SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom krijgen geautoriseerde gebruikers makkelijk toegang tot de digitale versie van belangrijke papieren post. Altijd en overal.
- Veilige toegang tot uw gedigitaliseerde post in de cloud
- Betere samenwerking en productiviteit dankzij geautomatiseerde workflows
- Integratie met bestaande systemen zoals e-mail, Salesforce en Microsoft Office
- Minder ruimte nodig dus lagere huisvestingskosten
- Eén betaalbare, voorspelbare maandelijkse prijs
Digital Mailroom Service | Iron Mountain
HOE HET WERKT
Met Iron Mountain Digital Mailroom beginnen is net zo makkelijk als ermee werken.
- Vraag het postbedrijf om uw post door te sturen naar de beveiligde locatie van Iron Mountain
- Onze experts scannen uw post en leggen automatisch trefwoorden vast
- U kunt de gedigitaliseerde post doorzoeken, openen en automatisch doorsturen via ons contentplatform Iron Mountain Insight®
- Alleen bevoegde mensen kunnen uw post bekijken en delen
VAN HANDMATIG NAAR AUTOMATISCH: 3 SOORTEN POSTKAMERS
Ook al gaat uw organisatie meer digitaal werken, er komt nog steeds belangrijke papieren post binnen. Al die documentatie moet op tijd en efficiënt worden afgehandeld.
Lukt dat wel met uw huidige postkamer?
Ontdek hieronder de drie soorten postkamers:
In de traditionele postkamer komt veel fysieke post binnen die backofficemedewerkers moeten sorteren en verspreiden. Dat heeft deze mogelijke gevolgen:
- Post bij de juiste persoon afleveren kost veel tijd
- Slechte klantervaring
- Risico op non-compliance
- Gevoelige informatie raakt kwijt
- Moeite om medewerkers op afstand te ondersteunen
Digitale postkamers werken via intelligente documentverwerking. Dat houdt in:
- Scannen en digitaliseren van papieren post voor online toegang
- Extractie van metadata om post efficiënt te zoeken
- Validatie en controle
- Classificatie met artificial intelligence/machine learning
- Regels voor gebruikerstoegang en toewijzing
- Audittracking voor betere compliance
Een intelligente postkamer biedt u dezelfde voordelen als een digitale postkamer, maar dan via een contentplatform met daarin:
- Contentbeheer
- Information governance
- Slimme extractie en verrijking van metadata
- Zoeken en opvragen van papieren post
- Samenwerkingsmogelijkheden
- Workflowautomatisering
- Meerdere archieven in één
- Optische tekenherkenning (OCR)
FUNCTIES EN VOORDELEN VAN DIGITAL MAILROOM
Met de SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom krijgt uw organisatie digitale toegang tot belangrijke papieren post. U profiteert van:
Gedigitaliseerde papieren post
Iron Mountain digitaliseert uw papieren post via een combinatie van onze expertise in scannen, postkamerprocessen en infrastructuur.
Veilige toegang en opslag
Uw elektronische informatie is versleuteld opgeslagen en tijdens de overdracht via een beveiligd netwerk. De toegang wordt beperkt via encryptiesleutels die u zelf bezit en beheert. Dankzij role-based toegang hebben geautoriseerde gebruikers alleen toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Waar en wanneer dan ook.
Snel vinden wat u nodig heeft
Door gebruik te maken van optische tekenherkenning (OCR) worden uw documenten volledig doorzoekbaar op tekst of index. Dit werkt voor allerlei bestandstypen en in meer dan 50 talen.
Geautomatiseerde postkamerprocessen
Post verwerken en samenwerken worden makkelijker met geautomatiseerde workflows op basis van metadata uit de post. Digital Mailroom is ook te integreren met onder meer SSO, Outlook en Gmail.
Waardevolle inzichten
Via dashboards heeft u inzicht in data en statistieken waardoor u makkelijker beslissingen kunt nemen.
Volledige postafhandeling
Is de papieren post eenmaal gedigitaliseerd, dan kunnen we de post weer naar u terugsturen, opslaan in een Iron Mountain-archief of veilig voor u vernietigen.
KLANTCASES
Uitkeringsaanvragen, Covid-19 en de digitale postkamer
Makkelijker claims afhandelen met Digital Mailroom
Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer
VEELGESTELDE VRAGEN (FAQ)
Elke gebruiker wordt toegewezen aan een gebruikersgroep. In combinatie met metadata-beveiligingsregels zorgen deze gebruikersgroepen ervoor dat de post naar de juiste personen wordt gestuurd. Om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen stelt het implementatieteam van Iron Mountain voor uw organisatie de juiste rollen en beveiliging in.
Het implementatieteam van Iron Mountain bespreekt met u hoe uw organisatie de post wil afhandelen: per afdeling, verdieping, individu enzovoort.
Daarna stelt Iron Mountain uw gebruikers, gebruikersgroepen en metadata-beveiligingsregels in, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de post. Veel organisaties hebben ook een beheerder die deze hiërarchie kan updaten. Bijvoorbeeld wanneer u niet op kantoor bent en uw mail tijdelijk omgeleid moet worden.
U kunt kiezen uit deze opties:
- Uw fysieke post wordt naar u teruggestuurd
- Uw fysieke post wordt opgeslagen in een Iron Mountain-archief
- Uw fysieke post wordt vernietigd
AANVULLENDE DIENSTEN
COVID-gerelateerde Diensten
De gezondheid en veiligheid van onze klanten en medewerkers blijft onze topprioriteit gedurende deze periode.
Workflow Automatisering
Business Process Management (BPM) zorgt systematisch voor meer effectiviteit en efficiëntie in uw organisatorische workflows.
Externe Archiefopslag
Wilt u voorkomen dat uw belangrijke gegevens onnodig risico lopen? Laat uw fysieke en digitale documenten veilig beheren door Iron Mountain. Zo bespaart u tijd, ruimte en kosten.
Veilige Vernietiging & Recycling Van Uw It-apparatuur
Wilt u uw IT-assets optimaal beheren? Dat kan met Iron Mountain in elke fase van de levenscyclus van uw assets. U wordt compleet ontzorgd; van uitrol tot en met afvoer.
PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS
Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!
- Snel én makkelijk contact
- Efficiënt; achter je laptop
- Waar en wanneer het u uitkomt
PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS
Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!
- Snel én makkelijk contact
- Efficiënt; achter je laptop
- Waar en wanneer het u uitkomt