Externe archiefopslag

Van chaos naar compliance: bescherm en bewaar uw documenten in een beveiligd extern archief.

Veilige en efficiëntere documentopslag

Overvolle archiefkamers, lange zoektochten naar documenten, twijfels over bewaartermijnen. Het handmatig beheren van stapels papieren en digitale documenten kost veel energie. Bovendien is het lastig om aan alle veiligheidseisen rond documentopslag te voldoen.

Wilt u voorkomen dat uw belangrijke gegevens onnodig risico lopen? Laat uw fysieke en digitale documenten veilig beheren door Iron Mountain. Zo bespaart u tijd, ruimte en kosten.

Voordelen van externe archiefopslag

Uw bestanden verplaatsen naar een externe archiefopslag heeft meerdere voordelen:

Meer overzicht -U hoeft nooit meer naar documenten te zoeken. Extern opgeslagen bestanden worden bij binnenkomst geïndexeerd, zodat u ze daarna makkelijk online kunt opvragen vanachter uw bureau.
Minder risico’s - Uw documenten zijn beschermd tegen diefstal, brand en weersinvloeden. En dankzij inzicht in bewaartermijnen en vernietiging door Iron Mountain, loopt u minder risico op het overtreden van wet- en regelgeving.
Minder kosten - Via externe archiefopslag bespaart u op opslag- en beheerskosten van een fysiek archief. Daarnaast houdt u meer kostbare tijd over voor andere zaken.

Hogeschool Inholland

Hogeschool Inholland verbetert informatiebeveiliging, compliance en efficiency met archiefdienst van Iron Mountain

Beschikbaarheid van het examenwerk is cruciaal met het oog op inspectie en accreditatie. Snelle service en betrouwbaar beheer zijn voor ons daarom erg belangrijk.

Facilitair Adviseur en Projectleider Archivering Hogeschool Inholland

Veilige externe archiefopslag

Veilig

Strenge archiefbeveiliging, toegangscontrole en veiligheidsplanning voorkomen oneigenlijke toegang

Brandveilig

Brandwerende bouwmaterialen, brandalarmen en blusmiddelen houden uw gegevens veilig.

Beschermd

Onze archiefruimten beschermen uw documenten tegen wateroverlast, schimmel en ongedierte.

IM employee placing down IM box on tabletop

Specialised storage

24/7 Overzicht

U heeft bij Iron Mountain volledige transparantie over waar uw gegevens zijn, of ze nu onderweg zijn of in een kluis liggen. Via onze online omgeving Iron Mountain Connect™ kunt u documenten zoeken, volgen en opvragen. Vervolgens scannen, bezorgen of e-mailen wij uw belangrijke gegevens. En dankzij ons advies over bewaartermijnen hoeft u zich geen zorgen te maken over compliance.

Betrouwbare specialisten

We behandelen uw bedrijfsdocumenten, back-uptapes, elektronische bestanden, medische dossiers en andere bedrijfsmiddelen alsof ze van onszelf zijn. Al onze medewerkers doorlopen strenge onderzoeken, volgen voortdurend beveiligingstrainingen en hebben een geheimhoudingsplicht. Dankzij onze strikte protocollen zullen uw gegevens nooit kwijtraken.

Externe archiefopslag op maat

Documenten, foto’s, video’s, geluidsfragmenten, usb’s of andere datadragers? Wat u ook wilt opslaan, bij Iron Mountain is er altijd een opslagoplossing die bij u past. Van kleine tot grote hoeveelheden documenten en van standaard archivering tot bijzondere opslagcondities. Denk aan kluizen voorzien van klimaatregeling en aparte mediakluizen voor magnetische opslagmedia. We kunnen zelfs een kluis op maat voor u ontwerpen die voldoet aan al uw specificaties.

Wij zijn verplicht examendocumenten twee tot zeven jaar te bewaren. Iron Mountain begreep echt wat we wilden en adviseerde ons over de beste archiefstructuur.

Marlies HeemskerkFacilitair Adviseur en Projectleider Archivering Hogeschool Inholland

Nu al onze productiedossiers gedigitaliseerd zijn, hebben we binnen enkele seconden werkkopieën beschikbaar, waar dat voorheen enkele dagen duurde.

Sjaco BaasSite Records Manager Mentor Medical Hogeschool Inholland

Iron Mountain doet geweldig werk. Ze reageren vlot en leveren uitstekende kwaliteit. Bovendien zijn het ook nog eens prettige mensen om mee te werken!

Marja BakkerProjectleider Admiraal De Ruyter Ziekenhuis

Hoe externe archiefopslag werkt

Overleg - Samen bespreken we uw opslagoplossing, ons proces en de online hub Iron Mountain Connect™.
Inpakken - U stopt de documenten in uw eigen dozen of die van Iron Mountain. Samen labelen en indexeren we de inhoud. U kunt het inpakken ook helemaal aan ons overlaten.
Ophalen -Een gescreende en getrainde koerier van Iron Mountain haalt uw dozen op.
Vervoer - We scannen uw dozen op kantoor, tijdens het inladen én op onze opslaglocatie. Dankzij tracking onderweg kunt u het hele traject op de voet volgen.
Opslag - Uw documenten zijn bij ons veilig dankzij strenge veiligheidsmaatregelen, inclusief brandbeveiliging en -alarmen, omheiningen en 24/7 beveiliging.
Opvragen - Een opgeslagen doos of digitaal document nodig? Met een enkele muisklik via Iron Mountain Connect™ wordt uw bestand door ons gescand of bezorgd.

Wilt u meer weten over de verschillende mogelijkheden van externe archiefopslag voor uw organisatie?

Waarom Iron Mountain?

Wij hebben de ervaring en expertise om uw organisatie te stroomlijnen en tegelijkertijd uw bedrijfs- en klantgegevens veilig te houden. Together, we elevate the power of your work.

Over ons

De eerste stap is zo gezet

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.