EXTERNE ARCHIEFOPSLAG

Van chaos naar compliance: bescherm en bewaar uw documenten in een beveiligd extern archief.

iron-mountain-employee-scanning-boxes-in-storage-facility

EXTERNE ARCHIEFOPSLAG

Van chaos naar compliance: bescherm en bewaar uw documenten in een beveiligd extern archief.

  1. Home

VEILIGE EN EFFICIËNTERE DOCUMENTOPSLAG

Overvolle archiefkamers, lange zoektochten naar documenten, twijfels over bewaartermijnen. Het handmatig beheren van stapels papieren en digitale documenten kost veel energie. Bovendien is het lastig om aan alle veiligheidseisen rond documentopslag te voldoen.

Wilt u voorkomen dat uw belangrijke gegevens onnodig risico lopen? Laat uw fysieke en digitale documenten veilig beheren door Iron Mountain. Zo bespaart u tijd, ruimte en kosten.

VOORDELEN VAN EXTERNE ARCHIEFOPSLAG

Uw bestanden verplaatsen naar een externe archiefopslag heeft meerdere voordelen:

  • Meer overzicht -U hoeft nooit meer naar documenten te zoeken. Extern opgeslagen bestanden worden bij binnenkomst geïndexeerd, zodat u ze daarna makkelijk online kunt opvragen vanachter uw bureau.
  • Minder risico’s - Uw documenten zijn beschermd tegen diefstal, brand en weersinvloeden. En dankzij inzicht in bewaartermijnen en vernietiging door Iron Mountain, loopt u minder risico op het overtreden van wet- en regelgeving.
  • Minder kosten - Via externe archiefopslag bespaart u op opslag- en beheerskosten van een fysiek archief. Daarnaast houdt u meer kostbare tijd over voor andere zaken.

VEILIGE EXTERNE ARCHIEFOPSLAG

  • VEILIG - Strenge archiefbeveiliging, toegangscontrole en veiligheidsplanning voorkomen oneigenlijke toegang
  • BRANDVEILIG - Brandwerende bouwmaterialen, brandalarmen en blusmiddelen houden uw gegevens veilig.
  • BESCHERMD - Onze archiefruimten beschermen uw documenten tegen wateroverlast, schimmel en ongedierte.

Hogeschool Inholland

Hogeschool Inholland verbetert informatiebeveiliging, compliance en efficiency

GESPECIALISEERDE EXTERNE OPSLAG

24/7 OVERZICHT

U heeft bij Iron Mountain volledige transparantie over waar uw gegevens zijn, of ze nu onderweg zijn of in een kluis liggen. Via onze online omgeving Iron Mountain Connect™ kunt u documenten zoeken, volgen en opvragen. Vervolgens scannen, bezorgen of e-mailen wij uw belangrijke gegevens. En dankzij ons advies over bewaartermijnen hoeft u zich geen zorgen te maken over compliance.


BETROUWBARE SPECIALISTEN

We behandelen uw bedrijfsdocumenten, back-uptapes, elektronische bestanden, medische dossiers en andere bedrijfsmiddelen alsof ze van onszelf zijn. Al onze medewerkers doorlopen strenge onderzoeken, volgen voortdurend beveiligingstrainingen en hebben een geheimhoudingsplicht. Dankzij onze strikte protocollen zullen uw gegevens nooit kwijtraken. 


EXTERNE ARCHIEFOPSLAG OP MAAT

Documenten, foto’s, video’s, geluidsfragmenten, usb’s of andere datadragers? Wat u ook wilt opslaan, bij Iron Mountain is er altijd een opslagoplossing die bij u past. Van kleine tot grote hoeveelheden documenten en van standaard archivering tot bijzondere opslagcondities. Denk aan kluizen voorzien van klimaatregeling en aparte mediakluizen voor magnetische opslagmedia. We kunnen zelfs een kluis op maat voor u ontwerpen die voldoet aan al uw specificaties.

iron-mountain-employee-recieving-storage-box-from-customer

“Wij zijn verplicht examendocumenten twee tot zeven jaar te bewaren. Iron Mountain begreep echt wat we wilden en adviseerde ons over de beste archiefstructuur.”

MARLIES HEEMSKERK
Facilitair Adviseur en Projectleider Archivering
Hogeschool Inholland

“Nu al onze productiedossiers gedigitaliseerd zijn, hebben we binnen enkele seconden werkkopieën beschikbaar, waar dat voorheen enkele dagen duurde.”

SJACO BAAS
Site Records Manager
Mentor Medical
Hogeschool Inho
lland

“Iron Mountain doet geweldig werk. Ze reageren vlot en leveren uitstekende kwaliteit. Bovendien zijn het ook nog eens prettige mensen om mee te werken!”

MARJA BAKKER
Projectleider
Admiraal De Ruyter Ziekenhuis

ONZE OPLOSSINGEN VOOR UW ARCHIEF

Of het nu gaat om eenmalige, periodieke of langdurige opslag, we denken graag met u mee over uw documentbeheer. Een aantal manieren waarop wij kunnen helpen:

ADVIES OVER DOCUMENTBEHEER

Krijg inzicht in welke documenten u kunt verplaatsen naar de Record Centers van Iron Mountain.

Blue icon of a truck

ARCHIEF VERHUIZEN

Laat uw dozen en bestanden sorteren, verpakken en vervoeren van uw locatie naar onze opslagfaciliteiten.

A blue icon of a bar code being scanned by a device

BESTANDEN INDEXEREN

Door de inhoud van dozen en documenten door ons te laten registreren, vindt u sneller wat u nodig heeft.

A blue icon of a packed box with a barcode on it and an arrow pointing upwards

ARCHIEF OPSCHONEN

Voorkom overvolle archiefkamers en laat Iron Mountain in overleg uw archief regelmatig opschonen.

Events icon

DOCUMENTHERSTEL

Laat beschadigde documenten vanwege bijvoorbeeld stof, schimmel, water of ongedierte door ons schoonmaken of herstellen.

Blue icon showing files being digitized

AUDITHULP

Doorsta audits met onze inventarisatiehulp en een speciale auditruimte in ons Records Center.


HOE EXTERNE ARCHIEFOPSLAG WERKT

  • Overleg - Samen bespreken we uw opslagoplossing, ons proces en de online hub Iron Mountain Connect™.
  • Inpakken - U stopt de documenten in uw eigen dozen of die van Iron Mountain. Samen labelen en indexeren we de inhoud. U kunt het inpakken ook helemaal aan ons overlaten.
  • Ophalen -Een gescreende en getrainde koerier van Iron Mountain haalt uw dozen op.
  • Vervoer - We scannen uw dozen op kantoor, tijdens het inladen én op onze opslaglocatie. Dankzij tracking onderweg kunt u het hele traject op de voet volgen.
  • Opslag - Uw documenten zijn bij ons veilig dankzij strenge veiligheidsmaatregelen, inclusief brandbeveiliging en -alarmen, omheiningen en 24/7 beveiliging.
  • Opvragen - Een opgeslagen doos of digitaal document nodig? Met een enkele muisklik via Iron Mountain Connect™ wordt uw bestand door ons gescand of bezorgd.

Wilt u meer weten over de verschillende mogelijkheden van externe archiefopslag voor uw organisatie? Neem contact op met onze specialisten.


PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS

Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!

  • Snel én makkelijk contact
  • Efficiënt; achter je laptop
  • Waar en wanneer het u uitkomt
Group video call


PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS

Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!

  • Snel én makkelijk contact
  • Efficiënt; achter je laptop
  • Waar en wanneer het u uitkomt