Neem contact op
Vul dit formulier in en een specialist van Iron Mountain neemt binnen één werkdag contact met u op.
Smart Sort
Laat uw stapels documenten sorteren, organiseren en beheren
Schep orde in de chaos
Het gebrek aan overzicht vanwege allerlei verschillende, ongeorganiseerde documenten in uw archief is al irritant. Maar de chaos zorgt ook nog eens voor hoge opslagkosten, meer risico's en vertraging bij het delen van belangrijke informatie.
Wat als u orde kon scheppen en precies zou weten wat u moet bewaren, vernietigen, digitaliseren of overdragen vanwege een verkoop, juridische zaak of andere kwestie? En wat als dat allemaal weinig tijd en moeite zou hoeven kosten?
Het kan met Iron Mountain Smart Sort, een eenvoudige en budgetvriendelijke oplossing waarmee u eindelijk controle krijgt over uw archief.
Voordelen van Smart Sort
✓ Documenten makkelijk en snel vinden
✓ Gedegen beslissingen nemen over wat u moet bewaren, vernietigen of digitaliseren
✓ Minder kosten en risico’s rond archiefopslag
✓ Ondersteuning bij herinrichten of sluiten van kantoren
✓ Sneller digitaal transformeren
✓ Meer overzicht tijdens een fusie, overname of afstoting
Ik wil meer weten
Smart Sort in uw branche
Medische gegevens
Ziekenhuis verlaagt kosten archiefopslag en verbetert zichtbaarheid en compliance met Iron Mountain Smart Sort
Lees hoe een groot Amerikaans medisch centrum ruimte vrijmaakte voor patiëntenzorg door hun papieren dossiers naar een andere locatie te verhuizen. Ze gebruikten Iron Mountain Smart Sort om hun dossiers te sorteren, reorganiseren en opschonen voor de verhuizing. Dit resulteerde in een beter overzicht van hun inventaris en een besparing van meer dan 1 miljoen dollar op de opslagkosten. Lees de klantcase.
Zorgverlener beperkt kosten en risico's van archiefopslag met Smart Sort
Een particuliere zorgverlener gebruikte Smart Sort om het hele archief te sorteren en reorganiseren en een proces op te zetten voor verdedigbare vernietiging. Het resultaat was een betere naleving van de regelgeving, een overzichtelijk archief, minder risico's en 40-50% lagere opslagkosten. Lees de klantcase.
Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop
Een Amerikaanse verzekeringsmaatschappij stootte een deel van haar activiteiten af en bepaalde snel welke documenten moesten worden overgedragen aan de kopers. Dankzij Smart Sort lukte dit in minder tijd en tegen lagere kosten dan mogelijk zou zijn geweest met alleen interne middelen. Lees de klantcase.
Veelgestelde vragen
Is Smart Sort alleen voor documenten die al bij Iron Mountain zijn opgeslagen?
Wat als mijn documenten op meerdere locaties of bij verschillende leveranciers zijn opgeslagen?
We verzamelen uw archief op een Iron Mountain-locatie en beginnen daarna het Smart Sort-proces. Na afloop slaan we alleen de documenten op die bewaard moeten blijven. Uit het Smart Sort-proces blijkt welke documenten aan de bewaarplicht hebben voldaan en verdedigbaar vernietigd mogen worden. Met een opgeschoond archief verlaagt u uw opslagkosten, want u slaat alleen nog op wat u volgens de wet- en regelgeving moet bewaren.
Welke informatie is er nodig om het Smart Sort-proces te starten?
Kan Smart Sort omgaan met verschillende beleidsregels en soorten documenten?
Welk soort documenten raden jullie aan voor een Smart Sort-project?
Ben ik verplicht om mijn hele archief te laten herorganiseren of kan het in delen?
Ik heb een verdedigbaar proces nodig voor archiefvernietiging. Hoe kan Smart Sort helpen?
- Het Smart Sort-proces maakt op basis van uw bewaarschema en regels een gestandaardiseerde aanpak voor bestandscontrole en -verwerking. Hierdoor kunnen wij consistente en verdedigbare output leveren.
- Aan het eind van het Smart Sort-proces krijgt u een rapport met een overzicht van alle documenten en hun vernietigingsdatum. Met dit rapport kunt u de ondernomen acties per document verdedigen.
- Lees voor meer informatie het Smart Sort provides a path to defensible disposition.
Neem contact op
Inloggen en betalen
Log in of ontdek hoe u een account aanmaakt.
Klantenservice
Krijg snel antwoord op uw vragen.
Bel met sales
Bespreek uw behoeften met een van onze deskundige vertegenwoordigers.