Iron Mountain Smart Sort
Iron Mountain Smart Sort
SCHEP ORDE IN DE CHAOS
Het gebrek aan overzicht vanwege allerlei verschillende, ongeorganiseerde documenten in uw archief is al irritant. Maar de chaos zorgt ook nog eens voor hoge opslagkosten, meer risico's en vertraging bij het delen van belangrijke informatie.
Wat als u orde kon scheppen en precies zou weten wat u moet bewaren, vernietigen, digitaliseren of overdragen vanwege een verkoop, juridische zaak of andere kwestie? En wat als dat allemaal weinig tijd en moeite zou hoeven kosten?
Het kan met Iron Mountain Smart Sort, een eenvoudige en budgetvriendelijke oplossing waarmee u eindelijk controle krijgt over uw archief.
HOE IRON MOUNTAIN SMART SORT WERKT
VOOR
Door de wirwar aan documenten en bewaardata kunt u geen verdedigbare beslissingen nemen over uw archief.
Ontdek makkelijk welke documenten u moet bewaren, vernietigen of digitaliseren.
Smart Sort-Proces
- We halen alle documenten uit hun doos.
- We scannen het document-ID en zien meteen een sorteervoorstel.
- We sorteren en archiveren de documenten op vernietigingsdatum, documenttype, een uniek kenmerk of iets anders.
NA
Na het Smart Sort-project heeft u uw hele archief in kaart. Zo vindt u snel wat u nodig heeft en weet u precies welke documenten u wanneer mag vernietigen.
VOORDELEN VAN SMART SORT
✓ Documenten makkelijk en snel vinden✓ Gedegen beslissingen nemen over wat u moet bewaren, vernietigen of digitaliseren
✓ Minder kosten en risico’s rond archiefopslag
✓ Ondersteuning bij herinrichten of sluiten van kantoren
✓ Sneller digitaal transformeren
✓ Meer overzicht tijdens een fusie, overname of afstoting
Smart Sort provides a path to defensible disposition
Take Control Of Your Records Inventory With Iron Mountain Smart Sort
SMART SORT IN UW BRANCHE
Ziekenhuis verlaagt kosten archiefopslag en verbetert zichtbaarheid en compliance met Iron Mountain Smart Sort
Lees hoe een groot Amerikaans medisch centrum ruimte vrijmaakte voor patiëntenzorg door hun papieren dossiers naar een andere locatie te verhuizen. Ze gebruikten Iron Mountain Smart Sort om hun dossiers te sorteren, reorganiseren en opschonen voor de verhuizing. Dit resulteerde in een beter overzicht van hun inventaris en een besparing van meer dan 1 miljoen dollar op de opslagkosten. Lees de klantcase.
Ziekenhuis verlaagt kosten archiefopslag en verbetert zichtbaarheid en compliance met Iron Mountain Smart Sort
Zorgverlener beperkt kosten en risico's van archiefopslag met Smart Sort
Een particuliere zorgverlener gebruikte Smart Sort om het hele archief te sorteren en reorganiseren en een proces op te zetten voor verdedigbare vernietiging. Het resultaat was een betere naleving van de regelgeving, een overzichtelijk archief, minder risico's en 40-50% lagere opslagkosten. Lees de klantcase.
Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop
Een Amerikaanse verzekeringsmaatschappij stootte een deel van haar activiteiten af en bepaalde snel welke documenten moesten worden overgedragen aan de kopers. Dankzij Smart Sort lukte dit in minder tijd en tegen lagere kosten dan mogelijk zou zijn geweest met alleen interne middelen. Lees de klantcase.
VEELGESTELDE VRAGEN
Nee, we kunnen een Smart Sort-project ook op uw locatie uitvoeren.
We verzamelen uw archief op een Iron Mountain-locatie en beginnen daarna het Smart Sort-proces. Na afloop slaan we alleen de documenten op die bewaard moeten blijven. Uit het Smart Sort-proces blijkt welke documenten aan de bewaarplicht hebben voldaan en verdedigbaar vernietigd mogen worden. Met een opgeschoond archief verlaagt u uw opslagkosten, want u slaat alleen nog op wat u volgens de wet- en regelgeving moet bewaren.
We hebben informatie nodig uit uw belangrijkste bedrijfsapplicatie (zoals een patiëntenindex, polis- of kredietbeheersysteem of dossierbeheersysteem) en een actueel bewaarschema.
Ja, elk project wordt aangepast aan uw bewaarbeleid en specifieke eisen.
- U haalt het meeste uit een Smart Sort-project met corebusiness-documenten waarvoor bewaarregels gelden (leningen, polissen, claims, patiëntgegevens, dossiers, HR-gegevens enzovoorts).
- Bedrijfsdocumenten worden niet aanbevolen (salarisadministratie, facturen enzovoorts)
U kiest wat er mag gebeuren: het project wordt aangepast aan uw eisen, doelstellingen en budget.
- Het Smart Sort-proces maakt op basis van uw bewaarschema en regels een gestandaardiseerde aanpak voor bestandscontrole en -verwerking. Hierdoor kunnen wij consistente en verdedigbare output leveren.
- Aan het eind van het Smart Sort-proces krijgt u een rapport met een overzicht van alle documenten en hun vernietigingsdatum. Met dit rapport kunt u de ondernomen acties per document verdedigen.
- Lees voor meer informatie het whitepaper Smart Sort provides a path to defensible disposition.
Explore Additional Services
Externe Archiefopslag
Veilige Vernietiging & Recycling Van Uw It-apparatuur
Workflow Automatisering
PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS
Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!
- Snel én makkelijk contact
- Efficiënt; achter je laptop
- Waar en wanneer het u uitkomt
PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS
Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!
- Snel én makkelijk contact
- Efficiënt; achter je laptop
- Waar en wanneer het u uitkomt