Voor CIO's en IT-leiders zijn gefragmenteerde gegevens een van de grootste obstakels voor transformatie. InSight DXP elimineert silo's door één veilig dashboard te bieden voor het beheer van zowel fysieke als digitale gegevens. Het systeem kan worden geïntegreerd met ERP-, CRM- en CMS-systemen om consistente metagegevens, informatiebeheer en toegankelijkheid in alle indelingen te bevorderen.

Voor nalevings- en risicomanagers zorgt deze uniforme aanpak dankzij de integratie met Policy Center voor een consistent retentiebeleid gedurende de volledige levenscyclus van informatie, waardoor het risico op niet-naleving en schending van de beveiliging wordt beperkt. Gegevens kunnen worden geïdentificeerd als overbodig, verouderd en triviaal (redundant, obsolete and trivial, ofwel ROT) om aanbevelingen te geven over welke gegevens moeten worden bewaard of verwijderd. Het platform helpt ook bij het redigeren van gevoelige gegevens.  Het resultaat is een holistische weergave van bedrijfsgegevens, waarbij silo's worden afgebroken, de naleving wordt verbeterd en een betrouwbare basis voor analyse en AI wordt gecreëerd.

InSight DXP verbetert ook de samenwerking tussen afdelingen door elke belanghebbende in staat te stellen vanuit dezelfde beheeromgeving te werken. IT-leiders krijgen een vereenvoudigde architectuur, nalevingsteams krijgen een consistent overzicht en leidinggevenden krijgen realtime inzicht. Deze afstemming versnelt de digitale transformatie, verlaagt de operationele kosten en stelt de organisatie in staat om beheer- en AI-initiatieven te schalen zonder de complexiteit te vergroten.

Nalevingsfunctionarissen hebben vaak moeite om de veranderende juridische en wettelijke vereisten in meerdere rechtsgebieden bij te benen. InSight DXP is geïntegreerd met Policy Center en automatiseert retentie- en privacyverplichtingen door AI-gestuurde classificatie en workflows toe te passen op zowel digitale als fysieke gegevens.

Dit betekent dat CRO's en juridische teams de verantwoording kunnen ondersteunen met een veilig auditspoor, terwijl operationele teams de handmatige werklast en menselijke fouten verminderen. Met meer dan 80.000 juridische verwijzingen in meer dan 130 landen helpt het platform internationale organisaties om op grote schaal de regelgeving na te leven en tegelijkertijd de nalevingskosten te verlagen.

Naast automatisering versterkt InSight DXP de veerkracht van ondernemingen door het retentie- en privacybeleid consequent toe te passen, ook als de regelgeving verandert. Dit vermindert de afhankelijkheid van handmatige bewaking, beschermt tegen boetes en toont naleving aan bij audits. Dit maakt informatiebeheer proactief in plaats van reactief, waardoor naleving een strategisch voordeel wordt.

Voor zakelijke leiders en bedrijfsleiders begint transformatie met het verminderen van inefficiënties en knelpunten in verouderde systemen. Iron Mountain ondersteunt elke fase van het traject, van het digitaliseren van fysieke documenten en het verminderen van ROT-gegevens tot het implementeren van intelligente documentverwerking en geautomatiseerde workflows.

Voor IT- en AI-leiders levert InSight DXP schone, gestructureerde en conforme gegevens die naadloos kunnen worden geïntegreerd met moderne bedrijfssystemen. Hierdoor kunnen organisaties de automatisering versnellen, kosten verlagen en informatie voorbereiden voor geavanceerde analyses en initiatieven voor machine learning.

Door diepgaande expertise in de branche te combineren met geavanceerde technologie biedt Iron Mountain een roadmap naar duurzame transformatie. Organisaties profiteren onmiddellijk van efficiëntieverbeteringen en bereiden hun gegevens tegelijkertijd voor op nieuwe technologieën. Dankzij deze dubbele focus kunnen digitale-transformatieprojecten zowel ROI op korte termijn behalen als concurrentievoordeel op lange termijn.

Een effectief informatiebeheerprogramma brengt beleid, verantwoordelijkheid en technologie met elkaar in evenwicht. Voor leidinggevenden en bestuursraden betekent dit dat er een duidelijk, verantwoord beleid moet worden opgesteld dat aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen en de frameworks voor regelgeving.

Voor datastewards en IT-teams biedt InSight DXP de technologie voor het leveren en automatiseren van retentieregels, waarbij veilige, op rollen gebaseerde toegang wordt geboden en auditsporen worden gegenereerd. Dit onderling verbonden framework vermindert risico's, verhoogt de productiviteit en zorgt dat de informatie niet alleen aan de regelgeving voldoet, maar ook strategisch schoon, gestructureerd en AI-ready is.

Wanneer beheerregels, -rollen en -technologie op elkaar zijn afgestemd, kunnen organisaties nieuwe waarde uit hun informatie benutten. Informatiebeheer gaat verder dan risicovermijding en wordt de drijvende kracht achter efficiëntie, transparantie en vertrouwen. Dergelijk informatiebeheer stelt bedrijven in staat om vol vertrouwen innovatie te ondersteunen, in de wetenschap dat informatie goed beheerd en AI-ready is.

Zonder gestructureerd levenscyclusbeheer bewaren organisaties gegevens vaak te lang, waardoor de kosten en risico's toenemen, of verwijderen ze gegevens voortijdig, waardoor er hiaten in de naleving ontstaan. InSight DXP stelt nalevingsmanagers in staat de retentieregels consistent toe te passen, van het maken tot en met het verwijderen, waarbij e-discovery en wettelijke bewaring worden ondersteund wanneer dat nodig is.

Vanuit het oogpunt van CIO's en digitale leiders bereidt levenscyclusbeheer gegevens tevens voor op analyse en AI. Informatie wordt bewaard, is toegankelijk en wordt op verantwoorde wijze manier verwijderd wanneer deze geen zakelijke waarde meer heeft, waarbij de wereldwijde privacyvereisten worden nageleefd en ROT wordt verminderd.

Met effectief levenscyclusbeheer wordt informatie omgezet van een belemmering in een strategisch bedrijfsmiddel. Door kostenbeheersing, naleving en beschikbaarheid in evenwicht te brengen, krijgen organisaties het vertrouwen om activiteiten te moderniseren en AI-oplossingen te implementeren. Dit vermindert niet alleen de risico's, maar creëert ook een veilige basis voor digitale groei.

ROT-gegevens zorgen voor verstopte systemen, verhogen de opslagkosten en brengen nalevingsrisico's met zich mee. Voor IT- en operationele managers gebruikt InSight DXP AI-tagging en -classificatie om duplicaten, verouderde bestanden en content van lage waarde te identificeren.

Voor nalevingsmanagers ondersteunt het geautomatiseerde retentiebeleid de opschoning van ROT-gegevens volgens verantwoorde, controleerbare regels. Dit resulteert in een strakkere, meer waardevolle informatieomgeving, waardoor kosten worden verlaagd en tegelijkertijd wordt gezorgd dat alleen strategische AI-ready gegevens behouden blijven.

Het verminderen van ROT gaat niet alleen om ruimtebesparing, maar ook om het verbeteren van de kwaliteit en de betrouwbaarheid van bedrijfsgegevens. Als ROT onder controle is, worden analyses betrouwbaarder, wordt de AI-uitvoer nauwkeuriger en wordt naleving minder arbeidsintensief. Organisaties profiteren van gestroomlijnde activiteiten en lagere opslagkosten en krijgen bovendien vertrouwen in hun informatieomgeving.

Voor datascience- en AI-leiders betekent 'AI-ready gegevens' dat informatie accuraat, consistent geclassificeerd en vrij van ROT is. InSight DXP zorgt dat gegevens beschikken over de metagegevens-, governance- en nalevingswaarborgen die nodig zijn voor geavanceerde analyse, generatieve AI en agentic AI.

Voor bedrijfsleiders vertaalt dit zich in betrouwbare inzichten, snellere besluitvorming en de mogelijkheid om AI-initiatieven met vertrouwen te implementeren. Schone, goed beheerde gegevens zorgen voor een versnelde digitale transformatie en ondersteunen naleving van wereldwijde regelgeving zoals de AVG.

Informatie AI-ready maken is een strategische investering in de toekomst. Het stelt organisaties niet alleen in staat om AI te benutten voor efficiëntie, maar ook om de concurrentie een stap voor te blijven. Door te zorgen dat informatie betrouwbaar, conform en goed gestructureerd is, lopen bedrijven minder risico en kunnen ze nieuwe groeimogelijkheden benutten.

Generatieve en agentic AI geven een andere betekenis aan informatiebeheer. Voor kenniswerkers en bedrijfsleiders maakt InSight DXP query's in natuurlijke taal mogelijk op ongestructureerde data, waarbij automatisch inzichten, rapporten en zelfs visuele samenvattingen worden gegenereerd.

Voor IT- en AI-leiders helpen gespecialiseerde AI-agenten bij het automatiseren van de besluitvorming door relevante content te vinden in uitgebreide gegevenssets. Hierdoor worden sneller resultaten behaald terwijl de naleving en beveiliging worden gehandhaafd.

Door AI rechtstreeks in informatieworkflow te integreren, maakt InSight DXP het eenvoudiger om beslissingen te nemen op basis van tijdige, relevante en beheerde gegevens. Dit vermindert knelpunten, verhoogt de flexibiliteit en ondersteunt een op gegevens gebaseerde cultuur. Dit resulteert in beslissingen die niet alleen sneller, maar ook slimmer zijn en die bij de bedrijfsdoelstellingen en nalevingsvereisten aansluiten.

CIO's noemen vaak de complexiteit van de integratie als een belemmering voor transformatie. InSight DXP maakt verbinding met ERP-, CRM- en CMS-platformen, zodat gegevens uit meerdere systemen worden samengevoegd in één beheerde omgeving.

Voor operationele teams betekent dit snellere toegang tot kritieke bedrijfsgegevens. Voor leidinggevenden wordt consistentie in de hele onderneming ondersteund, zodat ze slimmere beslissingen kunnen nemen en dubbel werk tussen afdelingen wordt voorkomen.

De naadloze integratie beschermt bestaande investeringen in technologie en vermindert de complexiteit van IT. Door InSight DXP te koppelen aan de tools die teams al gebruiken, wordt de implementatie versneld en kan snel toegevoegde waarde worden geleverd. Dit verlaagt de totale eigendomskosten en positioneert de organisatie voor schaalbaar, toekomstbestendig informatiebeheer.