Digital Mailroom

Elke gebruiker wordt toegewezen aan een gebruikersgroep. In combinatie met metadata-beveiligingsregels zorgen deze gebruikersgroepen ervoor dat de post naar de juiste personen wordt gestuurd. Om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen stelt het implementatieteam van Iron Mountain voor uw organisatie de juiste rollen en beveiliging in.

Het implementatieteam van Iron Mountain bespreekt met u hoe uw organisatie de post wil afhandelen: per afdeling, verdieping, individu enzovoort.

Daarna stelt Iron Mountain uw gebruikers, gebruikersgroepen en metadata-beveiligingsregels in, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de post. Veel organisaties hebben ook een beheerder die deze hiërarchie kan updaten. Bijvoorbeeld wanneer u niet op kantoor bent en uw mail tijdelijk omgeleid moet worden.

U kunt kiezen uit deze opties:

• Uw fysieke post wordt naar u teruggestuurd
• Uw fysieke post wordt opgeslagen in een Iron Mountain-archief
• Uw fysieke post wordt vernietigd

U heeft verschillende opties voor de verwerking van uw fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd:

• Retourneren: Wij sturen de fysieke post terug naar u.
• Opslaan: Wij slaan de fysieke post veilig op in onze beveiligde faciliteiten.
• Vernietigen: Wij vernietigen de fysieke post op een veilige en vertrouwelijke manier.

Onze Digital Mailroom oplossing maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en slimme software om belangrijke informatie in uw post te herkennen, zoals namen, adressen en afdelingen. Deze informatie wordt gebruikt om de post automatisch naar de juiste persoon of afdeling te sturen. U kunt ook handmatige regels instellen voor de routing van specifieke documenten.

U bepaalt wie toegang heeft tot uw digitale post. U kunt toegangsrechten toekennen aan individuele gebruikers of groepen, en u kunt specifieke rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Alle toegang tot uw digitale post wordt gelogd, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke documenten heeft bekeken of gewijzigd.

Ja, onze Digital Mailroom oplossing kan worden geïntegreerd met diverse bedrijfssystemen, zoals Microsoft Office, Salesforce en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor een naadloze workflow en voorkomt dat u gegevens handmatig hoeft over te zetten.

De kosten van een Digital Mailroom oplossing zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het volume van uw post, de gewenste functionaliteiten en de integratie met andere systemen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Neem contact op met Iron Mountain voor een vrijblijvend gesprek en een offerte op maat. Onze experts helpen u graag bij het implementeren van een Digital Mailroom oplossing die perfect aansluit bij uw behoeften.