woman on laptop

Optimaliseer uw postverwerking met de veilige Digital Mail-oplossing.

Digital Mail

Verminder handmatige taken en menselijke fouten | Verbeter de efficiëntie en samenwerking | 24/7 beveiligde toegang

Vrijblijvend adviesgesprek

Ga naar:

Verouderde postkamer? Ga digitaal

Is uw postkamer nog steeds afhankelijk van handmatige processen en stapels papier? Verspil geen tijd en middelen meer aan inefficiënte workflows. Met de Digital Mail oplossing van Iron Mountain digitaliseert u uw inkomende post en automatiseert u de verwerking ervan. U kunt documenten gemakkelijk zoeken, bekijken, delen en beheren. Belangrijke informatie wordt automatisch uit uw documenten gehaald en gebruikt in andere systemen, zoals uw boekhoudsoftware, voor verdere verwerking.

Uw voordelen van onze Digital Mail

Een Digital Mail biedt diverse voordelen ten opzichte van een traditionele postkamer:

  • Efficiency en compliancy: Bespaar tijd en middelen door processen te automatiseren en uw functies zoals versiebeheer en toegangscontrole en bewaartermijnen.
  • Verhoogde beveiliging: Bescherm uw gevoelige informatie met onze veilige en compliant oplossing.
  • Altijd en overal toegang: Krijg 24/7 toegang tot uw digitale post, waar u ook bent, via elk apparaat.
  • Lagere kosten: Verminder de kosten van papier, opslag, printen, verzending en personeel.
  • Flexibiliteit: Ondersteun uw mobiele medewerkers en hybride werkmodellen
  • Vergroot inzicht: Krijg inzicht in uw poststroom en processen met dashboards en rapportages en identificeer knelpunten
man working on laptop

Hoe werkt het?

  1. Uw post wordt door Iron Mountain opgehaald en naar onze beveiligde faciliteiten gebracht.
  2. Daar wordt de post gescand en omgezet in digitale bestanden.
  3. Deze bestanden worden vervolgens geclassificeerd en veilig opgeslagen in de cloud. Documenten worden gerouteerd naar de juiste persoon of afdeling.
  4. Via ons online platform Iron Mountain InSightⓇ heeft u altijd en overal toegang tot uw digitale post.

Iron Mountain InsightⓇ

Iron Mountain InsightⓇ voldoet aan de hoogste normen voor beveiliging en compliance, waaronder ISO 27001 en GDPR. Uw digitale documenten worden beschermd door geavanceerde encryptie, toegangscontrole en audit trails. Onze Digital Mail oplossing is ontworpen om naadloos te integreren met uw bestaande IT-infrastructuur en bedrijfsprocessen. Of u nu werkt met Microsoft Office, Salesforce of andere systemen, onze oplossing kan worden aangepast aan uw specifieke behoeften. Bovendien is onze oplossing schaalbaar, zodat deze kan meegroeien met uw organisatie.

Vrijblijvende offerte

Zo werkt Digital Mail

digital-mailroom-diagram

Klantcases Digital Mail

Werkloosheid claimt pandemie en de digitale postkamer - Documenten op tafel op kantoor

Uitkeringsaanvragen, COVID-19 en de digitale postkamer

Ontdek hoe deze staat in de VS zorgde voor een efficiënter proces en betere klantenservice rond uitkeringsaanvragen in coronatijd.

Claimverwerking eenvoudig gemaakt met digitale postkamer - Digitale bestandenlaag op een laptop

Makkelijker claims afhandelen met Digital Mail

Een Amerikaanse verzekeraar schepte orde in papieren en digitale documenten en verbeterde de doorlooptijd en bespaarde kosten. Lees hoe.

Digitalisering van de hypotheekpostkamer - Laptop en digitale enveloppen

Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer

Lees hoe een hypotheekverstrekker grote hoeveelheden post verzamelt, digitaliseert, categoriseert, verspreid en verdedigbaar vernietigt.

Waarom Iron Mountain?

approved green checkmark

Meer dan 70 jaar ervaring

Iron Mountain heeft een rijke geschiedenis en uitgebreide expertise met meer dan 26.000 specialisten in dienst.

approved green checkmark

Wereldwijd netwerk

Met 1.400 locaties in meer dan 60 landen bieden wij maatwerkoplossingen over de hele wereld.

approved green checkmark

Integrale oplossingen

Wij begeleiden de hele levenscyclus van data voor u: opslag en beheer, digitalisering en afvoer van IT-apparaten.

approved green checkmark

Focus op compliance

Iron Mountain waarborgt dat uw informatiebeheer volledig voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.

Ontdek al onze diensten voor digitalisering van data

scanned carton

Scan services

Digitaliseer uw papieren documenten voor eenvoudige toegang, betere beveiliging en efficiënter beheer.

Lees meer
AI

Insight Digital Experience Platform (DXP)

Automatiseer dataprocessen en zet gegevens om in AI-ready inzichten.
Lees meer
desktop

Information Governance Advies Service

Optimaliseer uw informatiebeheer en wees compliant aan alle relevante eisen.
Lees meer
Digitization

Digital HR-oplossing

Verbeter de efficiëntie van uw HR met veilig en gestroomlijnd beheer van uw fysieke en digitale data

Lees meer
safety and security

Retentiebeleid en Policy Center

Beheer uw digitale en fysieke informatie en bijbehorende bewaarschema’s efficiënt en compliant.

Lees meer
digitize 1

Digital Mail

Versnel de verwerking van uw inkomende post, verlaag de kosten en verbeter de beveiliging.

Lees meer
data replication

Gegevensherstel en migratie

Bescherm uw data en migreer deze veilig naar nieuwe systemen met onze oplossingen.

Lees meer
tape conversion

Externe tape opslag

Bescherm uw back-upmedia door vervoer naar en opslag en beheer in onze beveiligde off-site locatie

Lees meer

Veelgestelde vragen over Digital Mail

Wat gebeurt er met mijn fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd?

U heeft verschillende opties voor de verwerking van uw fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd:

  • Retourneren: Wij sturen de fysieke post terug naar u.
  • Opslaan: Wij slaan de fysieke post veilig op in onze beveiligde faciliteiten.
  • Vernietigen: Wij vernietigen de fysieke post op een veilige en vertrouwelijke manier.
Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat mijn post naar de juiste persoon wordt gestuurd?

Onze Digital Mail oplossing maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en slimme software om belangrijke informatie in uw post te herkennen, zoals namen, adressen en afdelingen. Deze informatie wordt gebruikt om de post automatisch naar de juiste persoon of afdeling te sturen. U kunt ook handmatige regels instellen voor de routing van specifieke documenten.

Wie heeft er toegang tot mijn digitale post?

U bepaalt wie toegang heeft tot uw digitale post. U kunt toegangsrechten toekennen aan individuele gebruikers of groepen, en u kunt specifieke rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Alle toegang tot uw digitale post wordt gelogd, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke documenten heeft bekeken of gewijzigd.

Kan ik de Digital Mail oplossing integreren met mijn bestaande systemen?

Ja, onze Digital Mail oplossing kan worden geïntegreerd met diverse bedrijfssystemen, zoals Microsoft Office, Salesforce en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor een naadloze workflow en voorkomt dat u gegevens handmatig hoeft over te zetten.

Wat zijn de kosten van een Digital Mail oplossing?

De kosten van een Digital Mail oplossing zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het volume van uw post, de gewenste functionaliteiten en de integratie met andere systemen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Hoe kan ik aan de slag met Digital Mail?

Neem contact op met Iron Mountain voor een vrijblijvend gesprek en een offerte op maat. Onze experts helpen u graag bij het implementeren van een Digital Mail oplossing die perfect aansluit bij uw behoeften.

Achtergrondinformatie over Digital Mail

Digital Mailroom Service
Oplossingsgidsen

Iron Mountain Digital Mail solution

U bent waarschijnlijk maar al te goed op de hoogte van de uitdagingen die het werken met papieren documenten met zich meebrengt voor de efficiëntie van uw medewerkers.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.

Neem contact op met onze specialisten.

ringing telephone

Telefoonnummer

Bel met de specialisten van onze klantenservice voor vrijblijvend advies of een offerte
0884254444
paper and pen

Contactformulier

Deel uw vraag en een van onze specialisten neemt binnen één werkdag contact met u op
Vul het formulier in
laptop profile screen

Iron Mountain Connect™

Log in op onze Iron Mountain Connect™ klantenportal
Log hier in
laptop profile screen

Iron Mountain SecureSync®

Log in op onze Iron Mountain SecureSync® klantenportal
Log hier in