woman on laptop

Inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow

Digital Mail - Obsługa korespondencji firmowej

Czas zadbać o korespondencję pocztową.

Kontakt
Przejdź do:
Book a demo

Łatwo i szybko zarządzaj korespondecją pocztową w swojej firmie

Firmy próbują uwolnić się od papieru, ale nie jest to w pełni możliwe, gdy nadal otrzymują korespondencję w tradycyjnej formie, a pracownicy zmagają się z zarządzaniem dużą ilością dokumentów każdego miesiąca. Co więcej, wzrost liczby pracowników zdalnych utrudnia dostarczenie poczty papierowej do właściwego odbiorcy, co może powodować problemy z wydajnością pracy.

Bez względu na to, czy planujesz powrót do biura, pozostaniesz w modelu pracy zdalnej czy też połączysz obie opcje, uwolnienie się od otrzymywania i dystrybucji poczty papierowej ma kluczowe znaczenie dla dalszych działań. Firma Iron Mountain może Ci w tym pomóc.

Transformuj obieg korespondencji pocztowej

Rozwiązanie Iron Mountain Digital Mail to oprogramowanie jako usługa (SaaS), które zapewnia upoważnionym pracownikom łatwy dostęp i otrzymywanie cyfrowych wersji ważnej korespondencji biznesowej – w dowolnym czasie i miejscu.

KORZYŚCI:

  • Bezpieczny dostęp do zdigitalizowanej korespondencji
  • Lepsza współpraca i produktywność dzięki zautomatyzowanym workflow
  • Integracja z istniejącymi systemami, takimi jak poczta elektroniczna, Salesforce i pakiet Microsoft Office
  • Zmniejszenie powierzchni biurowej i związanych z nią wydatków na nieruchomości
  • Opłata w jednej przystępnej, przewidywalnej cenie miesięcznej
Dokonaj transformacji obsługi korespondencji pocztowej

 

digital mail diagram
man working on laptop

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (compliance)

Do kwestii bezpieczeństwa podchodzimy z należytą starannością, dlatego 95% przedsiębiorstw z listy Fortune 1000 powierza Iron Mountain swoje krytyczne i wrażliwe dane. Zabezpieczamy informacje wrażliwe od ponad 70 lat i świadczymy usługi dla wielu branż, w ponad 60 krajach. Zyskujesz tym samym pewność, że Twoje dane są odpowiednio chronione. W ramach naszej kompleksowej usługi odbieramy korespondencję papierową i przewozimy ją własną flotę ciężarówek do naszych centrów operacyjnych. Tam są skanowane i automatycznie kierowane do właściwego odbiorcy. W zależności od Twoich potrzeb korespondencja papierowa jest bezpiecznie przechowywana, zniszczona lub zwracana.

Dokumenty w postaci cyfrowej są przechowywane na platformie Iron Mountain InSight®, służącej do zarządzania informacjami i treścią. Iron Mountain InSight® stosuje się do zaleceń zawartych w Cyber Security Framework (CSF), które zostały przygotowane przez NIST. Wytyczne te, to podstawa bezpiecznego przedsiębiorstwa.

Platforma Iron Mountain InSight® spełnia wymogi branżowe, w tym m.in.:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • And ISO27001

Dowiedz się więcej o plarformie Iron Mountain InSight®

Cechy I korzyści rozwiązania Digital Mail

Rozwiązanie Iron Mountain Digital Mail to oferta oprogramowania jako usługi (SaaS), która umożliwia firmom dostęp do poczty w formie papierowej. Rozwiązanie to umożliwia:

Usprawnienie obiegu korespondencji pocztowej: Rozwijaj się wraz z potrzebami twojej firmy

Korespondencja papierowa zawsze była podstawowym i niezawodnym sposobem komunikacji dla firm. Poczta przychodzi i wychodzi do/z firmy regularnie. Cała dokumentacja wymaga terminowej i efektywnej dystrybucji, potwierdzenia odbioru i innych działań. Kliknij na poniższe pola, aby dowiedzieć się więcej o trzech typach digital mailroom i o tym, jak możesz usprawnić obieg swojej korespondencji pocztowej.

Tradycyjna

Tradycyjna

Procesy ręczne
Eksploruj

Tradycyjna

Tradycyjny mailroom (kancelaria pocztowa ) jest punktem wejściowym dla dużej ilości poczty przychodzącej w formie papierowej, która wymaga pracy związanej z sortowaniem i dystrybucją. Może to skutkować:

  • Obniżoną wydajnością pracowników związaną z sortowaniem i dostarczaniem poczty do właściwych osób, we wszystkich działach
  • Złymi doświadczeniami związanymi z obsługą
  • Potencjalnymi konsekwencjami w zakresie przestrzegania przepisów i regulacji prawnych
  • Ujawnieniem informacji poufnych
  • Większymi wyzwaniami związanymi ze wsparciem pracowników zdalnych
Cyfrowa

Cyfrowa

Poczta cyfrowa
Eksploruj

Cyfrowa

Digital mailroom (kancelaria pocztowa) działa dzięki inteligentnemu przetwarzaniu dokumentów (IDP), które obejmuje:

  • Skanowanie i digitalizację poczty papierowej w celu uzyskania dostępu do niej przez Internet i urządzenia mobilne
  • Wyodrębnianie metadanych w celu efektywnego wyszukiwania
  • Weryfikację i przegląd
  • Sortowanie z wykorzystaniem AI/ML (Insight)
  • Zasady dostępu użytkowników i przekazywanie korespondencji
  • Monitorowanie audytów w celu zwiększenia zgodności z przepisami
Intelligent mailroom

Intelligent

Zautomatyzowane zarządzanie pocztą
Eksploruj

Intelligent

Inteligentny digital mailroom (kancelaria pocztowa) to korzyści wynikające z użytkowania platformy do zarządzania treścią (CSP), które obejmują:

  • Zarządzanie informacjami i treścią
  • Inteligentne wyodrębnianie i wzbogacanie metadanych
  • Funkcję wyszukiwania i odzyskiwania
  • Współpracę
  • Automatyzację workflow
  • Możliwość optycznego rozpoznawania znaków (OCR)

Dodatkowe usługi świadczone przez nas

InSight Intelligent Document Processing

Digitalizuj, przechowuj, automatyzuj i w pełni wykorzystuj potencjał swoich danych

Zarządzanie ładem informacyjnym

Ponad 100 ekspertów w zakresie ładu korporacyjnego jest gotowych, by udzielić wskazówek i pomóc Twojej firmie.

Przechowywanie dokumentów – usługi online

Ochrona i zachowanie w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach.

Bezpieczne niszczenie dokumentów – utylizacja akt

Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych, zapisów w formie plastikowej czy nośników elektronicznych w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i bezpieczny.

Najczęściej zadawane pytania

Skąd firma Iron Mountain ma pewność, że poczta jest kierowana do właściwych odbiorców?

Każdy użytkownik jest przypisany do grupy użytkowników, a grupy użytkowników są połączone na podstawie metadanych tak, aby poczta była kierowana tylko do właściwych osób. Zespół wdrożeniowy firmy Iron Mountain zapewnia wprowadzenie odpowiednich ról i zabezpieczeń dla Twojej firmy w celu utrzymania bezpieczeństwa i prywatności danych.

Kto może mieć dostęp do mojej poczty?

Zespół wdrożeniowy firmy Iron Mountain spotyka się z pracownikami Twojej firmy, aby dowiedzieć się, jak ma obsługiwać pocztę: według działu, piętra, osoby itp.

Następnie firma Iron Mountain konfiguruje użytkowników, grupy użytkowników i zasady zabezpieczeń metadanych w celu zapewnienia dostępu do poczty odpowiednim osobom. Wiele firm ma również administratora, który może aktualizować tę hierarchię: na przykład jak jakiś użytkownik jest poza biurem i trzeba tymczasowo przekierować jego pocztę do kogoś innego.

Co się dzieje z naszą pocztą po jej zdigitalizowaniu?

Możesz wybrać jedną z kilku opcji postępowania z pocztą w formie papierowej:

  • Poczta w formie papierowej zostaje zwrócona do Ciebie
  • Poczta w formie papierowej jest przechowywana w centrum przechowywania dokumentacji Iron Mountain.
  • Poczta w formie papierowej jest niszczona.

Skontaktuj się z nami

Przesyłając ten formularz, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Iron Mountain moich danych osobowych w sposób opisany w Iron Mountain Privacy Notice. W przypadku chęci rezygnacji z otrzymywania informacji handlowej za pomocą poczty elektronicznej proszę kliknąć opt out.

Służymy wsparciem.