Un socio comercial especializado en digitalización integral puede modernizar prácticamente cualquier activo físico que tu organización conserve.

Digitalizar la información operativa básica tiene un impacto inmediato en la eficiencia diaria.

• Documentos en papel estándar: La digitalización de la correspondencia, los expedientes de proyectos y los documentos de departamentos permite acceder a la información de manera instantánea en el día a día.
• Documentos escritos a mano: La función de captura inteligente extrae datos importantes a partir de notas, formularios de inscripción y solicitudes, lo que permite hacer uso de datos no estructurados que antes estaban «inutilizables».
• Correo físico: Una solución digital para la gestión del correo escanea y dirige el correo entrante hacia los flujos de trabajo digitales pertinentes, lo que elimina los cuellos de botella asociados al uso del papel, desde el primer día.
• Documentos de Recursos Humanos: expedientes de empleados, nóminas y documentos de prestaciones contienen información con un alto grado de confidencial que exige sumo cuidado. Digitalizar estos activos refuerza la seguridad de los datos y simplifica las auditorías de cumplimiento normativo, al tiempo que facilita a los equipos de RR. HH. el acceso de forma segura y remota a los expedientes que necesitan, independientemente del lugar en el que se encuentren.
• Documentos financieros y jurídicos: Facturas, documentos fiscales, contratos y testamentos constituyen la base de la rendición de cuentas de tu organización.Digitalizar estos documentos permite crear un archivo que se pueda consultar y sea auditable, con el fin de proteger los acuerdos más importantes y las actas de la junta directiva frente a la pérdida o el deterioro.

• Sanidad y ciencias biológicas: Los historiales médicos de los pacientes,, las notas de los médicos, los informes de laboratorio, las radiografías y las láminas histológicas son una parte fundamental de la atención al paciente. Digitalizar estos documentos facilita la interoperabilidad entre los equipos asistenciales y refuerza la seguridad de los datos de los pacientes, de acuerdo con la Ley HIPAA. Además de impulsar la eficiencia administrativa, la digitalización fomenta la investigación clínica al transformar los archivos estáticos en conjuntos de datos accesibles que pueden acelerar la innovación médica y mejorar los resultados para los pacientes.
• Gobierno y sector público: los documentos civilesentre los que se incluyen las partidas de nacimiento y de defunción, las escrituras de propiedad y las matriculaciones de vehículos, constituyen la base de una sociedad que funciona. Al digitalizar estos documentos antiguos, las instituciones garantizan la continuidad a lo largo del tiempo y ofrecen una experiencia renovada a los ciudadanos. Esta transformación permite a los ciudadanos acceder a documentos esenciales cuando lo necesitan, lo que reduce los tiempos de espera administrativos y garantiza que los documentos públicos se mantengan intactos a pesar del paso del tiempo.
• Energía:Especificaciones técnicas, planos de ingeniería, documentación de instalación y procedimientos en el emplazamiento son fundamentales para el desarrollo de las operaciones y la seguridad. El acceso digital permite a los equipos disponer de las versiones correctas.
• Finanzas e hipotecas: Solicitudes de préstamos, documentos fiscalestasaciones, nóminas y títulos de propiedad generan un volumen enorme de documentos en papel.

La digitalización acelera la tramitación de los préstamos y agiliza la respuesta a las auditorías. La información valiosa no se limita al papel; los soportes multimedia y las colecciones especiales suelen contener datos históricos y protegidos que pueden ponerse a disposición del público. Modernizar estos formatos permite acceder a conocimientos del pasado con los que alimentar modelos de IA personalizados y preservar la memoria institucional de tu organización.

• Soportes fílmicos: los microfilmes, las microfichas y las tarjetas de apertura, que en su día se utilizaron para el archivado a largo plazo, ssuelen deteriorarse con el paso del tiempo. Convertir estos formatos en archivos digitales estables que se puedan consultar evita la pérdida de documentos del pasado y facilita el acceso inmediato a los datos archivados.
• Soportes de cinta: los formatos magnéticos, como las cintas de datos y de copia de seguridad, se pueden digitalizar para acceder a información del pasado y consolidar archivos fragmentados en entornos modernos basados en la nube.
• Libros encuadernados y documentos de gran tamaño: libros encuadernados, planos arquitectónicos de gran tamaño, mapas y periódicos deben manipularse con cuidado durante el proceso de digitalización para evitar que se dañen. La creación de imágenes de alta resolución preserva la integridad de estos activos de datos a gran escala con fines de investigación y colaboración en el entorno digital.
• Formatos audiovisuales y otros soportes: casi todos los formatos audiovisuales, como las cintas de audio y vídeo (por ejemplo, VHS) o los discos CD y DVD, se pueden digitalizar para conservar el legado de las empresas, junto con los materiales de formación y los activos multimedia.
• Colecciones especiales: activos únicos, como manuscritos, cartas, fotografías, negativos e incluso objetos tridimensionales, como obras de arte, se pueden digitalizar mediante imágenes de alta resolución para facilitar su conservación y el acceso digital. Este proceso no solo permite la conservación a largo plazo, sino que también facilita el acceso digital a nivel mundial a colecciones únicas.