Según los directores de sistemas y los responsables de TI, la fragmentación de los datos es uno de los mayores obstáculos para la transformación. InSight DXP elimina los silos de información al ofrecer un panel de control unificado y seguro para gestionar los documentos digitales y físicos. Se integra con los sistemas ERP, CRM y CMS para facilitar la coherencia de los metadatos, el gobierno de datos y la accesibilidad en todo tipo de formatos.

Para los responsables de riesgo y cumplimiento, gracias a la integración con Policy Center, este enfoque unificado aplica políticas de retención coherentes a lo largo de todo el ciclo de vida de la información, lo que reduce la exposición a riesgos de incumplimiento y a violaciones de la seguridad. Los datos pueden identificarse como redundantes, obsoletos y triviales (ROT) para ofrecer recomendaciones sobre cuáles de ellos deben conservarse y cuáles eliminarse. La plataforma también permite suprimir los datos confidenciales.  El resultado es una visión integral de los datos empresariales, la eliminación de los silos de datos, la mejora del cumplimiento normativo y la creación de una base de referencia fiable con fines de análisis y para la IA.

InSight DXP también mejora la colaboración entre departamentos al permitir que todas las partes interesadas trabajen en el mismo entorno gestionado. Los responsables de TI consiguen una arquitectura simplificada, los equipos de cumplimiento obtienen una visibilidad coherente y la dirección puede consultar los datos en tiempo real. Esta coordinación acelera la transformación digital, reduce los costes operativos y hace posible que la organización adapte las iniciativas de IA y gobierno de datos sin añadir complejidad.

Los responsables de cumplimiento a menudo tienen dificultades para adaptarse al ritmo de los cambiantes requisitos normativos y legales en diferentes jurisdicciones. La plataforma InSight DXP, que se integra con Policy Center, automatiza las obligaciones en materia de retención y privacidad mediante la aplicación de clasificaciones y flujos de trabajo impulsados por IA a los documentos físicos y digitales.

Esto permite que tanto los responsables de riesgos como los equipos jurídicos puedan respaldar la capacidad de defensa jurídica mediante un registro de auditoría seguro, al mismo tiempo que se reduce la carga de trabajo de los equipos de operaciones y el número de errores humanos. Con unas 80 000 citas legales en más de 130 países, la plataforma permite a las organizaciones internacionales cumplir los requisitos normativos a gran escala, además de reducir los costes.

Más allá de la automatización, InSight DXP refuerza la resiliencia empresarial mediante la aplicación sistemática de políticas de privacidad y retención, incluso a medida que cambian las normas. Evita la dependencia de las tareas manuales de supervisión, protege contra posibles sanciones y acredita la conformidad de los datos en las auditorías. De ese modo, se adopta un enfoque del gobierno de datos que es proactivo en lugar de reactivo, y el cumplimiento normativo se convierte en una ventaja estratégica.

Para los responsables de las operaciones y los negocios, la transformación comienza por eliminar ineficiencias y cuellos de botella en los sistemas heredados. Iron Mountain te acompaña en cada etapa del proceso, desde la digitalización de los documentos físicos y la reducción de datos redundantes, obsoletos y triviales, hasta el procesamiento inteligente de documentos y los flujos de trabajo automatizados.

Para los responsables de IA y TI, InSight DXP contribuye a proporcionar datos limpios, estructurados y acordes con la normativa que se integran eficazmente con los sistemas empresariales modernos. Esto permite a las organizaciones acelerar la automatización, reducir los costes y preparar la información para el análisis avanzado de datos y las iniciativas de aprendizaje automático.

Al combinar una amplia experiencia en el sector y tecnología avanzada, Iron Mountain ofrece un plan de trabajo para la transformación sostenible. Las organizaciones obtienen mejoras de eficiencia inmediatas, a la vez que preparan sus datos para las tecnologías emergentes. Este doble enfoque contribuye a que los proyectos de transformación digital generen el retorno de la inversión (ROI) a corto plazo y una ventaja competitiva a largo plazo.

Un programa de gobierno eficaz busca el equilibrio entre las políticas, la responsabilidad y la tecnología. Para los directivos y los consejos de gobierno, esto significa establecer políticas claras y defendibles que se ajusten a los objetivos del negocio y a los marcos normativos.

Para los administradores de datos y los equipos de TI, InSight DXP proporciona la tecnología que facilita y automatiza las normas de retención, ofreciendo un acceso seguro basado en funciones y generando registros de auditoría. Este marco interconectado reduce el riesgo, mejora la productividad y contribuye a que la información no sea acorde con la normativa, sino que también esté depurada, estructurada y preparada para la IA.

Cuando la tecnología se adapta a las funciones y las políticas de gobierno, las organizaciones pueden generar valor a partir de la información. El enfoque de gobierno no se limita a evitar riesgos, sino que también impulsa la eficiencia, la transparencia y la confianza. Este nivel de madurez permite a las empresas apoyar la innovación de forma segura, sabiendo que la información está bien supervisada y preparada para la IA.

Sin un enfoque estructurado de la gestión del ciclo de vida, las organizaciones a menudo conservan los datos durante demasiado tiempo, lo que aumenta el riesgo y los costes; o bien, la eliminan antes de tiempo, lo que genera lagunas en materia de cumplimiento. Para los responsables de cumplimiento, InSight DXP permite aplicar las normas de retención de forma coherente, desde la creación a la eliminación, facilitando la detección electrónica y la retención con fines legales cuando se necesita.

Para los directores de sistemas y responsables digitales, la gestión del ciclo de vida también prepara los datos con fines de análisis y para la IA. La información se conserva, permanece accesible y se elimina de forma jurídicamente defendible cuando deja de tener valor empresarial, por lo que cumple los requisitos de privacidad globales y se reducen los datos ROT.

La gestión eficaz del ciclo de vida permite convertir un elemento pasivo en un activo estratégico. Al equilibrar el control de costes, el cumplimiento y la disponibilidad, las organizaciones obtienen la confianza necesaria para modernizar las operaciones y adoptar soluciones impulsadas por IA. De este modo no solo se reduce el riesgo, sino que también se crea una base segura para el crecimiento digital.

Los datos ROT saturan los sistemas, multiplican los costes de almacenamiento e introducen riesgos de cumplimiento. Para los responsables de operaciones y TI, InSight DXP emplea la clasificación y el etiquetado impulsados por IA para identificar duplicados, expedientes obsoletos y contenido de escaso valor.

Para los líderes de cumplimiento, las políticas de retención automatizadas facilitan que los datos ROT se limpien según reglas auditables y defendibles. El resultado es un entorno de información más valioso y eficaz en el que los costes se reducen, al tiempo que se retienen solo los datos estratégicos y preparados para la IA.

Reducir el volumen de datos ROT no solo permite ahorrar espacio, sino que también mejora la calidad y la fiabilidad de la información empresarial. Cuando los datos ROT están bajo control, los análisis son más fiables, los resultados de IA son más precisos y se necesitan menos recursos con fines de cumplimiento normativo. Las organizaciones se benefician de la optimización de las operaciones y la reducción de los costes de almacenamiento, al tiempo que ganan confianza en su entorno de información.

Para los responsables de la ciencia de datos y la IA, que los datos estén preparados para la IA significa que la información es precisa, se clasifica de forma coherente y está libre de datos ROT. InSight DXP facilita que los datos dispongan de los metadatos, el gobierno y las protecciones de cumplimiento necesarias para los análisis avanzados, la IA generativa y la IA agéntica.

Para los responsables de negocio, esto se traduce en información fiable, decisiones más rápidas y la capacidad de desplegar iniciativas de IA con confianza. Unos datos limpios y bien gestionados aceleran la transformación digital y facilitan el cumplimiento de normativas globales como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Preparar la información para la IA representa una inversión estratégica para el futuro. Permite que la organización aproveche la IA no solo en aras de la eficiencia, sino también de la diferenciación competitiva. Al contribuir a que la información sea fiable, conforme a la normativa y estructurada, las empresas reducen los riesgos y descubren nuevas oportunidades para el crecimiento.

La IA generativa y la IA agéntica están redefiniendo la gestión de la información. Para los responsables del negocio y los trabajadores del conocimiento, InSight DXP permite realizar consultas en lenguaje natural sobre datos no estructurados y generar automáticamente conocimiento, informes e incluso resúmenes con material visual.

Para los responsables de IA y TI, los agentes de IA especializados ayudan a automatizar la toma de decisiones al detectar contenido relevante en amplios conjunto de datos, lo que acelera el tiempo de obtención de valor mientras que se mantiene el cumplimiento y la seguridad.

Al integrar la IA directamente en los flujos de trabajo de la información, InSight DXP facilita la toma de decisiones fundamentada en datos gestionados, relevantes y oportunos. Así se reducen los cuellos de botella, se aumenta la agilidad y se favorece una cultura basada en datos. El resultado no se limita a unas decisiones más rápidas, sino también más inteligentes y en sintonía con los objetivos empresariales y los requisitos de cumplimiento.

Los directores de sistemas suelen señalar la complejidad de integración como barrera para la transformación. InSight DXP se conecta con las plataformas de ERP, CRM y CMS, lo que permite unificar datos de múltiples sistemas en un entorno único y gestionado.

Para los equipos de operaciones, esto significa un acceso más rápido a los datos empresariales críticos. Para los ejecutivos, facilita la coherencia en toda la empresa, permite tomar decisiones más inteligentes y reduce la duplicación de tares entre departamentos.

La integración fluida protege las inversiones en tecnología existentes al tiempo que se reduce la complejidad de la TI. Al vincularse con las herramientas que ya usan los equipos, InSight DXP acelera la adopción y ofrece valor con rapidez. De ese modo se reduce el coste total de propiedad y la organización está mejor posicionada para un gobierno escalable y preparado para el futuro.