Dokumentskanning og digital arkivering

Skann bedriftsdokumenter og samle dem i et digitalt dokumenthåndteringssystem

Hver bedrift håndterer ulike type dokumenter hver dag. Det kan være fakturaer, kvitteringer, kontrakter og journaler, en del av disse dokumentene skal i henhold til lovverket oppbevares i et visst antall år. Dette kan føre til mye papirarbeid, og dere trenger fysisk plass til å arkivere disse. Av og til har man behov for å finne et bestemt dokument enkelt eller en bestemt type informasjon. Dette kan være et problem hvis bedriftens dokumenter er spredt i ulike systemer som Dropbox, filserver, Google Drive og fysisk arkivering på kontoret. Løsningen? Digitalisering eller mediekonvertering.

Med tjenesten dokumentskanning og digital arkivering fra Iron Mountain kan dere samle all dokumentasjon og data på ett og samme sted. Informasjonen blir tilgjengelig akkurat når dere trenger den, og dere trenger ikke tenke på hvor lenge noe må oppbevares. I tillegg slipper dere kostnaden for fysisk oppbevaring og papirarbeid, der det er risiko for menneskelige feil og at dokumenter forsvinner.

Med skanning og digital arkivering får man de riktige forutsetningene for å effektivisere arbeidsprosesser

Virksomheter som håndterer mye dokumentasjon og data er ofte lovpålagt å arkivere informasjonen i et visst antall år. Dette fører til tids- og kostnadskrevende papirarbeid og store papirhauger som tar opp plass. Med digital arkivering flyttes bedriftens arkiverte papirer til et digitalt format gjennom digitalisering/mediekonvertering. Vi skanner inn fakturaer, kontrakter og andre viktige dokumenter, digitaliserer dem og gjør dem tilgjengelig i deres egne eller våre systemer for dokumenthåndtering.

Når all informasjon blir samlet digitalt skapes optimale forutsetninger for raske og sikre arbeidsprosesser. Alle i bedriften får tilgang til virksomhetens dokumenter på nettet, og det er enkelt å dele informasjon med de som måtte trenge det.

E-arkivering på deres vilkår

Vi skreddersyr løsningene våre etter deres behov, og utfører alle typer mediekonvertering, som skanning av fakturaer, HR-dokumenter, tegninger og mer. Dere velger selv om vi skal skanne dokumenter daglig, flere ganger i uken, én gang i måneden, eller gjøre en engangsskanning av hele det fysiske arkivet deres. Alt blir tilgjengelig for dere digitalt, og kan deles innad i bedriften. Vi tar alltid hensyn til gjeldende lover og regler, som GDPR, bokføringsloven og arkivloven.

Skanning og digital arkivering i henhold til GDPR

Som bedrift er det viktig å holde styr på GDPR, og at dere behandler personopplysninger på en trygg og sikker måte, spesielt når det kommer til arkivering. Alle dokumenter som inneholder personopplysninger må oppbevares på en sikker måte, slik at man ikke risikerer at informasjonen lekker. Hvis dette ikke gjøres på riktig måte, risikerer dere store bøter på opptil 4 % av den globale omsetningen eller 20 millioner euro, avhengig av hva som er størst.

Iron Mountain sikrer at all skanning og digital arkivering alltid skjer i henhold til GDPR, og du kan føle deg helt trygg på at alle sensitive opplysninger er beskyttet. Vi har jobbet med håndtering og sikring av bedriftsinformasjon i mer enn 70 år, og behandler alltid kunders eiendeler som om de var våre egne.

Har dere sensitiv informasjon som skal skannes?

Mange myndigheter og selskaper som advokatbyråer, farmasøytiske selskaper og banker håndterer dokumenter med konfidensielt innhold hver eneste dag. Iron Mountain kan tilpasse tjenestene for dokumentkonvertering, inkludert dokumentskanning og digital arkivering, etter bedriftens behov. Våre ansatte har opplæringen og sikkerhetsklassifiseringen som kreves for å skanne dokumenter med sensitive opplysninger på en sikker måte. Ut fra kundens ønsker kan vi sette opp en autorisasjonskontroll for å sikre at riktig person og avdeling får tilgang til dokumentene.