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Tradicional
Processos físicos manuais
A sala de correio tradicional é o ponto de entrada para grandes volumes de correio físico de entrada que requer operações de back-office para classificar e distribuir. Isto pode resultar em:
Controle Digital De Correspondência - Digital Mail
É hora de transformar o seu correio com a nossa solução
Contate-nosInSight DXP
Características e benefícios
A solução de CONTROLE DIGITAL DE CORRESPONDÊNCIA da Iron Mountain permite que você:
- 60–70%
Da mão de obra é gasta na triagem de correspondências
(Source: Mailing Systems Technology magazine) - 75%
Das organizações relatam problemas com a obtenção das informações certas para a pessoa certa
(Source: AIIM report, Implementing a Digital Workforce)
Otimize e conecte dados entre áreas do negócio
Líderes como você têm tentado remover, ou pelo menos reduzir, a informação em papel dos processos empresariais. Mas é impossível quando o correio em papel continua a chegar e ainda é parte essencial dos seus processos operacionais. O acesso ao correio baseado em papel é um desafio ainda maior quando se tem uma força de trabalho distribuída nacional ou globalmente, que precisa de acesso prontamente ao seu correio, independentemente da sua localização.
As operações de correspondência dependem de sistemas e processos manuais que exigem trabalho intenso e são propensos a erros humanos. Como as organizações consideram a redução de tamanho e/ou a otimização do espaço imobiliário, precisam de otimizar as operações e conectar dados através das áreas do negócio.
A Iron Mountain pode ajudar.
Perguntas frequentes
Como a Iron Mountain garante que o correio seja encaminhado para os destinatários corretos?
Cada usuário é designado a um grupo de usuários, e os grupos de usuários combinam com regras de segurança de metadados para garantir que o correio seja encaminhado corretamente para as pessoas corretas. A equipe de implementação da Iron Mountain garante que as funções e a segurança adequadas estejam em vigor para que sua organização mantenha a segurança e a privacidade dos dados.
Quem pode acessar meu correio?
A equipe de implementação da Iron Mountain se reúne com sua organização para saber como sua organização deseja lidar com o correio: por departamento, andar, individual, etc.
Em seguida, a Iron Mountain estabelece seus usuários, grupos de usuários e regras de segurança de metadados para garantir que as pessoas adequadas tenham acesso ao correio. Muitas organizações também têm um administrador que pode atualizar esta hierarquia se, por exemplo, você estiver fora do escritório e precisar que seu correio seja redirecionado temporariamente.
O que acontece com nosso correio depois que ele é digitalizado?
Como funciona - Conoce cada paso
A solução de CONTROLE DIGITAL DE CORRESPONDÊNCIA da Iron Mountain é fácil de configurar e de utilizar:
Modernização da sala de correspondência: evoluir com as necessidades de sua organização do correio digital
Para as empresas, a correspondência em papel sempre foi predominante e confiável. Como um relógio, o correio entra e o correio sai. Mas toda essa documentação recebida precisa de distribuição, reconhecimento e ação oportuna e eficiente. Clique nas caixas abaixo para saber mais sobre os três tipos de salas de correspondência e como você pode modernizar a sua.
Tradicional
- Atraso na produtividade dos funcionários para classificar e entregar o correio para a pessoa certa em todos os departamentos
- Má experiência do cliente
- Conformidade potencial e ramificações regulatórias
- Perda de informações sensíveis
- Maiores desafios para apoiar uma força de trabalho remota
Digital
Correio digitalizado e roteado
As salas de correio digital funcionam através do processamento inteligente de documentos (IDP), o que inclui:
Digital
- Digitalização de correio físico para acesso web e móvel
- Extração de metadados para uma busca eficiente
- Validação e revisão
- Classificação com AI/ML
- Regras de acesso e roteamento do usuário
- Rastreamento de auditoria para melhor cumprimento
Inteligente
Processamento automatizado de correio, extração de metadados e fluxos de trabalho
Salas de correio inteligentes oferecem todos os benefícios de uma sala de correio digital através de uma plataforma de serviços de conteúdo (CSP), que inclui:
Inteligente
- Gerenciamento de conteúdo
- Governança da informação
- Extração e enriquecimento inteligente de metadados
- Busca e recuperação de funcionalidade
- Colaboração
- Automação do fluxo de trabalho
- Multi-repositório federado
- Recursos de reconhecimento ótico de caracteres (OCR)
Outros serviços que oferecemos
Document scanning and digital storage
Gerencie documentos com os serviços de digitalização de documentos e armazenamento digital da Iron Mountain. Digitalizamos, indexamos e garantimos o controle de qualidade para atender às suas necessidades de gestão documental.
InSight Intelligent Document Processing
Liberte os dados de seus documentos
Destruição segura de documentos
Combine nossos serviços de trituração segura com a digitalização de documentos e veja sua eficiência aumentar
Perguntas frequentes
Como a Iron Mountain garante que o correio seja encaminhado para os destinatários corretos?
Cada usuário é designado a um grupo de usuários, e os grupos de usuários combinam com regras de segurança de metadados para garantir que o correio seja encaminhado corretamente para as pessoas corretas. A equipe de implementação da Iron Mountain garante que as funções e a segurança adequadas estejam em vigor para que sua organização mantenha a segurança e a privacidade dos dados.
Quem pode acessar meu correio?
A equipe de implementação da Iron Mountain se reúne com sua organização para saber como sua organização deseja lidar com o correio: por departamento, andar, individual, etc.
Em seguida, a Iron Mountain estabelece seus usuários, grupos de usuários e regras de segurança de metadados para garantir que as pessoas adequadas tenham acesso ao correio. Muitas organizações também têm um administrador que pode atualizar esta hierarquia se, por exemplo, você estiver fora do escritório e precisar que seu correio seja redirecionado temporariamente.