InSight DXP

Digitaler Posteingang

Transformieren Sie Ihre Post. Bringen Sie Ihr Business voran.

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Postabläufe optimieren und Daten digital über Abteilungsgrenzen hinweg vernetzen.

Eingehende Post, egal ob physisch oder digital, enthält wichtige organisatorische Informationen, von Rechnungen bis hin zu rechtlichen Dokumenten. Für dezentral arbeitende Teams wird die manuelle Verwaltung dieser Post jedoch zu einer Herausforderung. Das ist teuer, fehleranfällig und ein Sicherheitsrisiko, und verzögert nicht nur wichtige Prozesse bei entscheidenden Dokumenten, was Finanzgeschäfte und Kundenbeziehungen gefährden kann, sondern hindert Sie auch daran, aus den Daten wertvolle Erkenntnisse für essenzielle Arbeitsabläufe wie Hypothekengenehmigungen und Schadensfälle zu gewinnen. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto gravierender werden diese Probleme, was eine effektive Skalierung Ihrer Betriebsabläufe erschwert.

Verabschieden Sie sich von ineffizienten Postabläufen – mit der Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang. Unsere Lösung wandelt Ihre eingehende Post in verwertbare digitale Daten um, die automatisch an die vorgesehenen Empfänger:innen oder an den zugewiesenen Workflow weitergeleitet werden. Wir scannen Dokumente nicht einfach und geben sie an Sie weiter – wir begleiten Sie von Anfang bis Ende. Denn anders als andere Lösungen, die hier aufhören, ist unser Ansatz umfassend: Wir nehmen Ihre Post nicht nur entgegen oder vernichten sie, wir integrieren sie zusätzlich in Ihre Geschäftsergebnisse – stets innerhalb einer überprüfbaren Nachweiskette.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert die Lösung für den digitalen Posteingang?

Die Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang ist ebenso einfach einzurichten, wie zu benutzen. Mit unserer Komplettlösung kümmern wir uns um alles: von der physischen Postabholung oder der digitalen Erfassung bis hin zur Vernichtung – und das alles mit einer überprüfbaren Nachweiskette.

Physische Post weiterleiten und digitalisieren – Nachdem Ihre physische Post an ein sicheres Scanningcenter von Iron Mountain umgeleitet wurde, wird sie dort von unseren geprüften, umfassend geschulten Mitarbeitenden digitalisiert.
Erfassung und Speicherung – Die digitalisierte Post wird in unsere sichere Cloud-Plattform, die Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP), aufgenommen bzw. hochgeladen.
Klassifizierung und Weiterleitung – der digitale Posteingang wird nach Dokumenttyp kategorisiert, Schlüsselwörter werden extrahiert und die Post wird automatisch entsprechend Ihrer Geschäftsvorgaben an die richtigen Empfänger:innen oder Workflows weitergeleitet. Um die Genauigkeit weiter zu verbessern, können Sie zusätzliche benutzerdefinierte Schlüsselwörter anfordern.
Ausnahme Verarbeitung – Post, die nicht automatisch weitergeleitet werden kann, wird zur manuellen Prüfung an Ihren dedizierten Projektmanager weitergeleitet, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung sicherzustellen.
Sichere, rollenbasierte Berechtigungen – Digitale Post wird beim Speichern und bei der Übertragung über ein sicheres Netzwerk hinweg verschlüsselt. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen autorisierten User:innen, Post einzusehen und freizugeben. User:innen können digitalisierte Post über unsere sichere Cloud-Plattform durchsuchen und darauf zugreifen.
Lebenszyklus-Management – Wir bieten flexible Optionen für die Verwaltung Ihrer physischen und digitalen Dokumente: Wir speichern die digitalisierte Post, vernichten sie sicher oder senden die Originale an Sie zurück.

Kontaktieren Sie unser Expertenteam

Dabei hilft Ihnen die Lösung für den digitalen Posteingang:

Abläufe optimieren

KI-gestützte Automatisierung extrahiert wichtige Daten, leitet Post automatisch weiter und integriert Postdaten nahtlos in Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und Systeme.

Sicherer Zugriff

Durch rollenbasierten Zugriff können User:innen effektiver zusammenarbeiten – egal wo.

Betriebserkenntnisse erhalten

Dashboards zeigen eine visuelle Darstellung von Leistungskennzahlen und Trends.

Kosten senken

Minimieren Sie Investitionsausgaben und die Gesamtbetriebskosten mit unseren skalierbaren Lösung.

Finanztransaktionen beschleunigen

Automatisieren Sie kritische Arbeitsabläufe wie die Verarbeitung von Rechnungen und Schadensfällen, die Validierung von Hypotheken nach Abschluss und die Unterstützung bei der Kreditvergabe, um die Einzahlung von Schecks und die Buchung auf Hauptbuchkonten zu beschleunigen.

Konsolidierung von Anbietern

Iron Mountain verwaltet den gesamten Lebenszyklus Ihrer Post – von der Erfassung über die Integration bis zur endgültigen Entsorgung.

Branchenbeispiele:

Die Lösung für den digitalen Posteingang spielt eine wichtige Rolle in zahlreichen Branchen, darunter:

Digitalisierung der Poststelle im Pfandbriefgeschäft

Kundenprojekte

Die digitale Poststelle für einen optimalen Ablauf im Pfandbriefgeschäft

So vereinfacht ein Hypothekenkreditgeber seine Prozesse mithilfe der Digitalisierung seiner Poststelle.

28. Juli 2022

Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen

Häufig gestellte Fragen

Wir beantworten Ihre häufig gestellten Fragen zur Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang.

Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die Post an die richtigen Empfänger:innen weitergeleitet wird?

Allen User:innen kann eine individuelle Mailbox zugewiesen werden und/oder sie können Teil einer Benutzergruppe sein, die auf bestimmte Aufgaben und Dokumenttypen zugeschnitten ist. Post wird anhand von Datensicherheitsregeln identifiziert und weitergeleitet, die dafür sorgen, dass sie an die richtige Person oder das richtige Team gelangen. Unser Team arbeitet eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, um die geeigneten Rollen, Weiterleitungslogiken und Sicherheitsmaßnahmen festzulegen, die für den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre erforderlich sind.

Wer kann auf meine Post zugreifen?

Unser Team ermittelt gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Postsendungen handhaben möchten: nach Einzelperson, nach Abteilung oder nach einem bestimmten Workflow.

Während der Implementierung konfiguriert Iron Mountain Ihre User:innen, Benutzergruppen und Datensicherheitsregeln, um den richtigen Personen den Zugang zur Post zu ermöglichen. Die Abwesenheitsweiterleitung leitet Post oder Aufgaben automatisch an einen Kollegen um.

Was passiert mit Post, auf die die Standardregeln zur Weiterleitung nicht zutreffen?

Wenn eingehende Post nicht automatisch zugewiesen werden kann, wird diese an Ihren dedizierten Projektmanager weitergeleitet, der sie überprüft und mit intuitiven Tools entsprechend zuweist. Dieser optimierte Arbeitsablauf reduziert Störungen, beschleunigt Lösungen und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

Was geschieht mit unserer Post, nachdem sie digitalisiert wurde?

Es stehen Ihnen verschiedene Entsorgungsoptionen zur Verfügung, die mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen, darunter:

Die physische Post wird an Sie zurückgesendet
Ihre Post wird in einem Archivcenter von Iron Mountain aufbewahrt
Ihre physische Post wird sicher vernichtet

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