Abläufe optimieren
KI-gestützte Automatisierung extrahiert wichtige Daten, leitet Post automatisch weiter und integriert Postdaten nahtlos in Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und Systeme.
InSight DXP
Posteingang digitalisieren
Transformieren Sie Ihre Post. Bringen Sie Ihr Business voran.
InSight DXP-Übersicht
Post digitalisieren lassen und Daten über Abteilungsgrenzen hinweg vernetzen
Verabschieden Sie sich von ineffizienten Postabläufen – mit der Lösung von Iron Mountain für den digitalen Posteingang. Wir wandeln Ihre eingehende Post in verwertbare digitale Daten um, die automatisch an die vorgesehenen Empfänger:innen oder an den zugewiesenen Workflow weitergeleitet werden.
Dokumente scannen wir nicht einfach und geben sie an Sie weiter – wir begleiten Sie von Anfang bis Ende. Denn anders als andere Lösungen, die hier aufhören, ist unser Ansatz umfassend: Wir nehmen Ihre Post nicht nur entgegen oder vernichten sie, wir integrieren sie zusätzlich in Ihre Geschäftsergebnisse – stets innerhalb einer überprüfbaren Nachweiskette.
Für Ihr Unternehmen bedeutet der digitale Posteingang einen deutlichen Effizienzgewinn und bessere Workflows. Profitieren Sie von der intelligenten Metadaten-Extrahierung, Prüfung, Validierung, Zugriffsregeln, Weiterleitung und mehr. Mit KI-gestützter Postautomatisierung beschleunigen Sie Ihre Betriebsabläufe.
Wie funktioniert der digitale Posteingang von Iron Mountain?
Die Komplettlösung für den digitalen Posteingang von Iron Mountain ist einfach einzurichten und zu benutzen. Wir kümmern uns um alles: von der physischen Postabholung oder der digitalen Erfassung bis hin zur Vernichtung – und das alles mit einer überprüfbaren Nachweiskette.
- Physische Post weiterleiten und digitalisieren: Nachdem Ihre physische Post an ein sicheres Scanningcenter von Iron Mountain umgeleitet wurde, digitalisieren sie unsere geprüften, umfassend geschulten Mitarbeitenden dort.
- Erfassung und Speicherung: Die digitalisierte Post wird in unsere sichere Cloud-Plattform, die Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP), aufgenommen bzw. hochgeladen.
- Klassifizierung und Weiterleitung: Der digitale Posteingang wird nach Dokumententyp kategorisiert. Dabei extrahieren wir Schlüsselwörter und leiten die Post automatisch entsprechend Ihrer Geschäftsvorgaben an die richtigen Empfänger:innen oder Workflows weiter. Um die Genauigkeit weiter zu verbessern, können Sie zusätzliche benutzerdefinierte Schlüsselwörter anfordern.
- Ausnahme bei der Verarbeitung: Post, die nicht automatisch weitergeleitet werden kann, wird zur manuellen Prüfung an Ihren dedizierten Projektmanager weitergeleitet, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung sicherzustellen.
- Sichere, rollenbasierte Berechtigungen: Ihre digitale Post verschlüsseln wir beim Speichern und bei der Übertragung über ein sicheres Netzwerk hinweg. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen autorisierten User:innen, Post einzusehen und freizugeben. Sie können die digitalisierte Post über unsere sichere Cloud-Plattform durchsuchen und darauf zugreifen.
- Lebenszyklus-Management: Iron Mountain bietet Ihnen flexible Optionen für die Verwaltung Ihrer physischen und digitalen Dokumente: Wir speichern die digitalisierte Post, vernichten sie sicher oder senden die Originale an Sie zurück.
Dabei hilft Ihnen die digitale Postverarbeitung
Sicherer Zugriff
Durch rollenbasierten Zugriff können User:innen effektiver zusammenarbeiten – egal wo.
Betriebserkenntnisse erhalten
Dashboards zeigen eine visuelle Darstellung von Leistungskennzahlen und Trends.
Kosten senken
Minimieren Sie Investitionsausgaben und die Gesamtbetriebskosten mit unserer skalierbaren Lösung.
Finanztransaktionen beschleunigen
Automatisieren Sie kritische Arbeitsabläufe wie die Verarbeitung von Rechnungen und Schadensfällen, die Validierung von Hypotheken nach Abschluss und die Unterstützung bei der Kreditvergabe, um die Einzahlung von Schecks und die Buchung auf Hauptbuchkonten zu beschleunigen.
Konsolidierung von Anbietern
Iron Mountain verwaltet den gesamten Lebenszyklus Ihrer Post – von der Erfassung über die Integration bis zur endgültigen Entsorgung.
Branchenbeispiele:
Unternehmen profitieren bereits von der Digitalisierung ihres Posteingangs
Die Lösung für den digitalen Posteingang von Iron Mountain spielt eine wichtige Rolle in zahlreichen Branchen, darunter:
Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen
Post digitalisieren lassen von Iron Mountain
Sind Sie bereit, Ihren Posteingang zu digitalisieren und nachhaltig zu beschleunigen? Mit den Digital Mail Services von Iron Mountain automatisieren Sie die Erfassung, Verteilung und Freigabe Ihrer Eingangspost – sicher, compliance-konform und nahtlos integriert in Ihre bestehenden Workflows.
So entlasten Sie Teams, reduzieren Durchlaufzeiten und schaffen Transparenz – im Büro wie im Homeoffice. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und fordern Sie eine Demo an. Unsere Expert:innen zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen schon in kurzer Zeit von intelligenter Dokumentenverarbeitung profitiert.
Häufig gestellte Fragen
Wir beantworten Ihre häufig gestellten Fragen zur Lösung von Iron Mountain für den digitalen Posteingang.
Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die Post an die richtigen Empfänger:innen weitergeleitet wird?
Allen User:innen kann eine individuelle Mailbox zugewiesen werden und/oder sie können Teil einer Benutzergruppe sein, die auf bestimmte Aufgaben und Dokumenttypen zugeschnitten ist. Die Post wird anhand von Datensicherheitsregeln identifiziert und weitergeleitet, die dafür sorgen, dass sie an die richtige Person oder das richtige Team gelangen. Unsere Expert:innen arbeiten eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, um die geeigneten Rollen, Weiterleitungslogiken und Sicherheitsmaßnahmen festzulegen, die für den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre erforderlich sind.
Wer kann auf meine Post zugreifen?
Unser Team ermittelt gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Postsendungen handhaben möchten: nach Einzelperson, nach Abteilung oder nach einem bestimmten Workflow.
Während der Implementierung konfiguriert Iron Mountain Ihre User:innen, Benutzergruppen und Datensicherheitsregeln, um den richtigen Personen den Zugang zur Post zu ermöglichen. Die Abwesenheitsweiterleitung leitet Post oder Aufgaben automatisch an einen Kollegen um.
Was passiert mit Post, auf die die Standardregeln zur Weiterleitung nicht zutreffen?
Wenn eingehende Post nicht automatisch zugewiesen werden kann, wird diese an Ihren dedizierten Projektmanager weitergeleitet, der sie überprüft und mit intuitiven Tools entsprechend zuweist. Dieser optimierte Arbeitsablauf reduziert Störungen, beschleunigt Lösungen und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.
Was geschieht mit unserer Post, nachdem sie digitalisiert wurde?
Wir helfen Ihnen gern.
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